会议室使用管理制度(试行版)

作者：温飞红 | 发布时间：2021-01-23 00:44:24 收藏本文下载本文

会议室使用管理制度 1.目的规范公司会议室使用流程，充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，以确保公司各会议的正常召开，制定本制度。

2.适用范围适用于***公司各种例会及专题会议。

3.职责 3.1 行政部：为公司级会议管理部门，负责会议的管理控制与会议的组织统筹安排管理； 3.2 各部门：为部门级会议管理部门，负责会议的统筹安排。

4.会议分类 4.1 周例会：部门周总结计划会议，公司周总结计划会议； 4.2 月例会：部门月度总结计划会议，部门负责人月度总结计划会议，公司月度表彰会议； 4.3 季度会议、年度会议、专题会议及其他临时会议。

5.会议室类型序号会议室名称地点使用范围备注 1 大会议室一楼公司级会议、公司月会、及专题会议 2 政事堂二楼右侧面试人员、部门会议、临时会议、紧急会议 3 集议堂二楼右侧面试人员、部门会议、公司客户 6.会议室使用办法 6.1 公司会议室的管理有人事行政部统一负责。会议涉及使用的设备及设施由制定制定专人负责保管与管理。

6.2 非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。

6.3 为了避免会议发生冲突，各部门如需使用会议室，至少提前一天告知人事行政部，可提前预定本周的会议室；后办理相关手续，以便统一安排。（表格见附件一）6.4 临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向人事行政部提出申请并登记。

6.5 各部门申请使用会议室时，需明确使用时间，参加人员等，如有需要协办的事项提前注明，人事行政部可根据实际情况做好相关服务工作。

6.6 如遇到会议之间发生冲突，要遵循先登记先使用、对外优先、先紧急后一般、局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，本着重要，紧急优先的原则自行协商解决。

6.7 已安排的会议，应准时召开和完成，以免影响其他会议的召开；会议延长、改期或取消，使用人需提前半天告知人事行政部。

6.8 开会期间，不得随意移动、拆卸、损坏室内设施、人为损坏会议室资产；请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪、影幕、音响、空调等。

6.9 必须正确使用会议室的设施、设备。如因使用不当致设施、设备损坏的，使用人须照价赔偿。

6.10 会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电源、门窗，如发现设备故障和公物损坏应及时报备人事行政部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。

6.11 会后桌椅等物品摆放整齐、归位，保持会议室环境卫生整洁；如未及时整理，会议负责人乐捐 20 元/次。

6.其他说明 7.1 各部门需要使用投影仪需提前一天到人事行政部预约登记，使用当日领取；每次使用时都要如实并及时做好使用日期、具体的起止时间、使用内容及使用者姓名等记录，再以邮件形式附件《会议室使用申请表》进行申请流程。

7.2 使用人应按时归还投影仪并做好相应的时间登记。

7.3 人事行政部会在申请当日下午 6 点之前，于企业微信大群公布本周会议室预定情况，便于各部门安排培训及会议。