采购管理制度

1、目的

为规范鹏翔集团物资采购流程，降低采购成本，加强采购风险控制，提高工作效率，依据相关的国家法律法规，结合本集团实际，特制定本制度。

2、适用范围

适用于集团总部及各子公司的物资采购管理。

3、职责

3.1供应部负责本制度的制订、审查、备案及管理；

3.2供应部负责本制度的监督、检查；

3.3供应部为采购管理工作的主管部门，负责采购计划的制定、计划的审批、实施、跟踪；

3.4集团总部及各子公司各部门负责提报采购需求计划；

3.5集团总部及各子公司严格执行本制度要求和规定。

4、内容

4.1采购物资分类

4.1.1生产类采购物资，主要包括辅助原料、辅材、劳保物资等。

4.1.2设备类采购物资，主要包括生产用设备、备品备件及非生产用设备等。

4.1.3工程类物资，主要包括专用设备、专用材料等。

4.2需求计划管理

4.2.1生产类、设备类物资：

4.2.1.1根据库存提报：各子公司生产部与仓储部沟通设定最低库存，当物资达到最低库存时，由库管员填写《物资申购计划单》，需求部门负责人签字确认，并经子公司经理审核后，提报至集团供应部。

4.2.1.2根据需求提报：各子公司需求部门与库管员沟通所需物资是否有库存，无库存时由需求部门填写《物资申购计划单》，需求部门负责人签字确认，并经子公司经理审核后，提报至集团供应部。

4.2.2工程类物资：由工程部提出《物资申购计划单》，经部门负责人签字审核后，提报至集团供应部。

4.2.3供应部根据《物资申购计划单》与供应商就物资质量、交货（到货）日期、付款方式等细节内容进行商谈，达成合作意向，经集团总经理批准后与供应商签订合同，进行采购。

4.2.4因突发事件造成急用物资，未做采购计划时，可微信、电话汇报集团总经理同意后先采购，并于3日内补《物资申购计划单》，经集团总经理签批后提报供应部。

4.2.5对设备类及在建工程类物资，供应部与供应商达成意向后拟出《采购合同》，经集团总经理批准后与供应商签订合同，进行采购。

4.2.6在确定采购计划前，集团供应部应对所采购的物资信息进行确认，确认内容包括但不限于：技术要求（技术参数、规格型号、尺寸等）、质量要求（标准、规范、图样等）、验收要求及其他要求（数量、需求时间等）。

4.2.7若需求计划数量、需求日期出现变更调整时，需求者应书面提出并经本单位相关责任人批准后报供应部最终确认。

4.3采购计划管理

4.3.1统一采购原则

4.3.1.1各子公司的原材料（煤炭、进口原料除外），由集团供应部统一采购。

4.3.1.2集团总部及各子公司生产、经营所需物资、设备及备品备件由集团供应部统一采购。

4.3.1.3集团总部及各子公司办公用品由由集团办公室统一采购。

4.3.2物资采购需求提报归口部门：

4.3.2.1生产类采购物资：需求提报归口部门：各子公司生产部。

4.3.2.2设备类采购物资：需求提报归口部门：各子公司生产部。

4.3.2.3工程类物资：需求提报归口部门：集团总部工程部。

4.3.2.4 接待物品、食品类（水果、糕点等）：需求提报归口部门：集团办公室。

4.3.2.5 办公类固定资产：需求提报归口部门：集团办公室。

4.3.2.6其它临时性物资采购、零星采购等。需求提报归口部门：集团办公室。

4.3.3日常采购计划

4.3.3.1供应部负责接收公司其他单位传真来的物资采购计划单，确认内容完整后归档整理记录并分发至具体的采购员。

4.3.3.2采购员拿到物资采购计划单后，与提报计划单的部门确认所需采购的物资的品名、规格、生产厂商等，如无问题，则提报至供应部部长审核签字。

4.3.3.3采购员在供应部部长审批后，上报集团总经理审批。如因遇突发情况需要紧急采购物资，而集团总经理不在公司时，可经由供应部部长微信或电话请示集团总经理后先行购买，待集团总经理回公司后补签审批手续。

