某某物流集团会议管理办法

某某物流集团会议管理制度（草案）第一条：为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，从而提升公司运营水平，特制订本制度。

第二条：适用范围：本制度适用于公司各级例会的组织和管理。

第三条：

集团公司会议分类及要求如下：

一、集团总经理办公会（一）会议目的：为公司最高级别日常管理例会，旨在对公司经营活动中的重要议题进行讨论，揭示经营中出现的问题并责成解决，通报各专门委员会或高层领导成员在过去一月中作出的重要决策。

（二）参加人员：总经理、副总经理、各部门负责人、高级督察（董事长和副董事长列席参加）（三）会议时间：每月的上旬上旬召开，会议时长控制在 2 小时内。

（四）会议主持人：总经理主持或者总经理指定他人主持。

（五）会议议程：每月的月度总经理办公会基本上是固定的形式（1）总经理宣布本次办公会的议程及主题（2）征询并确定与会人员需临时增加的重要议题（3）检查上次办公会决议事项的执行情况（4）相关人员通报过去一月及未来一月的重大决策

（5）总经理主持对本次会议主题进行讨论（6）总经理对讨论结果进行总结，作出相应决策或责成跟踪（7）建议下次办公会主题及议题（六）会议规则：

（1）总经理决定每次会议议题及主题（2）领导层其他成员在规定时间内可建议增加议题，由总经理酌定（3）一旦建议增加议题，建议者必须准备相应讨论材料（七）需要提前准备的资料（1）总经理提出本次会议主要议题，提前一周要求与会人员提出需增加的议题（2）相关部门就总经理选定的主题或相关人员就自己建议的议题准备的讨论材料，需要提前三天准备材料（八）会后后续活动：

（1）综合管理部整理会议纪要，以及会议主要结论/决定、待办事项及责任人（2）综合管理部跟踪待办事项及责任人的执行/完成情况 二、集团资金管理例会（一）会议目的：制订/调整公司在融资、资金分配与使用等方面的政策，审批年度资金预算计划（年度会议），讨论审批预算外紧急融资与信用线增加申请（季度或紧急会议）（二）会议参加人员：董事长、副董事长、总经理、副总经理、财务负责人、相关部门负责人（三）会议时间：

（1）季度会议：三、六、九月上旬，2 小时（2）年度会议：十二月上旬，3 小时（四）会议议程：

（1）财务部负责人陈述预算执行情况分析（2）征询需讨论的临时重大资金问题（3）讨论来自年度财务预算的资金预算，达成共识（年度会议）（4）讨论上季度资金使用情况，修正本/下季度资金预算和分配（季度会议）（5）讨论、审批单项重大融资方案（6）讨论、审批预算外紧急融资和信用线增加申请（紧急会议）（五）需提前准备的材料：

（1）财务部准备集团各部门、子分公司资金使用汇总表及其他各种报表（2）财务部准备集团各部门、子分公司资金需求量定额预算表和调整表（3）财务部准备重大框架协议草案（4）集团各部门、子分公司准备资金追加需求和理由（六）会后后续活动：

财务部根据会议结果调整资金分配 三、集团季度战略分析与质询会

（一）会议目的：

对子公司季度经营计划及预算执行情况进行回顾，对发生的问题讨论提出解决对策，必要时修订经营计划和预算，以适应市场的变化（二）会议参加人员：董事长、副董事长、总经理、副总经理、各部门负责人、子分公司负责人、子公司财务负责人（三）会议时间：每季度的次月中旬，会期 2 天（四）会议议程：

（1）检查上月会议决议事项的执行情况（2）财务部负责人陈述季度财务分析报告的主要观点（3）集团各部门负责人、子分公司负责人陈述经营计划及预算执行情况及主要差距，并分析原因，提出解决对策（4）与会人员对各部门提出的问题和解决对策进行讨论，达成一致意见（5）总经理总结会议达成的需解决的问题，明确改进目标、时间及责任人（五）会议规则：

（1）本会是为了找出计划和预算执行能力的差距，或计划和预算制定的问题（2）各发言人须充分准备总结、对差距的认识及解决方法（3）质询及对质询的应答要求以事实及数据为基础（4）与会人员对集团各部门负责人、子分公司负责人计划及预

算有质询权，总经理对修正要求有终决权（六）会后后续活动：

（1）综合管理部跟踪会议达成问题的解决情况（2）子分公司财务部负责人对需要修改的预算报备集团财务部 四、年度业绩总结会（一）会议目的：

对本年度（半年）公司及各业务单元的经营目标完成情况进行回顾，及时发现并解决经营活动中的潜在问题，确保经营计划的实现，或必要时修订经营计划，以适应外部市场的变化（二）参会人员：董事长、副董事长、总经理、副总经理、各部门负责人、子分公司负责人、子公司财务负责人、子分公司副总经理或助理（三）时间：

（1）半年度业绩总结：七月中旬，2 天（2）年度业绩总结：一月中旬，3 天（四）会议议程：

（1）财务部负责人陈述半年/年度财务分析报告的主要观点（2）集团各部门、子分公司负责人陈述半年/年度营运目标完成情况及主要差距，并分析原因，提出解决对策（3）集团各部门、子分公司负责人陈述半年/年度工作计划完成情况及主要差距，并分析原因，提出解决对策（4）与会人员对集团各部门及各业务单元提出的问题和解决对

