办公室信息化项目需求调研报告

XX 办公室 需求调研报告 本文档内容包括调研阶段收集、了解的该职能机构组织人员情况，管理业务现状、存在问题以及信息化需求分析的内容。

企业管理信息化应用范围的确定，应该遵循“突出重点”原则，需要考虑管理投入与管理效益产出的平衡点，不是所有的业务都必须进入信息化管理范围内，所以需要明确信息化实现的业务范围。

信息化软件是企业管理的工具，不是所有企业存在的问题都能够通过信息化软件来解决，需要从加强企业管理、提升执行力等角度，对企业现有的管理制度、流程等进行优化建议，并且需要在实施该类内容前进行明确。

本文 档签字确认后，将作为后期解决方案提出的依据性文件，需要明确本文档的严肃性。

X XX 项目组 X XX 集团项目组 签发 签收 时间 时间 审核时间要求

一、基本情况 1.1 机构定位 公司组织结构图集团公司董事会房产开发公司物业管理公司振华集团（昆山）建设工程有限公司小额贷款公司能源科技公司财务部 经营部 施工管理部技术科 安保科 质量科 预算科物资供应公司 设备科土建一公司土建二公司土建三公司土建五公司（暂无）水电一公司水电二公司桩基公司市政公司装潢公司钢构公司钢管租赁站防水队总工室 办公室 办公室主要业务范围包括：

1、负责公司部分文件、通知起草及发放，外来文件的登记及发放； 2、企业或个人荣誉申报，企业各类资质申报等； 3、企业营业执照等年检及证书管理，安全生产许可证、三个体系申报等； 4、文书档案管理：公司各类文件、企业资质资料等保管和借阅工作； 5、公司各类印章保管及使用工作； 6、办公用品采购及领用； 7、车辆管理：车辆调配、车辆费用报销； 8、员工注册类证书培训、取证等； 9、食堂管理：食堂物资采购、收发及食堂接待工作等。

10、公司来客来访接待工作。

11、公司各部门之间的工作联系、配合和协调工作。

12、行业协会资料的上报工作。

13、协助做好公司各类教育培训的组织和落实工作。

1.2 业务流程 1.2.1 日常办公 1.2.1.1 公告平台 办公室将公司的新闻动态、各类通知等在公告平台上发布。由办公室负责起草，总经理审批。

1.2.1.2 印章管理 <印章使用管理流程><分管领导> 工作表单 <办公室> <分公司经理> <各部门、分公司>部门使用人提出申请盖章 分管领导审核分公司使用人提出申请审核 盖章用印申请单 活动一 用章申请 1、部门用章：使用人提出申请，条线分管领导审核，办公室盖章。

2、分公司用章：分公司使用人提出申请，分公司经理审核，分管副总审核，办公室盖章。

1.2.1.3 会议管理 活动一 会议通知 1、行政类会议：办公室起草会议通知，通知到各部门科室，并组织相关会议。

2、其他条线会议：由会议发起部门起草会议通知，通知相关与会人员，并

组织会议。

活动二 会议室 由使用部门提出使用申请，办公室审批。

活动三 会议纪要 由会议发起部门负责起草会议纪要，并发放与会人员。

1.2.1.4 企业证书管理 活动一 证书管理 负责公司证书的登记、实物保管工作，证书主要包含：企业荣誉证书、工程获奖证书、个人荣誉证书、企业资质证书、营业执照、组织机构代码证等。需年检的证书提前一个月预警提醒。

活动二 证书借阅 证书借用后，办公室登记相关证书借用信息。

1.2.1.5 办公用品管理 <办公用品申请流程><总经理> 工作表单 <办公室> <部门、分公司经理> <各部门、分公司>审批 使用提出申请 审核 采购办公用品申请单 活动一 办公用品申请 1、常用办公用品：办公室定期购买日常办公用品，各部门根据需要到办公室领用并登记，如遇办公用品数量不足时，办公室采购后通知部门领用。

2、对于超过一定金额的办公用品（如电脑），需申请人提出申请，部门或分公司负责人审核，总经理审批，办公室进行采购，申请人领用并登记。

1.2.1.6 车辆管理 活动一 车辆调配 办公室负责公司车辆的调配工作，并登记车辆的使用情况 活动二 车辆费用 报销 办公室负责公司车辆的费用报销，报销费用控制在每个人的年度总额度内，报销的费用包括：油费、保养费用、维修费用及其他相关费用等。

1.2.2 公文 管理 <发文管理流程><部门、分公司> 工作表单 <总经理> <办公室>接收并签字拟稿 审核缮印、分发归档 活动一 发文管理 办公室拟稿，经总经理审批后，办公室缮印分发，部门或分公司收到文件后签字确认，办公室归档。

<收文管理流程><部门、分公司> 工作表单 <总经理> <办公室>接收并签字接收上级文件 审阅分发归档 活动一 收文管理 办公室收到上级来文，总经理审阅，若需转发其他部门或分公司，由办公室进行分发，部门或分公司收到文件后签字确认，办公室归档。

1.2.3 档案管理 活动一 档案归档 办公室负责各类文书档案的归档、公司各类证书归档以及公司行政类合同的归档。

活动二 档案借阅 档案借阅人借用档案时填写档案借阅登记表。

1.2.4 其他 活动一 企业 创优申报 办公室负责各类资质、执照、创优、各类优秀企业家、项目经理申报工作，办公室编写申报材料，并将资料提交至相关部门，申报成功后，荣誉证书归档。

活动二 注册类证书的培训等

1、办公室负责公司 A、B、C 三类人员的申报、培训、延期工作； 2、负责建造师、小型管理师培训、取证、转入转出工作。

1.3 该职能机构提出的管理建议或期望 待确认问题：

1、食堂后勤是否纳入信息化管理？ X XX 项目组 X XX 集团项目组 签字确认 签字确认 时间 时间

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