物料提单及采购物料周期规范试行版

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物料提单及采购物料周期规范（试用版）

一、总则

（一）目的：为加强公司采购业务流程的管理，规范物料需求表提单流程及物料的采购周期，提高整体工作效率，结合公司实际情况，特拟定本规范。

（二）适用范围：适用于公司的除立项（改造类）所有物料采购。

二、相关作业管理规定

（一）《物料需求表》具体要求

1.采购合同应由采购员根据经总经理审签批准的《物料需求表》进行签订。

（1）物料需求部门填写并报各级领导审批，按照《物料需求表》格式清楚列出项目名称和采购物料的详细规格型号、技术资料、单位、数量、需求日期、交货地点等，并对申购的物料的用途、质量及技术要求有解释义务。对于有特殊用途的物料，需求部门应标明物料用途。必要时，应附上图纸、图片或样品等资料，如物料需求表填写不规范，采购部不予接收，需求部门应按提单要求重新发起《物料需求表》。

（2）仓储部门需对需求物料的库存情况进行核对，并在《物料需求表》中标明库存数量。

（3）物料需求部门应将审批后的《物料需求表》交给行政采购部文档管理员记录并由其送递行政采购部领导签署和分配到具体经办采购人员。签署分配完毕后，《物料需求表》原件由行政采购部文档管理员扫描存档后交由财务部门归档。采购人员只能执复印件。

2.《物料需求表》原件原则上是不能修改，如若需对其内容修改，应有相应的领导签字确认。必要时，可重新填写《物料需求表》，原单作废。采购部不受理涂改及未经总经理或有权签字领导签批的《物料需求表》。具体如下：

（1）《物料需求表》上的合同主体修改，须由总经理签字确认；同一张《物料需求表》上不能同时出现两个及以上公司抬头的情况。

（2）《物料需求表》上的数量原则上只能改少，不能改多，如若改多，须由总经理签字确认。

（3）《物料需求表》上“以下空白”以下不能新添物料名称，如需添加，须由总经理签字确认。

（4）《物料需求表》上的物料名称、规格型号、单位、备注等处修改，须由部门主任（或以上领导）签字确认。

具体格式详见附表一《物料需求表填写规范》

（注：采购部不负责物料需求表预计单价的审核，最终合同/订单单价以采购人员市场询价为准）。

（二）采购部采购作业流程

1.采购物料询价和议价

（1）采购员被分配到采购任务时，应对《物料需求表》中各项物料信息明确好后开始实施采购作业。采购员应将需求物料的申购数量、外协资料、质量及交货期等要求准确无误的传达给供应商，拟好《询（报）价单》，以合适的方式发至对应的供应商进行询价（优先在合格供应商内选择询价，也可以向临时供应商询价；有必要可以开发新的供应商进行询价），对每一种物料（特殊物料除外）应至少寻找3家供应商进行询价，以确保采购价格的合理、公正和可比性。特殊物料是指这些供应商所供的物料：签订战略协议的供应商、独家协议的供应商、技术部门指定的供应商以及独占卖方市场的供应商。

（2）外协类在询价时提供给供应商的除清单外，必要时还包括:

①设计图纸

②工艺标准

③检验标准

④材料的规格、数量等

（3）若所有合格供应商中未有符合所需求物料采购的询价资格，按照《新供应商开发和评价控制程序》中要求通过各种渠道搜寻符合询价资格的新供应商通过适当的方式进行询价作业，索取报价。

（4）采购员负责追回《询（报）价单》或其他报价信息，并编制《采购/外协评审表》进行价格对比，依据市场行情、历史价资料等结合自身采购量和商务要求对报价有异议的部分与供应商进行议价，确保采购价格的合理性。

2.供应商提供的《询（报）价单》做作如下规定具体要求：

（1）采购合同及订单的《报价单》必须是盖有公章或合同章的原件或彩打扫描件。但对于零星采购、单次采购或网购，可放宽范围至扫描件或淘宝打印页面；常规的外购件可以让供应商在报价时注明报价的有效期（有效期时间最长3个月）；