4.3.4月度采购计划

4.3.4.1生产类、设备类物资，每月25日前统一提报《物资申购计划单》，过期未提报者，视为无采购需求。

4.3.4.2工程类采购物资：原则上每月25日前统一提报，但因工程施工中会有不确定因素，每月25日前工程部主动与供应部进行采购需求的沟通，确定是否有采购需求。

4.3.4.3部门负责人批准后提报供应部审核。

4.3.4.4供应部审核后上报集团总经理审批。

4.3.5采购计划审批

4.3.5.1一次性采购金额在50万元（含）以下的物资，需经办人、部门负责人、供应部部长、财务部长、财务总监、集团总经理审批。

4.3.5.2如采购大型设备或一次性金额50万元以上的物资，需经办人、部门负责人、供应部部长、财务部长、财务总监、集团总经理、董事长审批。

4.4采购计划的实施

4.4.1采购物资的价格确定

4.4.1.1采购方式包括招标采购、比价采购、定点采购、零星采购等，采购方式由供应部上报集团总经理审批。供应部实施采购必须依据经批准的采购方式进行。

4.4.1.2对重大、关键、技术复杂的设备或物资，应由供应部组织设计、使用部门、相关技术人员或供应商进行必要的技术交流和技术澄清，形成统一规范的技术文件，并对资料文件、图纸进行确认，然后报集团总经理审批。

4.4.1.3供应部必须按照“质量第一”、“公开、公正、公平”及“集中采购”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。

4.4.1.4供应部要按照“同等条件，质优优先、价低优先、近处单位优先、老供货单位优先、直接生产单位优先、信誉好单位优先”的采购优先顺序标准，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。

4.4.1.5供应部要拓宽设备、物资供应渠道，严格资质审查，在产品质量、整体实力、履约能力、供货时间、售后服务、资金控制等方面进行择优筛选，提高供应服务质量。主要采购物资必须保证各有3-5家以上“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周到”的备选供货商。

4.4.1.6特殊情况下，形成指定采购或独家采购时，应按照“4.4.1.2”的条件要求并经总经理批准后方可执行，以确保供货质量和时间。

4.4.1.7供应部实施采购时必须依据该类物资主管部门在《物资申购计划单》中提出的要求进行。供应部应加强采购过程中的设备、物资的质量、进度、资金控制。

4.4.1.8供应部若因缺货等原因无法按申请到货日期完成物资采购时，应及时通知使用单位，积极协商处理好有关事宜。

4.4.1.9设备、工器具和工程类物资的《采购合同》，必须由集团总经理批准方可生效。

4.4.1.10在物资采购过程中，采购人员必须坚持原则，不得接受供方赠送的礼品、礼金和回扣等好处。

4.4.1.11在议标和采购过程中，参与人员必须遵守企业相关规章，做好保密工作，不得直接或间接向竞标方或供方泄露企业机密。

4.4.2采购物资价格的审批

4.4.2.1供应部部长负责组织采购物资价格的审批，按照物资分类及采购单价额来确定采购方式，经集团总经理或董事长审批后方可执行。

4.4.2.2物资分类及采购方式

4.4.2.3招标方案内容主要包括：

（1）招标物资的目录及招标的时间。

（2）邀标书的下发。

（3）招标物资及投标方的分析，制订谈判目标和方案。

（4）评委小组确定：根据招标物资的不同确定招标会评委，明确评委分工，一般分商务谈判和技术谈判，技术谈判在招标评标时要让总部或子公司相关的专业技术人员参加。

（5）每次招标会前须确认主持人、主谈判手、副谈判手及现场服务、统计、监督人员。

（6）招标会记录安排。

（7）原始资料的存档：报价单、标书文件等。

（8）服务接待安排：引领、订餐、派车等。

4.4.2.4采购比价、询价由采购员组织实施，采购员填写《物资采购比价表》上报供应部部长审核，经集团总经理审批后方可执行。

4.4.3采购合同管理

4.4.3.1供应部起草合同文本时，必须仔细检查合同的各项条款，保证内容完整，用词准确，没有文字错误。起草完毕后将合同文本、合同对方资信评估报告及相关技术材料，交予供应部部长、法务部部长、财务部部长、集团总经理审核。

