审批效率低下整改措施（共5篇）

作者：小兰兰 | 发布时间：2020-05-19 09:12:53 收藏本文下载本文

第1篇：浅析会议沟通效率低下问题及改进措施

浅析会议沟通效率低下问题及改进措施

——以某社团会议为例

2013级国审4班张芳菲

13020239

【摘要】会议是管理沟通的重要方式，也是组织中最常见也是最必要的一种沟通方式，然而会议沟通却常常无法发挥它应有的作用、达到它的原先的目的。本文以某社团举办活动前的会议为例，分析会议沟通的问题及失败原因，在此基础上提出对会议进行有效的管理与规划的建议，从而提高会议沟通效率。【关键词】会议沟通、沟通效率、管理、改进措施

我们每个人都参加过大大小小的会议，会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，有着发布信息、解决问题、做出决策、分配任务等作用，是组织中正式沟通与协调的重要形式。但一提起会议，大多数人都或多或少有厌烦的情绪。与会人员在一个缺乏架构、无法沟通、冗长的会议中，不仅对所达成的决议漠不关心和抱怨，甚至对组织也会产生某种不认同心态。因此，如何提高会议效率是任何组织都必须重视得问题。以下将以笔者所经历的社团会议为例讨论会议沟通效率问题。

一、案例描述

本社团名为对外交流协会，计划于四月中旬举办一次有特色的活动，社长原计划活动前第一次会议决定要举办的活动并讨论出具体方案，第二次会议分配活动当天任务及考虑可能的问题，此次活动即准备就绪。结果活动前第一次会议到会的活动组织人员有五分之二都缺席，还有同学迟到，士气较低。当社长问到我们应当举办什么样的活动时，一开始很长一段时间大家都默不做声，社长只好询问起个别同学，有人说办英文歌比赛，有人说举办留学指导讲座，还有人说和外校学生一起野营。活动既没有具体方向，又没有特定的程序对已提出的点子进行评价，只是偶尔有人对某些活动的吸引力提出质疑，就这样一会儿蹦出来一个新点子，有些同学从头到尾都保持沉默，一个半小时过去了，最后也没有讨论出我们到底举办什么活动，更别说具体环节。最后社长说由于还有同学没出席，征求不到他们的意见，让我们回去再想一想有什么更好的点子，两天之后再举

1 行一次会议。会后有一名财务部同学私下向我抱怨，说想点子这样的事与其无关，浪费了她的时间。

第二次会议确认了大家都有空才举行，会长也在会上传达了一个很棒的想法，具体方案也由她想好了。方案一提出，一些成员你一言我一语开始对此方案表示赞同，有一位骨干成员甚至分析了前一次活动与其做对比，过了很长时间社长才说“好，那我们就确定办这个活动了”，才进入下一项议程。由于有点晚了，我事先准备好的方案也就没说。会议分配了秘书部实地勘察、策划编写等任务，还算圆满。

第三次会议会长依据写好的策划分配宣传部、外联部、组织部任务，但又有不少同学缺席，会长又将任务在QQ群里重复并单独联系了缺席人员。

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原本两次会议就可解决的问题用了五次会议，活动也推迟到了四月末。

二、会议沟通效率评价及原因分析

第一次会议沟通显然是效率低下的，首先会议的目标——决定要举办的活动并讨论出具体方案没有达成，并没有做出决策；其次时间冗长，对于与会人员来说也并没有实质性的收获，引起了不满的情绪。第二次会议沟通也存在很多不足的地方。

那么为什么会议的效率会如此低下呢？

1.会议前的准备工作做得不到位。第一次会议前社长发通知时虽然通知了会议讨论的议题，但既没有让我们具体想细节形成方案，也没有设定程序如何在众多备选想法中选出最后方案，即决策程序，很多时间都浪费在了思考和沉默上，预期的头脑风暴并没有到来。会议的时间选择不合理，会议选在周一晚上19:00召开，即使晚上没有课，同学们也会因为一天繁重的课业而选择缺席会议。与会对象有的与讨论的议题无关，没有经过仔细筛选。

