物品采购管理规定
文件修改记录 Change Records 版本 Version 修改主要内容 Contents 生效日期 Effective Date 版本 1 首次发布 2018 年 06 月 01 日 A/2 文件编号修改 2019 年 02 月 15 日 All department ：
技术部、运营中心、品质部 Subject: 主题 物品采购管理规定 Prepared by ：编写：
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流程图 流程图 流程图 责任部门 记录 相关作业文件 仓库/相关责任部门 请购单 否 采购部/相关责任部门 请购单 是 采购部 请购单、采购订单合同、借支单、申请用款单 否 是 采购部/相关责任部门 请购单、采购订单合同、借支单、申请用款单 是 采购部/相关责任部门 请购单、采购订单合同、借支单、申请用款单 采购部/仓库/相关责任部门 送货单 否 是 采购部/品质部/相关责任部门 检验报告 是 采购部、仓库 检验报告、送货单、入库单、《供应商产品品质处罚单》 采购部、财务部、总经办/相关责任人 请购单、入库单、送货单、采购订单合同、借支单、申请用款单、支付货款审批单、支付证明单 财务 支付货款审批单、支付证明单 1 1、目的 Purpose 为规范公司物品采购及报销流程，制定出物品采购管理规定。
3.1物料需求 3.2单据审核 3.3采购计划 3.4审批 3.7验收 3.8入库 /退货 3.9请款、报销 3.10 财务结算 3.5采购订货 3.6送货
2 2、适用范围 Scope 适用于公司所有物品的采购。
3.程序要求和职责 Procedure requirement and responsibility 3.1 物料需求 a、仓管员/责任人依据安全库存数、生产物料需求与实际库存数负责制定物料《请购单》交采购部； b、各责任部门依据生产、工作需求对所需物品填写《请购单》，需经部门经理审核、采购经理审核、总经理审批。
c、特殊情况，如需个人先购买的，可先征得部门经理同意后购买，同时填写《请购单》，需经部门经理审核、采购经理审核、总经理审批。
3.2 单据审核 采购部接收到仓库或者相关责任部门上交的《请购单》，与对应部门进行核对物品、数量、规格及用途的合理性，并签名审核确认。
3.3 采购计划 a、如所需采购物料已合作合格供应商中，采购部经理依据核对、审核过的《请购单》，制定《采购订单合同》，并注明付款方式、现有库存、生产需求量，交董事长审批； b、如所需物料需开发供应商，采购经理需依据供应商开发相关作业标准执行，开发合格供应后执行按第一点执行； c、若是预付款项，除了提供《请购单》、《采购订单合同》，同时附上《借支单》、《申请用款单》相应单据交董事长审批。
3.4 单据审批 董事长接到采购经理上交的采购订单资料，审批完毕交采购部执行采购工作，如不能审批注明原因退回采购经理。
3.5 采购订货 a、采购经理接到经总经理/董事长审批后的采购订单资料，立即向供应商订货，并按《采购交货期管理规定》到货，并制作《物料采购跟踪表》回复责任部门/仓库物料到货时间； b、如采购物料为预付款合作供应商，采购经理下完单后，将审批后《请购单》、《采购订单合同》、《借支单》、《申请用款单》转交财务付款。（注：针对市场价格变化大的原料采购需重新询价再上交计划。）3.6 送货 a、采购部接到供应商送货通知后，第一时间通知仓库安排收货；
b、仓管员接到收货通知后，依据仓库收货流程，对送货单进行审核、指定区域卸货，执行清点确认后签收。
3.7 验收 a、仓管员签收后，依据所收物品，通知品质部/请购责任部门验收； b、品质部立即执行检验，填写《检验报告》，按《检验和试验控制程序》规定检验； 3.8 入库/退货 a、依据《检验报告》对合格物料开具《入库单》依据《仓库管理规定》办理入库手续，并将《送货单》、《入库单》交采购； b、依据《检验报告》对不合格物料，进行隔离摆放并标示，依据《不合格品控制程序》，通知采购执行退货作业，同时仓库开具《供应商产品品质处罚单》，采购按单执行。
3.9 请款、报销（1）请款：
a、预付款项：采购员/相关责任人依据《请购单》，填写《申请用款单》、《借支单》经采购经理复核后交会计审核；（新供应商要附上采购订单合同）b、经会计核对无误后，交财务经理审核签字后转总经理批准签字。
（2）报销：
a、预付款项：货到后，采购员/相关责任人把《送货单》、《入库单》、发票/收据等相关票据交到财务，取收据抵消《借支单》； b、货到付款项：采购员/相关责任人依据《请购单》，填写《支付货款审批单》，同时把发票/收据等相关票据交采购经理复核后交会计审核； c、经会计核对无误后，交财务经理审核签字后转总经理批准签字；若借支或支付超过 2000 元的，总经理批准后转董事长核准。
d、若是个人先垫款请购的，需填写支付证明单，把《请购单》、《支付证明单》、发票或其它相关收据一起经部门经理审核后，经会计核对无误后，交财务经理审核签字后转董事长批准签字。
3.10 财务结算 a、出纳收到签核完毕的《支付款审批单》、《支付证明单》后安排付款。
0 4.0 记录 Records 文件名称 文件编号 归档地点 保存期限 请购单 采购部、相关部门 3 年 采购订单合同 采购部 3 年 入库单 生产部 3 年 供应商产品品质处罚单 品质部 3 年 借支单 财务部、相关部门 3 年 申请用款单 财务部、相关部门 3 年