策进行讨论，达成一致意见（5）总经理总结会议达成的需解决的问题，明确改进目标、时间及责任人（五）会议规则：

（1）业绩总结会不是为了揭示问题，解释说明理由，而是旨在共同解决问题（2）各发言人须充分准备总结、对差距的认识及解决方法（六）需提交准备的材料：

（1）财务部负责人准备半年/年度财务分析报告（2）集团各部门、子分公司负责人准备半年/年度述职报告（七）会后后续活动：

（1）总经理明确改进目标、时间及负责人（2）综合管理部跟踪以上事项的完成情况，并及时通报相关人员 五、专题项目研讨会（一）会议目的：

为了解决集团公司或子分公司的重大决策项目，需要项目的相关人员充分沟通，寻求解决的办法，形成解决问题的方案，上报总经理，形成快速科学的决策机制。

（二）参会人员：项目相关人员、总经理（必要时参加也可列席参加）（三）会议时间：时间根据工作的需要进行安排，谁提倡谁主持。

（四）会议规则：

（1）所有的已立项的项目都须具备严格的可行性报告（2）提交立项的项目须具备初步研究报告（3）项目的评价严格以与公司战略的相关程度及价值创造为依据会议讨论，总经理终决（五）会后后续活动：

（1）总经理总结讨论结果，对通过的项目责成责任人推进实施（2）对新通过立项的项目，责成相关人员或小组进行可行性研究，并确定进度及陈述时间 第四条：集团各部门及子分公司层面的会议 会议名称 会议目的 参会人员 会议时间 集团部周例会门 检查周工作进度及需要协调事项 总经理、副总经理、集团各部门负责人 每 周 五 下午三点，时长 2 小时 子分公司周例会 检查周工作进度及需要协调事项 子分公司负责人、各部门负责人 集团部门月度会议 检查本部门月度工作及下月工作计划 部门负责人呢、本部分（门）员工 每月月底，时长2小时 子分公司月度例会 检查子分公司月度工作及下月工作计划 子分公司负责人、各部门负责人 每月月底，时长2小时

专题沟通会 解决子分公司之前的需要协调的工作 集团相关部门负责人、相关子分公司人员 根 据 约 定时间 第五条：会议安排 一、为避免公司会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

二、为避免公司会议过多或重复，公司各类会议能够合並的尽可能合並召开。

三、凡涉及公司多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经董事长或总经理批准后，分别报综合管理部汇总，并由综合管理部统一安排，方可召开（子分公司其他例会由子分公司决定）。

四、综合管理部将年、季、月公司例会和各种类型会议，统一平衡编制成《会议计划》并订印发放到公司各部领导和相关人员。

五、凡综合管理部已列入《会计计划》的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集会议部门或召集人应提前报请综合管理部调整会议计划；未经综合管理部同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

第六条：会议主持人 一、各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

二、主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。

三、主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。

四、会议主持人要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

五、会议主持人应当引导在预定时间内做出结论，应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

六、会议主持人对会议一时不能讨论解决的事宜且另作处理，或由专人跟办，或会后专项研究，会议上不应费时讨论，不可纠缠不休。

七、会议主持人在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

第七条：会议的自由讨论 一、自由发言则比较随意，应该要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。

二、如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

三、发言时不可长篇大论，滔滔不绝，一般发言时间控制在五分钟以内。

第八条：会议管理 一、主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。

二、在公司召开的会议，由会议主持人提前通知综合管理部需要提供的服务。

三、会议主持者须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议记录须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容（发言记录）、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内，以电子邮件形式发送到各与会人员，文件（含电子文档）备案。

三、会议实行签到制度，由会议组织者准备签到表。、第九条：会议纪律管理 一、与会人员必须准时参加，不得迟到、缺席，遇特殊情况应在会议开始前半小时向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。

二、会议迟到，员工罚款 20 元/次，部门经理及以上管理人员50 元/次，缺席未请假者员工 50 元/次，部门经理及以上管理人员 100 元/次。

三、议发言人在发言时应言简意赅，表达明白，避免发表与会议内容无关的言论。

四、会议期间应保持安静，不得随意走动，并关闭手机。有特殊情况不能关机的，应设置为振动或静音，接听电话时不得影响他人。在会议过程中，手机发出铃声者，每次罚款 20 元。

五、会议室严禁吸烟，违反本条规定者罚款 50 元/次。

第十条：会后跟踪管理 一、对会议形成的决议要有专门的督办人员，督办人员必须准确详实地了解所跟进事项进展情况，并如实填写《会议决议跟进表》。

二、跟进督办事项的进展状态以红灯、黄灯和绿灯标明。红灯：代表该项工作尚未开展或正在进行中；黄灯：代表该项工作已完成但超过规定时限或未达到预期目标；绿灯：代表该项工作如期完成且达到预期目标。

三、督办人员应根据所跟进事项实际情况实时或定期向总经理上报《会议决议跟进记录表》。

人力行政中心 2014 年 10 月 9 日

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