2.与会成员有厌烦或不安紧张的情绪。有很多原因导致人们在开会前或开会时有排斥情绪: 有些人有“发言焦虑”心理[1]，他们非常害怕在会议上发言，整个会议都在为自己的发言担心，无法倾听别人的话语；他们有不公平感，自己一直以来处于团队的边缘，容易被有影响力和控制力的人所忽略，那些潜在的贡献者会因为他们没有被重视而受到挫伤[2]；他们个人有比会议更重要的事要做；他们明白会议后, 他们的工作量会提高, 或将要接受一些超出他们能力范围的任务。比如，我在第二次会议时因准备说出自己的方案而时时心跳加速，因为最终没能说出自己用心思考的方案而倍感遗憾无心倾听

2 和承担任务，也因预测到我们组织部又将被分配邀请外国留学生的艰巨任务而倍感压力。

3.沟通存在从众现象。即一个集体做决策时会产生不考虑其它各种备选方案的倾向。会议中，当一个成员提出建议后，其他成员就会很乐意的接受而不考虑这个建议的优缺[3]点。案例中，当社长在第二次会议提出她的方案时，由于她影响力和方案的详细程度，所有人都点头称赞，在此情况下，所有人都被这个点子的创新性而吸引，我部门忽略了之后其较大的执行难度。再者，连她自己也忘记询问是否有更好的方案，其他成员即使有也不方便说出了。

4．会议沟通中存在皮格马利翁效应.[4]即：积极的期望促使人们向好的方向发展，消极的期望则使人向坏的方向发展。在会议沟通与协调中主要表现为喜欢发言的人更多的占用会议时间，而不喜欢说话的人则更加一言不发，成为会议的“听众”，由此带来的负面影响是沟通与协调不能在组织中全面展开。如在案例中，有的同学从头至尾保持沉默，毫无贡献，一些骨干成员则滔滔不绝，甚至谈了很多与议题关联不大的内容，占用了很多时间。

5．会议主持者缺乏把控会议的能力或意识。案例中第一次会议时，当各种方案出现时，会长没有及时将会议方向引向方案的评价与选择，如果有此意识，即使没有具体的评价程序，也不至于提出这么多方案既没有被采纳也没有被否决，导致第一次会议毫无成果，冗长无意义。第二次会议时，当一位同学长篇大论地叙述有些偏题的内容时，主持者也没有适当制止，浪费了会议时间。

三．高效会议沟通的特征

1.在必要时才召开会议，避免不必要的会议。如，第三次会议完全可以在网络上上传策划案征集意见，然后进行任务的分配。

2.会议准备到位：人员相关，主题安排集中，目标明确，议程清楚。 3.会议议事方法、进行程序科学、公平，能充分调动成员积极性。4.会议讨论不离题，严格遵循议程的时间安排，时间紧凑有条理。5.与会人员表现出较大的讨论热情，都能积极参与。6.会议形成了决议，达到了预计目标，对关键点有所总结。7.会议记录全面，会后对执行有跟踪。8．与会人员对会议的沟通满意程度较高。

