沟通管理规定
x xxx 有限公司 建设项目标准化管理手册 – 沟通管理 沟通管理规定 发布版本：0 0 文件编码：
xxx--GD01--2018
沟通管理规定 页数：
1 1 of 7 7 目 录 第一章 总则.......................................................................2 2 第二章 术语和定义...................................................................3 3 第三章 职责.......................................................................4 4 3.1 项目公司((项目经理部))、C PMC 职责..............................................4 4 3.2 项目监理机构职责.............................................................4 4 3.3 承包商职责...................................................................4 4 第四章 管理要求...................................................................5 5 4.1 识别沟通要素...................................................................5 5 4.2 确定沟通方式...................................................................5 5 4.3 确定沟通进度和责任分工.......................................................6 6 4.4 编制和审批《沟通执行计划》...................................................6 6 4.5 《沟通执行计划》执行情况.....................................................7 7
沟通管理规定 页数：
2 2 of 7 7 章 第一章 总则 1.1 为了规范项目公司（项目经理部）、监理、承包商等之间的沟通行为，以及上述各方与其他项目干系人的沟通行为，保持各方之间的沟通渠道畅通，保证信息交流及时、准确，促进项目管理体系有效运行特制定本规定。
1.2 本项目会议管理、对外协调沟通、文控管理应分别指向《会议管理制度》（xxx-ZD01-2018）、《对外协调沟通制度》（xxx-ZD02-2018）、《对外协调工作指南》（xxx-ZN01-2018）及《项目文控管理细则》（xxx-XZ01-2019）。
1.3 本规定适用于 xxx 公司工程建设项目的沟通管理。
沟通管理规定 页数：
3 3 of 7 7 章 第二章 术语和定义 沟通：本程序中所称的沟通，指项目公司（项目经理部）、监理、承包商以及上述各方与其他项目干系人之间，以书面、会议、非正式面对面交谈、电话交谈等方式进行的沟通行为。
书面沟通：指书面形式的信息交流行为。
会议沟通：指会议形式的面对面信息交流行为。
非正式沟通：指非正式面对面交谈和电话交谈等非正式信息交流行为。
项目动态信息：指项目动态信息，以及拟对外发布的项目宣传信息。
项目重大信息：指项目尚未公开披露的商业秘密及一旦披露可能引发社会和媒体关注、评论、质询、误解甚至炒作的信息，或可能给项目带来负面影响的重大信息。
沟通管理规定 页数：
4 4 of 7 7 章 第三章 职责 3.1 项目公司((项目经理部))、C PMC 职责 3.1.1 编制《项目沟通管理执行计划》。
3.1.2 识别沟通要素，确定沟通方式，组织编制并审批《沟通执行计划》。
3.1.3 组织建立沟通渠道，督促沟通渠道保持畅通。
3.1.4 承担项目公司（项目经理部对）外协调职责，处理相关的对外协调事项。
3.2 项目监理机构职责 3.2.1 配合项目公司（项目经理部）编制《沟通管理程序》和相关作业文件，制定模板，并执行本程序和相关作业文件。
3.2.2 识别沟通要素，确定沟通方式，配合编制《沟通执行计划》。
3.2.3 在项目公司（项目经理部）的指导下，督促承包商执行本程序和相关作业文件，组织落实《沟通执行计划》，并监督承包商的沟通行为，确保符合管理要求。
3.2.4 承担督促和保持各方沟通渠道畅通的具体职责。
3.2.5 承担监理对外协调职责，处理相关的对外协调事项。
3.3 承包商职责 3.3.1 编制承包商层面的《沟通管理程序》，制定模板。
3.3.2 识别沟通要素，确定沟通方式，编制《沟通执行计划》。
3.3.3 执行本程序和相关作业文件，落实《沟通执行计划》，保持与项目公司（项目经理部）、监理的沟通渠道畅通，规范自身的沟通行为，确保符合管理要求。
3.3.4 发挥承包商职能，承担承包商对外协调职责，处理相关的对外协调事项。
沟通管理规定 页数：
5 5 of 7 7 章 第四章 管理要求 4.1 识别沟通要素 项目公司（项目经理部）、项目监理机构、承包商分别识别沟通要素，包括但不限于以下内容：
4.1.1 需要采取书面沟通形式的日（周、月）报、工程简报、请示、报告、通知、会议纪要、函（传真），申请确认、变更； 4.1.2 需要采取会议沟通形式的定期例会、专题会议和协调会议； 4.1.3 按要求报送的项目信息； 4.1.4 按规定报告的重大信息； 4.1.5 需要对外协调的事项。
4.2 确定沟通方式 项目公司（项目经理部）、监理、承包商根据识别出的沟通要素，分别拟定沟通方式，主要分为以下几种方式：
4.2.1 书面沟通 4.2.1.1 书面沟通适用于项目公司（项目经理部）与监理、承包商之间的书面信息交流行为的管理。
4.2.1.2 书面沟通形式适用范围：
1)工程日（周、月）报、工程简报、请示、报告、通知、会议纪要、函（传真）等。
2)项目公司（项目经理部）、监理、承包商之间进行的需采用书面形式的信息交流行为。
4.2.1.3 书面沟通管理流程、要求、信息格式等，参照相关模板。
4.2.2 会议沟通
沟通管理规定 页数：
6 6 of 7 7 4.2.2.1 会议沟通适用于由项目公司（项目经理部）或监理、承包商发起，针对项目，采取会议形式进行的面对面信息交流行为的管理。
4.2.2.2 项目会议主要包括定期召开的例行会议（工程项目管理层月度沟通例会、监理例会）以及不定期召开的各种专题会议和协调会议。
3 4.2.3 对外协调 对外协调适用于项目公司（项目经理部）、监理、承包商以外的其他项目干系人（主要指与项目前期阶段、试运投产阶段、竣工验收阶段相关的地方政府和部门）的协调管理。
4.2.4 工程项目管理层沟通 4.2.4.1 工程项目管理层沟通适用于项目公司（项目经理部）与承包商管理层之间的定期沟通管理，并参与工程项目管理层月度沟通例会。
4.2.4.2 管理层月度沟通例会 工程项目管理层月度沟通例会每个月召开一次；会议时间和地点由项目公司（项目经理部）与监理、承包商商定。
4.3 确定沟通进度和责任分工 4.3.1 项目公司（项目经理部）、PMC，项目监理机构，承包商根据识别出的沟通要素分别确定沟通进度和责任分工。
4.3.2 确定沟通进度：属于定期例行沟通的，确定沟通周期或频率；属于不定期沟通的，确定沟通拟定时间。
4.3.3 确定责任分工：确定责任部门和责任人。
4.4 编制和审批《沟通执行计划》 4.4.1 项目公司（项目经理部）、PMC 和项目监理机构根据识别出的沟通要素，以及拟定的沟通方式、进度安排、责任分工，按照本程序的要求执行沟通。
4.4.2 承包商根据识别出的沟通要素，以及拟定的沟通方式、进度安排、责任分工，编制《沟通执行计划》。
沟通管理规定 页数：
7 7 of 7 7 4.4.3 《沟通执行计划》经监理审查，报项目公司（项目经理部）、PMC 批准后执行。
4.5 《沟通执行计划》执行情况 项目监理机构定期向项目公司（项目经理部）、PMC 反馈《沟通执行计划》执行情况，反馈方式可通过书面反馈或监理例会反馈。