（2）关于多次报价情况：合同附的《报价单》情况需与采购评审表保持一致，即评审表里面有几家供应商报价有几次报价，后面附的《报价单》必须和评审表一一对应；

（三）供应商的选定

1.根据询报价、议价和选定供应商等结论，采购员需完善好《采购/外协评审表》表格内容和采购员意见，走合同会签流程。

2.根据价格评定、综合评估采购风险后原则上应选定合适的合格供应商（同等条件优先选择）或临时供应商进行合作。

3.若合格供应商或临时供应商不能完全满足新需求供应要求时，采购部门应积极拓展新的采购渠道，对相同物料要寻找3家以上供应商进行各方面评定。对新供应商的开发与评定具体作业流程按《新供应商开发和评价控制程序》中要求进行。

（四）采购合同/订单拟定与审批

1.采购/外协人员确定供应商和价格后，应分订单采购、合同采购（外协加工合同）二种形式进行采购。

2.《采购评审表》制定

具体要求：根据供应商提供的报价单，选择性价比高的物料购买并做出采购评审表；

3.合同、订单签订

对于在一家供应商单次采购总价格在3000元以上（含3000元）的采购需签订采购合同。对于大宗商品的采购可签订框架合作协议，但不得列示具体采购数量。

1 合同中的产品名称、品牌、规格、型号、描述、单位，按《物料需求表》上的物料名称、型号、图号等要求填写，如相关信息不明确的，需要需求部门解释后修改需求表上的相关信息。

2 合同中的数量可以比《物料需求表》上的数量少，但是不能多。

3 单价、金额栏：数字要保留两位小数，使用千位分隔符。

4 需求号要与《物料需求表》上的编码一致。

5 合同金额：要按财务语言填写，金额数值大小写须一致，须顶格填写，小写要带￥。

6 交货日期、地点：此处的备注要按实际签订的合同内容在相应选项前打“√”。

7 付款方式及付款期限：发票类型一般情况下均是增值税专用发票，税点要跟供应商确定准确后填写，合同签订后税点不允许手动更改，如需更改须重新签订合同，并保证在制单人制单之前把准确税点给到制单人。

8 供应商信息栏的账号、开户行等要据实填写，根据该供应商的开户许可证等资料填写。合同提交到财务部会计人员之前该供应商要盖好章。

9 采用的国际标准、国家标准、行业标准或企业标准；

10 图纸、规范、技术要求以及产品认证要求；

⑪ 合格证、检验报告、验收方法、验收准则；

⑫ 开具发票的类型、税率；

⑬ 违约责任及纠纷的处理。

合同内容填写的具体要求不局限于此，合同内容有差错，一律退回，重新签订。

4.以上标准的采购评审表、采购合同及合同附页附上已签核的物料需求表和报价单发起合同会签签核流程。

（五）采购文档管理

1.财务部对采购/外协合同原件进行统一管理。

2.行政采购部保留合同会签及扫描件并由文档管理员存档。

（六）采购/外协合同管理

1.合同签署生效后，采购员跟踪合同的执行情况，监督和跟进甲乙双方履行合同条款的义务和权力（包括付款情况）。需要时协助法务部门处理合同纠纷。

2.采购员负责每日对采购物料进度跟踪，更新《物料跟踪明细表》，并及时将进度情况汇总到共享文档，便于需求部门查阅和项目进度安排。

3.合同在执行的过程中，如遇生产、经营等情况发生变化，需要变更合同时，采购员及时与供应商沟通，按国家相关法律法规，办理修改、补充、取消合同等事宜。

4.采购员在跟踪外协任务时，若发现外协生产过程中出现图纸设计等问题，应及时与设计人员沟通，若需修改图纸时，应由原设计人员负责修改，采购员应及时将新图纸发给供应商。