3 四．提高会议效率的改进措施

根据高效会议的特征，怎样才能更好地管理会议以提高沟通效率呢？

1.会议之前要做充足的准备，好的开始是成功的一半。会前准备工作可以在“5W1H”模型[5]指导下进行。所谓5W1H，是指管理工作中对目标计划进行分解和决策的思维程序。它对所要解决问题的目的、对象、地点、时间、人员和方法提出一系列的询问，并寻求解决问题的答案。“5W1H”提出的六个问题是:(1)Why——为什么做，即明确会议目的，如：协调矛盾、达成决议、汇报信息、激励团队、做出决策等等。会议目的越具体、越明确，沟通效率越高。（2）What——做什么,明确安排会议的议程，一般而言，应遵照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的先后顺序。[6]（3）Where——何地做，确定合适的会议的地点。（4）When——何时做,确定合适的会议召开时间。(5)Who——谁去做，确定与会人员，做好角色分工，应有主持者、提议者、智囊、会议记录者、时间控制者等等，无关人员不应参与。（6）How——怎么做，即确定议事方法、决策程序，案例中应对所提出方案的选择与决定制定程序，如先从众多想法中确定有限的备选方案，再以头脑风暴的形式从活动的吸引力、价值性、和社团宗旨符合程度、执行难度、时间允许长短等进行评价，最后若达不成一致意见再投票表决或形成新的方案。对于任何会议这些都是必要的要素，然后保证通知到位。

2.做好会中控制。这需要领导者充分发挥领导能力，掌握会议主持的艺术，调动和积极性。第一，会前要简洁介绍会议的主题，介绍议程中的每个议题，说明目的及规定的时间。第二，要引导、促进和协调讨论进程。对文不对题的发言者，主持人应将其发言引导到会议主题上来；对那些滔滔不绝者，主持人应提醒限制发言时间；对寡言少语者，主持人要主动邀请或鼓励、引导其发言，应对皮格马利翁效应。当有某位成员提出言论后大家都默认或赞同时应鼓励不同的声音，使每个成员都感到他们的有价值。比如案例中，在讨论此次活动时，有一位骨干成员用较长时间分析了前一次活动，会长就应该及时提醒他控制发言时间；当会场沉默时，会长采用了个别询问的方式适当调动；当她自己的提议被赞同时应询问有没有其他想法，毕竟思考方案的任务是她布置给每位成员的。第三，众说纷纭时，要努力推动各方达成协议，有效处理意见分歧。第四，要做简短的会议总结，每个议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行概括，明确行动计划和方案，将任务责任到人，会议后最好有正式的书面通知。

3.做好会后跟踪，重抓落实。会议是否成功不仅要看会议是否产生了具体的决议，重要在于决议是否得到了贯彻执行。会长在方案定好后及时按职能分配了写策划、做宣

4 传、实地勘察、联系外国留学生、拉外联等任务给各个部门，也规定了任务截止时间，这是成功的一点。

五．结语

提高会议沟通效率是一个复杂的工作，会议组织者只有对会前、会中、会后各个环节通盘考量，各个细节加以关注，才能在最大程度上减少和避免组织管理过程中出现的瑕疵，对实现高效会议提供有利环境。开真正有意义的会议，开与会者乐意参加的会议。发挥好会议这个沟通渠道的作用对任何组织的效率都会起到促进作用。

参考文献: [1] 夏玲, 王芳.如何进行有效的会议规划与管理[N].吉林省经济管理干部学院学报, 2006年10月(5)[2] 王叶.论会议沟通 [J].市场周刊·理论研究 , 2008,(8): 35-49 [3](英)霍尔默斯，(英)里奇．个人与团队管理(第二版)［M］．天向互动教育中心编译．北京: 清华大学出版社，2008．

[4] 陈敏.皮格马利翁效应[M].北京工业大学出版社，2005.[5] 肖丽华.高效会议的十大原则[J].企业管理, 2012,(4): 18-19 [6] 周雅琴.浅谈提高会议效率的管理对策 [N].湖南大众传媒职业技术学院学报, 2012年1月(1).[7] 张岩松侯晓霞李健刘思坚张铭.现代管理沟通实务与案例[M].清华大学出版社, 2013.[8] 马涛, 郑鑫.浅谈企业会议效率问题及改进措施[J].中国商论, 2016(14).[9] 李森.改革企业会议管理的几点建议[J].国企, 2016(3).[10] 彭梅.新时期会议全过程管理问题探究[J].中国市场, 2015(11):49-50.5