4.4.3.2法务部就合同的合法性进行审核，主要审查以下三方面的内容：

（1）合同主体的审查。即依照合同承办部门提供的相关材料审查对方当事人是否具备合同主体资格、是否超越营业执照或其他证照规定的经营范围，以及对方承办人员代理权限情况进行审查。

（2）合同内容的审查。即审查合同内容是否合法，条款是否完备和齐全，权利义务是否明确，违约责任是否清楚，争议处理条款是否具备。

（3）合同文字的法律审查。包括审查合同用语是否规范、文字是否存在歧义。

4.4.3.3供应部就如下事项进行审核：

（1）该合同项目是否符合购买需求，技术方面是否达到要求，价格方面是否合适。

（2）合同条款、内容是否符合公司规定。

（3）在“部门负责人意见”一栏填写审核意见，并在该栏签名、注明日期。

4.4.3.4财务部就如下事项进行审核：

（1）合同价格条款及付款方式是否符合财务制度。

（2）合同项目经费的资金来源。

（3）在“财务部意见”一栏填写审核意见，并在该栏签名，注明日期。

4.4.3.5集团总经理或董事长就如下事项进行审核：

（1）审核该合同的审批流程是否符合规定。

（2）审核合同内容，及是否按律师意见修改。

（3）参考以上各部门及律师的意见，决定合同是否签署。

（4）在“集团总经理意见或集团董事长意见”一该栏填写审批意见，并在该栏签名，注明日期。集团总经理或董事长签批后承办人将合同交办公室加盖合同专用章。

4.5物资到货验收

4.5.1跟踪采购物资到货，联系供应商尽快发货。

4.5.2要求供方提供物流单，跟踪到货情况。

4.5.3物资到达后，供应部组织需求部门、仓储部对物资进行共同验收，随同资料交需求部门存档，并办理相关签收手续。如物资数量或质量与采购计划不符，供应部第一时间联系供应商进行沟通协调解决，如验收无误可办理入库手续，仓储部开具入库单，入库单将作为采购付款的依据。

4.6采购付款管理

4.6.1供应部每月25日制定下月供应商付款计划，并与财务部部长沟通付款计划。

4.6.2所有支付款项对应的业务的审批手续必须完备。凡无事先审批手续、越级越权操作和审批、超出预算额定范围或不按流程办理的付款申请将不予受理。

4.6.3供应部进行支款申请时，必须经供应部部长、财务会计、财务部长、财务总监、集团总经理审批，否则财务有权拒绝支付款项。

4.6.4各级审批人因故不能履行审批手续时，如不着急付款采购，则需待领导在公司时签字审批；如支款申请是用于采购急用物资，则电话通知未签字审批的领导，并详细告知付款用途和内容，经由领导同意后方可注明“电话通知”并交给资金科待付。

4.6.5各子公司会计对负责的付款申请的合理性、合法性、规范性，及付款金额的正确性负有审查责任。

4.6.6各子公司会计对负责的单据收集整理工作负有确保单据完整、正确、及时的责任。

4.6.7各级审批流程完毕后，将支款单交由出纳，出纳根据资金情况支付款项。

5.罚则

对于不按本制度执行的行为，责任人按以下事项进行处罚，作为成长基金。

6、支持性文件/流程/表单

附件1:《物资采购流程》

附件2:《物资入库验收流程》

附件3:《物资申购计划单》

附件4:《物资采购订单》

附件5:《物资采购计划表》

附件6:《物资采购比价表》

附件7：《支款申请单》

7、附则

7.1本制度解释权归集团供应部；

7.2本制度自 年 月 日起试运行。

附件1:《物资采购流程》

附件2:《物资入库验收流程》

附件3:《物资申购计划单》

物资申购计划单

制表人 填表日期： 年 月 日

附件4：《物资采购订单》

物资采购订单

附件5：《物资采购计划表》

物资采购计划表

制表人： 制表日期： 年 月 日

附件6：《物资采购比价表》

物资采购比价表

附件7：《支款申请单》

支款申请单

申请日期： 年 月 日

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