接待管理规定
Q/CT 湖北东神楚天化工有限公司企业标准 Q/CTGL-FW-002-2014 接待管理规定 2014-03-20 发布 2014-04-01 实施 湖北东神楚天化工有限公司 发布
公司 公 务 接待 管理规定 1 范围 本标准规定了公司接待管理部门及职责、费用控制、计划与准备、接待标准及流程等内容。
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
2 术语和定义 公司接待事务：公司在日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待等交往应酬。
3 3 管理部门及职责 党政办为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报党政办，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、党政办协调的重要接待，应提前 1 天告知党政办。
4 4 费用控制 接待事务实行“对口接待，统一安排”，党政办作为公司接待事务的归口管理部门，负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录，用车按车辆管理制度规定办理。月末将各单位费用情况汇总上报公司总经理。
5 5 计划与准备 5.1 党政办在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
5.2 党政办根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
5.3 党政办根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。
5.4 因特殊会议需要党政办须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等。
5.5 党政办根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从党政办副经理和主接待人员协调安排，统一调度。
5.6 党政办根据情况提前购买车票及机票。
6 6 接待标准 及流程 1 6.1 一级接待标准（陪同人员：总经理、副总经理、各部门负责人）
6.1.1 迎接：总经理、副总经理、接待部门负责人在办公楼大厅门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在 3 秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）6.1.2 参观：总经理、副总经理、接待部门负责人陪同，由接待部门负责人沿途介绍公司基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。
6.1.3 座谈：党政办确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
6.1.4 用餐标准：党政办根据情况预定酒店：
6.1.5 下榻宾馆标准：党政办根据情况预定酒店：
6.1.6 党政办根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观路线。
6.1.7 党政办根据情况购买礼节性礼品。
2 6.2 二级标准（陪同人员：副总经理、相关部门负责人）6.2.1 迎接：由接待对口部门到公司大厅门口迎接，引导来宾。
6.2.2 参观：副总经理、相关部门经理陪同，由接待对口部门接待人沿途介绍公司基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。
6.2.3 座谈：党政办确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
6.2.4 用餐标准：党政办根据情况预定酒店。
6.2.5 下榻宾馆标准：党政办根据情况预定酒店。
6.2.6 党政办根据情况购买礼节性礼品。
3 6.3 三级标准（陪同人员：相关对口的部门负责人及人员）6.3.1 参观：相关对口的部门负责人及人员陪同，由相关人员沿途介绍公司基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。
6.3.2 座谈：党政办确保办公楼环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
6.3.3 用餐标准：党政办根据情况预定酒店。
7 接待礼仪
7.1 仪表：面容清洁，衣着得体。
7.2 举止：稳重端庄，从容大方。
7.3 言语：语气温和、礼貌文雅。
7.4 态度：诚恳热情，不卑不亢。
7.5 迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候在公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
7.6 接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7.7 过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
7.8 进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
7.9 座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
7.10 送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
8 注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
9 信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
10 附则 10.1 本制度由公司综合办制定并解释。
10.2 本制度自发布之日起施行。
二 0 一四年三月二十日