第2篇：民办学校审批行政执法问题及整改措施

民办学校设立行政审批执法问题及整改措施

一、存在问题：

1、程序上还需简化。

2、时间上还需缩短。

二、整改措施：

1、申请人提出办学申请后，行政审批股、教育股当场审查作出处理，并对申请办学场地进行现场实地查验后，同意即在申请书上签具意见是否同意其筹设，无需再发文同意其筹设，减少发文环节。

2、审核同意办学时限30天过长，可减少十天。申请人提交正式申办材料审核通过后，经实地查验，是否同意其正式办学并制作办学许可证书应在20个工作日内完成。

第3篇：烟草严格规范富有效率充满活力活动个人整改措施

烟草严格规范富有效率充满活力活

动个人整改措施

烟草严格规范富有效率充满活力活动个人整改措施

开展创建“严格规范、富有效率、充满活力的昭通烟草”活动个人整改措施

按照市局党委关于创建活动狠抓整改和推动落实阶段工作的具体安排意见，通过第一阶段的学习教育和述职述廉、民主评议，我初步认识到了自身存在的问题及不足，也理清了自己今后的努力方向。对照“五查五比五看”的要求，从思想状况、工作作风、解放思想、落实科学发展观、履行职责、正确行使权力以及廉洁自律等方面的内容，结合民主生活会上征求到的意见、建议，进行认真反思，深刻剖析根源，确定整改的重点，确保达到自我教育，自我提高的目的，特制定如下整改措施。

一、指导思想

以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，围绕建设“严格规范、富有效率、充满活力”昭通烟草所提出的目标和任务，以“五查五看五比”为标准，以科学发展观为指导，结合自己本职工作，明确个人奋斗目标，针对制定措施阶段查找出来的问题和不足，制定相应的整改措施，努力提高觉悟，增强党性，解放思想，开拓创新，以自己的实际行动来体现和保持党员干部的先进性，努力为水富烟草企业的发展作出自己应有的贡献。

二、个人对照“五查五比五看”存在的问题

1、素质能力不适应。知识透支，能力欠缺，放松了自我学习，忽视了知识能力的培养再造，学习的自觉性、主动性不强，不愿挤出时间学，给自己找客观原因，自己放宽了自己，即使有了时

间也坐不下来、深不进去。忽视理论学习，致使理论素养跟不上，把握形势、了解大局不够透彻。

2、思想观念需要进一步更新。工作循规蹈矩，按部就班，不力求全面发展，缺乏主动性和创造性，满足于本职工作过得去，只求完成任务，不精益求精。不求有功，但求无过。

3、深入科调查研究少，只是局限于对工作内容、程序和数据的掌握和收集，对基层的“热点”、“难点”了解的不够深入、具体。

4、工作方法有待改进，自己常常陷在事务堆里，没有在机制运行上多思考，在内部管理上下功夫，管理水平未能有效提高。

5、在批评与自我批评方面存在老好人思想，不愿意去批评别人，怕伤害同志之间的“感情”，先锋模范作用发挥得还不够。

三、整改的任务目标

1、增强党性觉悟，坚定理想信念。

自觉学习马列主义、毛泽东思想，邓小平理论，特别是认真学习实践“三个代表”重要思想和科学发展观，并将学习贯穿始终。

2、增强宗旨观念，全心全意为群众服务。始终把大多数职工满意不满意作为工作的最高标准。

3、经常深入职工群众搞好调查研究工作，加强与职工群众的沟通交流，认真听取他们的意见和建议，促进各项工作的科学性、针对性不断提高。

4、提高自身素质，转变工作作风，改进工作方法，增强创新意识，勤于思考，大胆工作，敢于管理，善于管理。

5、树立开拓创新的精神，积极主动地创新工作思路和方法，全面加强各项工作的考核和落实，努力开创工作新局面。

6、切实开展批评和自我批评，自觉维护党的形象，做到思想上、言行上与党组织保持高度一致，体现党员的先进性。

四、下步的整改措施

随着开展创建“严格规范、富有效率、充满活力的昭通烟草”活动的不断深入，通过认真学习，对照检查，分析评议，使我更加清醒地认识到自己存在的问题，也更加增强了改正错误、提高自己综合素质的信心和决心，在今后的工作中，我决心从以下几方面进行改进：

