GL-AD-16会议管理制度
1 目的 1.1 为规范公司会议管理，做好上下沟通和确保会议内容及议定的事项得到有效落实，提高会议质量、减少不必要的会议，提升工作效率，特制定本制度。
2 适用范围 2.1 公司各种会议 3 会议分类及职责 3.1 公司股东会议、董事会议、总经理办公会议、月工作例会、全厂职工大会由会议提出单位负责人主持，会议内容由主持会议的领导拟定，由人事行政部负责通知有关人员参加并负责记录和编制会议纪要。
3.2 生产调度会、业务会、质量分析会、经济分析会等专题会议由分管领导主持召开，有关部门的领导参加。由主办单位负责通知并做好记录和编制会议纪要，人事行政部做好会务准备工作。
3.3 早会：公司早会由各部门负责人轮流主持，主持人不在岗时由下一顺序部门或人事行政部经理主持。轮流顺序为：总经办、人事行政部、生产部、质量部、财务部、物料部、技术部、开发部、销售部。车间、部门早会由各车间、部门负责人主持，主持人不在岗时由车间、部门负责人指定人主持。
3.4 部门会议：由部门负责人召集并主持。
3.5 除董事会议、总经理会议、月工作例会、生产调度会、质量分析会、经济分析会、部门会议、早会外，其他会议应报请人事行政部审批后方可进行，会议不得与公司会议相冲突。
3.6 外来会议由外会召集人主持，报请人事行政部备案，人事行政部作好后勤工作。
3.7 会议通知必须包括以下几项要素：会议时间、会议地点、会议主题、参会对象、会议主持部门等。
3.8 涉及公司的机密或保密的重大事项由公司指定的人员负责记录和保管。
4 会议的实施 4.1 会议记录员负责与会人员的签到工作。
4.2 会议议程由主持人于会议召开时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。
4.3 会议主持人应紧紧围绕议程主持会议，确保会议按规定时间完成。
4.4 会议主持人应及时将讨论情况整合，制止干扰会议任何情况出现。
4.5 会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。
4.6 应提高会议效率，尽量做到开短会，原则上会议时间以半个小时至一个小时之间，研讨分析会不超过两个小时，年终总结大会不超过三个小时。主持人应控制与会人员的发言时间，最高领
导做指示后其他领导不应重复强调，主持人最后对会议进行总结。
4.7 对会后工作进行布置，应明确分工责任到人，需要催办的应指令催办部门，会议主办单位负责对催办事项进行跟踪督办。
5 会议纪律 5.1 与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可以事先口头请假，事后必须补办请假手续，请假由会议主持人批准。
5.2 因公出差的人员可请有关人员代理、但得事先报告会议主持人； 5.3 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意后方可离席。
5.4 会议应直接了当、主持人要控制时间，引导切入主题； 5.5 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。
5.6 与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳、吸烟。
5.7 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理归位。
5.8 与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。
5.10 与会人员应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。
5.11 严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
5.12 迟到、早退每次处罚 10 元，无故缺席者每次处罚 30 元，由会议召集人下罚单，人事行政部从当事人的工资中扣除。
5.13 手机必须关机或关到振动状态，否则每次罚款 10 元。
4.13 会议不得讨论议题之外的事项； 6 各类会议的安排 6.1 公司董事会由董事长决定召集； 6.2 总经理办公会议由总经理决定召集。
6.3 月工作例会原则上一月一次，于每月的三十日下午召开（逢节假日顺延），由人事行政部召集，特殊情况可临时召集。
6.4 生产调度会原则上一月二次，每半个月的周六下午召开一次，特殊情况由分管领导临时召集； 6.5 质量分析会、经济分析会原则上一月一次，特殊情况由分管领导临时召集； 6.6 职工大会根据生产经营情况原则上每半年一次。具体内容由公司统一安排。
6.7 早会：全厂性早会每月的第一周和第三周的周一各进行一次，各车间、部门早会每月的第二周和第四周的周一各进行一次（考虑到二班人员能有机会参会，公司早会与车间、部门早会隔一
月调整一次周别）。早会时间最长不得超过 15 分钟，如遇时间冲突基层早会服从公司早会。
6.8 部门会议：根据部门工作需要自行决定。
6.9 日生产、工作小结会：
6.9.1 时间：每天 16：00 到 16：20 各部门自行组织召开。
6.9.2 参加会议人员：各部门自行决定。
6.9.3 会议内容：小结当天生产或工作情况，及时解决当天存在的问题。
6.9.4 16：30 各部门负责人集中在会议室开会，解决需各部门协调解决的问题。
7 会后处理工作 7.1 会后，会议召集部门应在 24 小时内将会议记录整理成会议纪要，发至相关部门、人员，对于尚待进一步讨论研究才能确定的事或暂需保密的内容不发会议纪要。
7.2 会议纪要必须由人事行政部或公司领导指定部门负责人签字确认后，方可发放。
7.3 会议纪要发放应进行发放登记，并由接收人签收。
7.4 会议纪要应存档。
7.5 会议纪要未经批准不得外传，否则，以泄露公司机密处理。
7.6 会议纪要下发后，各部门必须严格按照会议的要求组织实施，并制定相应的实施细则，认真贯彻落实。
7.7 负责会后催办工作的单位要对实施情况进行跟踪监督。
7.8 下次会议必须检查上次会议完成情况。
8 附则 8.1 本规定由人事行政部制定并负责解释。
8.2 本规定从二 0 一二年九月一日起实施。
8 8 引用文件 1 8.1 内部沟通控制程序 9 9 记录 9.1《会议审批表》HAP/FM-AD-16-01 9.2《会议签到表》HAP/FM-AD-16-01 9.3《会议纪要》HAP/FM-AD-16-04 9.4《会议通知》HAP/FM-AD-16-03
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