管理变革数字化会议管理制度
会议管理制度
编 制：
审 核：
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生效日期：
发放范围: □供应部 □财务部 □行政部 □生产部 □技术部
□研发部 □品管部 □商务部 □销售部 □外贸部
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修改履历
版本/版次 | 修订前内容 | 修订后内容 | 修订日期 |
AO | 新建 | ||
一、目的：
为提高会议的质量和效率，确保会议决议有效执行，规范与会议有关事项的管理，特拟定本规范。
二、范围：
本规定适用于公司例行会议、专项会议等公司各类会议。
三、职责：
三.1会议发起人：负责会议前准备工作，包括不限于：
三.1.1提前准备会议议题、议程（重大会议时）、会议材料并确定参与人、主持人、记录人；
三.1.2确定时间、地点后，提前发放会议资料，并告知与会人员
三.1.3提前准备好会场、开会设施、讨论材料、签到表等。
三.2会议主持人：负责会中的控制工作，包括但不限于：
三.2.1确保会议按时开始，并把控会议时间和进度，避免跑题和拖沓，按时结束；
三.2.2营造活跃的讨论氛围，维持开放平等的会议环境，引导大家积极发言；
三.2.3对讨论的结果及时汇总，形成会议决议，明确待完成工作及其负责人和完成时间。
三.3会议发起人：负责会后的跟踪工作，包括但不限于：
三.3.1本人或指定专人来追踪待完成工作的进度，直至所有工作结案；
三.3.2如果是例行会议，需在下次例会时，首先跟进待完成工作的进展，以确保任务得到落实；
三.3.3对迟迟未执行决议的责任人，可按4.6条款予以问责。
三.4记录人：包括但不限于：
三.4.1组织会议签到；
三.4.2记录会议内容，包括议题、时间、地点、参与人、主持人、出勤情况、决议、待追踪工作等；
三.4.3会议结束后1个工作日内，将会议记录发给所有参会人员。
三.5参与人：
三.5.1会前准备相关会议资料；
三.5.2会后传达会议精神并进行工作安排﹑付诸行动。
四、内容
四.1会议类型：公司会议分为例行会议与专项会议
四.1.1例行会议：指固定频率召开一次的会议。主要包括：早会，质量月会，生产协调会、周会等。
四.1.2专项会议：指频次无法固定，因工作需要召开的会议。比如销售订单评审、产线异常处理等。
四.2会议时间：
四.2.1部门内部会议不做要求
四.2.2跨部门会议，除非因突发事件召开的紧急会议，常规会议一般安排在下午3点以后开始。
四.3会议通知:
四.3.1通知提前期：
1)例行会议：无需另行通知，除非时间有调整
2)专项会议：原则上需提前1个工作日通知，并会议前2小时再次提醒。因突发事情而召开的紧急会议可酌情处理。
四.3.2通知方式：会议发起人以微信等方式，收到信息者需立即回复。对于未及时回复者，通知人员再以电话方式等通知。
四.4会议原则:
四.4.1议题集中：一次会议最好只有一个主题；
四.4.2精选参与人：本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员；
四.4.3议而必决：每次会议应形成决议，并明确待完成工作的负责人和完成时间；
四.4.4会后要跟踪：会议发起人要及时跟踪决议的落实情况，和待完成事项的完成情况。
四.5会议纪律
四.5.1因故不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时告知；
四.5.2开会时需将手机调为静音或关机状态，禁止接打手机（需接打手机请移步场外）；
四.5.3禁止无故离席，遇突发事件须处理而离开时，应知会主持人；
四.5.4禁止抽烟，不得交头接耳或处理与会议无关事宜；
四.5.5会议室使用完毕，请使用者把座椅恢复原状，带走水杯、垃圾，关上灯、空调、门窗等；
四.6乐捐规定
四.6.1会议迟到者，乐捐100元/次；没请假而缺席者，乐捐200元/次；
四.6.2会议期间手机铃声响，或未经会议主持人同意私自早退会议的，乐捐10元/次；
四.6.3决议执行人逾期未完成会议决议事项且无正当理由的（含决议执行人未对本部门进行宣导决议致本部门人员未按决议和未执行），乐捐10元/项，若因此给公司造成重大损失的，按照相关管理规定追究责任；
四.6.4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，会议记录人乐捐5元/次；
四.6.5会议发起人未对决议及待完成工作进行跟踪检查，会议发起人乐捐5元/项。
上述乐捐由会议发起人或主持人填写《奖惩单》，报请管理中心核准。
五、相关表单
五.1《会议通知签到表》
五.2《会议记录表》
五.3《月例行会议一览表》
《会议通知签到表》
xxxxxxx-会议通知签到表 | |||||||||||||
发文部门 | 发文日期 | 主持人 | |||||||||||
会议时间 | 地点 | 会议记录人 | |||||||||||
会议主题 | |||||||||||||
会议人员确认记录 | 序号 | 部门 | 姓名 | 签到 | 备注 | 序号 | 部门 | 姓名 | 签到 | 备注 | |||
参会人员须知 | 1.提前入席，请勿迟到，会议将准时进行； 2.与会人员会议期间须将手机关机或调为振动状态； 3.会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳或处理与会议无关事宜； 4.参会人员需要提问时，首先举手征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言； 5.会议准时开始，会议时间按议程控制； 6.应参会人员因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，但必须将与会工作内容交接清楚，并至少提前半小时通知会议主持人； 7.会议期间如有紧急、重大事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。 | ||||||||||||
《会议记录表》
xxxxxxx-会议记录表 | ||||||||||
会议名称 | 会议地点 | 会议时间 | 会议主持 | |||||||
参加人员 | 发文时间 | |||||||||
应到人数 | 实到人数 | 请假人员 | 缺席人员 | 本次乐捐 | ||||||
NO | 会议决议事项 | 责任人 | 协助人 | 完成时间 | 备注 | |||||
备注 | 1.会后由会议记录人员将整理好的会议记录呈交会议主持人审核； 2.会议主持人审查无误后，由会议记录人将会议记录发放各相关单位，并注明发放日期； 3.各部门负责人收到会议记录后，按照会议决议在规定的时间内完成，否则按会议管理制度执行。 | |||||||||
xxxxxxx-月例行会议一览表 | ||||
序号 | 会议时间 | 会议主题 | 会议主持 | 会议记录 |
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
4 | ||||
《月例行会议一览表》
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