1、加强理论学习，不断改造自己的世界观

认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观、权利观、地位观、利益观，坚定共产主义信念，增强责任意识和政治敏锐性。自觉接受党的领导，使自己的一言一行都体现出党员领导干部的先进性。

2、增强宗旨意识，进一步树立全心全意为人民服务的思想

党的宗旨是全心全意为人民服务。个人利益永远服从于党和人民的利益。在具体工作中，克服松口气和满足现状的思想，创新思维方式，改进工作方法，提高工作效率；要增强工作的积极性、主动性、创造性，严格管理，规范运作，努力为职工群众排忧解难，使自己的一言一行都要符合党的宗旨的要求。

3、增强大局观念，不断推动工作创新

牢固树立全局观念和大局意识，在工作中自觉地服从、服务于大局，克服歇气情绪和为难情绪，多研究新形势下烟草行业出现的新情况、新问题，自觉地把自己的工作同企业的生存和发展联系起来，同职工群众的切身利益联系起来，充分调动各方面的积极性，认真做好本职工作。

4、钻研业务知识，不断提高自己的工作能力

干一行，爱一行，专一行，在管理和服务中，如何做到“专”，这不仅是要做好本职工作，更重要的是要致力于在这一领域内的探索和创新。这就要求今后在工作中要勤于思考，开动脑筋，转

变工作作风，扎实工作，处处以身作则，认真履行自己的岗位职责，不仅学习与卷烟营销相关的专业知识，还要熟悉专卖管理和企业内部管理，不断提高自己的业务技能和工作水平。

5、争当坚持原则，敢于碰硬的典范要明辨是非，站稳立场，弘扬正气，抵制各种歪风邪气。要时刻牢记自己是一个党员领导干部，严格要求自己，时刻遵守党的章程，认真履行党员的义务，今后要多开展批评与自我批评，多与群众和党员谈心、沟通，自觉同一切不利于团结稳定和改革发展的言行作坚决斗争，虚心听取群众意见、建议和批评，自觉维护党的形象，时刻体现党员领导干部的先进性。

以上是我的整改措施。从我做起，从现在开始，永葆工作热情，努力实践诺言，欢迎各位党员和职工群众监督我的行动。

第4篇：烟草严格规范富有效率充满活力活动个人整改措施

开展创建“严格规范、富有效率、充满活力的昭通烟草”活动个人整改措施

按照市局（公司）党委关于创建活动狠抓整改和推动落实阶段工作的具体安排意见，通过第一阶段的学习教育和述职述廉、民主评议，我初步认识到了自身存在的问题及不足，也理清了自己今后的努力方向。对照“五查五比五看”的要求，从思想状况、工作作风、解放思想、落实科学发展观、履行职责、正确行使权力以及廉洁自律等方面的内容，结合民主生活会上征求到的意见、建议，进行认真反思，深刻剖析根源，确定整改的重点，确保达到自我教育，自我提高的目的，特制定如下整改措施。

一、指导思想

二、个人对照“五查五比五看”存在的问题

1、素质能力不适应。知识透支，能力欠缺，放松了自我学习，忽视了知识能力的培养再造，学习的自觉性、主动性不强，不愿挤出时间学，给自己找客观原因，自己放宽了自己，即使有了时间也坐不下来、深不进去。忽视理论学习，致使理论素养跟不上，把握形势、了解大局不够透彻。

3、深入科（室）调查研究少，只是局限于对工作内容、程序和数据的掌握和收集，对基层的“热点”、“难点”了解的不够深入、具体。