（七）采购物资的验证

1.采购员跟踪到货时，要求供应商准确无误的与产品一起提供《送货单》，《送货单》主要内容应有：需求单号、物料名称（与合同上清单名称一致）、规格型号、单位、实际交货数量等。在办理采购物资入库时，由仓管员填写《进料验收单》，交需求部门检验，检验合格后，由采购员负责和协助仓库制单员办理入库手续。

2.供应商提供的检验报告、合格证、质量体系等证明文件，由需求部门负责保管。

（八）结算与付款

1.采购员根据合同签订要求有预付款时，根据预付金额填写《付款审批单》，协同合同会签的相关资料一起报审批，跟进财务付款。

2.采购员根据合同签订要求有进度款时，根据进度金额填写《付款审批单》，协同反映进度完成状况的资料一起报审批，跟进财务付款。

3.采购员根据合同付清货款时，根据支付金额和报销金额分别填写《付款审批单》和《费用报销单》，协同发票、合同会签的相关资料、收货入库单等一起报审批，跟进财务付款。

4.针对供应商提供的发票作如下规定：

（1）供应商签订合同的采购员在邮件中明确发票要邮寄给负责下合同的采购员，后续如果发票遗失或过期，如果是供应商责任的供应商自行承担损失，如果因我司原因造成的损失由采购员和所在部门的部长共同承担损失；

（2）有部分同事存在调岗或出差造成工作交接时发票交接不清楚，造成发票遗失或过期：作交接时需双方在交接单上签字，接收发票的采购员签字确认，后续如果发票遗失或过期，造成的损失由采购员承担损失；

（3）有些供应商开具的发票不规范不符合财务要求需退回供应商，造成发票遗失或过期：因供应商原因导致发票过期造成的损失由供应商自行承担，因我司原因造成供应商开具发票不规范退回而过期的，造成的损失由采购员和所在部门的部长共同承担损失；

（4）针对发票要建立档案共享机制，收到发票的采购员要做好登记，每周至少要更新一次发票到期的天数，采购文员进行此项工作的监督与督促；

（5）采购员应在收到发票之日起2个月内完成报销流程；如果发票在2个月内到期的，走完报销流程有可能过期的要邮件告知采购文员，由采购文员协助先让财务销账。

（6）财务中心如果发票有问题不能报销，1周内需以邮件形式及时通知采购员重新开具发票，如果因财务中心不及时通知行政采购部而导致损失的，财务人员对造成损失负全责的，由财务中心承担；若该损失属共同责任的，由相关部门共同承担。如果发票在2个月内到期的，走完报销流程有可能过期的要邮件告知采购文员，由采购文员协助先让财务销账。

三、紧急采购处理

（一）关于紧急物料的采购：为配合需求部门或生产部门的紧急需求，采购员除了按正常手续紧急处理采购任务外，也可参考以往就近历史价格或紧急询价得到的合理价格，紧急议价，加速办理会签提交手续。必要时，经领导同意，可以直接指定信用可靠的合格供应商先行进行加工生产和供货，但都应事后补全合同会签等相关的手续。

（二）无论紧急程度如何，都需要严格按照公司程序办理会签手续。会签进度由采购文员跟进，若跟踪不畅，报相关采购领导，由其进行协调沟通。

注：提单部门须在物料需求表下方采购方式标清“加急”，采购部加盖加急章后，并经总经理签字确认方可适用紧急物料的采购。

四、合同（订单）签字流程及采购周期

1.采购员询价、议价、定价并发起订单/合同会签→采购部部长审核→需求部门中心领导→价控→财务领导→分管领导→总经理。

2.合同审签完毕后通知供应商备货并确定交期。具体物料交货周期详见附表二《物料提单归口及采购周期表》。

五、附则：

1、本规范自发布之日起执行；

2、行政采购部负责本规范的拟定及修改。

华强方特（济南）旅游发展有限公司

2019年6月22日

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