会计师事务所业务档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范本单位业务档案管理，有效保护和利用档案，特制定本制度。
第二条 本制度适用于本单位办理审计、验资、工程等业务所形成的业务档案，公司办理其他鉴证业务形成的业务档案，可参考本制度。
第三条 业务档案是指注册会计师和造价工程师及其执业人员在执行业务过程中，对制定的审计或造价计划、实施的审计或造价程序所获取的相关审计或造价证据以及得出的审计或造价结论作出的记录。它是审计或造价证据的载体，是出具报告的主要依据。
第二章 组织管理
第四条 本单位由合伙人分管业务档案管理工作，设一名档案管理人员，全面负责本单位业务档案的收集、整理、立卷、调阅、销毁工作。各业务部门应积极配合专职档案管理人员完成档案的移交、归档工作。项目负责人对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责。
第五条 档案管理人员要严格遵守制度，认真负责，不得将档案外传，不得丢失，档案管理人员工作变动时，应办理移交手续，由分管档案的领导监交，有关人员签字。
第三章 业务档案的归档工作
第六条 凡本单位在工作中出具的审计、造价等业务报告及其为报告所做的工作底稿和附件均作为业务档案。
归档工作由5个步骤组成：整理、登记、装订、装盒及入库码放。
第七条业务档案整理应按照以下程序进行
（一）业务部门整理
（1）项目负责人应在审计或工程项目报告日后30日内将工作底稿、报告等相关资料整理归档，任何人不得拒绝或据为己有。
（2）针对客户的同一财务信息执行不同的委托业务，出具两个或多个不同的报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相应业务类型的档案。
（3）整理的资料要做到完整有序，索引号要与目录保持一致，反映工作底稿间的勾稽关系。
（4）业务档案的归档内容要按照规定做到完整无缺。
（5）整理好的底稿要经过项目负责人和分管领导签字后，交付给本单位档案管理部。
（二）档案专职管理人员整理
项目审计人员要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录依序做进一步整理。如发现底稿中有问题：如审计人员、项目负责人未签字，主要归档材料不全、页码混乱等，要及时将档案退给相关人员，补齐后重做整理归档。项目审计人员在整理的同时，应填写《业务档案登记表》，登记表上的主要信息应与本单位的发文记录保持一致。
（三）业务档案装订和护封
（1）装订：装订要做到牢固、整齐、美观，不压字，不漏页，不影响阅读。
（2）打页码
（3）护封：业务档案的封面应有本单位全称、业务单位全称、报告文号、卷数、页数、入档盒号、审核人和立卷人盖章、存档日期等。
第四章 业务档案的管理
第八条 业务档案的管理
业务档案上柜存放的要妥善保管，为方便使用，不同种类的档案应相对集中存放，档案柜上应注明柜号、档案种类、年号、档号的卡片。
第九条 业务档案的借阅与查阅
（1）本单位业务部门因工作需要借阅档案的，需经主管领导同意；非业务部门因工作需要借阅档案的需经本单位负责人批准，办理借阅手续。借阅后应及时归还，最长不得超过一周。
（2）借阅档案时借阅人应承担保密责任，不得泄露原委托方商业秘密，也不得外借他人。
（3）借阅人应保持案卷整洁，不得勾画涂改、伪造、拆页，不得擅自抄录复制，确需抄录复制的应取得本单位负责人的同意。
第十条业务档案的归还
（1）归还档案时，档案管理人员要检查档案的完整性，办理退还手续，对于到期未归还的档案要及时追索，没有追索到的，应及时报告单位负责人处理。
（2）归还的档案若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应要求借阅人恢复原样，借阅人若将档案丢失，应说明原因，由单位负责人签字，档案管理人员和单位领导签字后归档，并追究相关责任人的责任。
第十一条 离职人员档案清理
当业务人员办理离职手续时，应由档案管理人员清理有关业务档案，并在其流程表上签署意见；若存在欠交底稿或未归还业务档案情况，管理人员应催促及时上交，未办理完，不得办理离职手续。
第十二条 业务档案的销毁
（1）自出具报告起，本单位对业务档案底稿至少保存十年，不得在规定的保存期内，对归档的档案删改或销毁。
（2）保存期满后对确无保存价值的档案，由档案管理人员及合伙人提出书面销毁意见，经本单位负责人书面同意后销毁，并进行监销。
第十三条 附则
如未执行本管理制度，对相关责任人分别进行相应处罚，第一次警告提醒，未改正者罚款50—100元。
本制度由湘能卓信会计师事务所（特殊普通合伙）山东分所负责解释。
本制度自2023年06月01日起执行
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