怎么做好企业档案工作汇报

作者：SZZP09 | 发布时间：2021-01-23 18:08:45 收藏本文下载本文

第1篇：怎么做好档案管理

档案管理制度

一、档案管理员职位定义

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。

二、档案管理员工作职责

档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案管理员thldl.org.cn工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，济济做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

三、案资料管理员安全岗位职责，格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

四、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

五、校档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。

六、库房是保管学校档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进人库房。

七、期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

八、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作

九、档案管理员岗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有档案管理基础知识和工作经验；

3．工作心细，品行端正，原则性强；

4.熟悉最新的档案管理相关法规，流程，认真负责，细致耐心，5.熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。

第2篇：浅析如何做好企业档案档案工作

浅析如何做好企业档案室档案工作

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。

一，提高软硬件水平

(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。

计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。

(二)是构建数字档案室的软件平台。

在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。

二，实行人本化的管理

管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需

求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。

（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。

企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

（二）、尊重档案人员的发展机会。

企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。

（三）、创建科学的激励机制。

首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。

三，提高档案管理人员的素质

信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：

(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。

档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。

(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。

要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。

(三)加强调查研究，掌握利用规律。

档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研

究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。

四，实现档案管理的信息化

计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：

（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。

按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。

（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。

根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。

（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。

通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。

（四）.利用计算机技术进行档案检索。

充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。

（五）.联机检索档案。

利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上

拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息

六，科学管理做好档案保管工作

（一）改变室藏

改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。

（二）丰富室藏

就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。

丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。

（三）优化室藏

就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。

以上就是我对于企业档案室档案管理的几点思考。让我们共同努力，做好企业档案室的档案保管工作，为我国案事业的发展尽绵薄之力。

第3篇：怎么做好档案的收集

怎样做好档案的收集工作

编写吴金林

档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，然而，据我了解，当前档案室的这项基础性工作不容乐观。有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整的收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。关于当前档案室档案收集工作难的问题，我认为主要表现为：文书档案收集易，专门档案收集难；纸质载体档案（文件）收集易，特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；正式文件收集易，“白头”（领导讲话、合同等）文件收集难；单位保管的档案（文件）收集易，个人保管的档案（文件）收集难；大单位的档案（文件）收集易，小单位的档案（文件）收集难。收集难，难收集，是当前档案工作中经常遇到的难题。为什么收集难？对档案室档案收集难的原因我认为原因之一在于单位领导对档案的认识不够和业务部门不愿意移交。但我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为全社会服务的角度去认识档案，好多档案，单位档案人员收集不上来，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。为自己方便，对档案员不放心，把档案（文件）居为己有的领导，不仅不是重视档案的作用，而是一种带头违反规章的行为，这种领导只能说是不会工作的领导、是没有大气的领导、是没有远见素质不高的领导，一身小家子气的领导。在这样的领导领导下的单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室，认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于档案人员素质的问题，移交什么、收集什么心中无数，有些单位的档案人员，或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。收集什么，是我们做好收集工作首先必须解决的问题。在一个单位而言，我们应结合实际，制定出切实可行的文件材料归档与不归档范围。如何保证收集齐全，我们必须建立相应的制度来保障。譬如：建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位一年形成了多少材料，才能准确把握文件的位置与流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间互相扯皮现象发生。

那么，到底该如何才能做好档案的收集工作呢？下面我就跟大家一起来学习、探讨一下。

档案是人类社会的原始记录。它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。同时档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。有了档案，档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用才具备物质对象；离开档案，档案工作就是“无米之炊”，而且收集工作的质量，直接影响着其他业务的开展，决定着其他业务工作的优劣。弱国收集的档案不完全，那么整理工作中就难以保持文件之间的有机联系；在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值，正确划分保管期限，在利用工作中就难以满足社会各方面利用档案的需求。因而，档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的基础工作环节.档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，具体而言，是指按照党和国家的规定通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散保存在各个机关、部门、个人手中和散存在其他部门的档案，有组织，有计划地分别集中到综合档案室的活动。一般而言，机关档案室的收集，主要抓好立卷归档和搞好平时收集两个方面的工作。

一、抓好立卷归档

立卷归档是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点。在正常情况下，机关档案室的收集工作是通过一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书部门或业务部门及文件工作者，将社会活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存的活动过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，称归档制度。比如，1987年9月5日颁发的《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位的档案机构或档案员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”建立和健全归档制度，是机关档案室做好收集工作的关键，归档制度应由机关档案部门和文书、业务部门共同研究制定，共同维护和执行。各单位要建立和健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责，作为考核的重要内容，确保每项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求。

(一)归档范围。

归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。

机关文件材料归档范围包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

机关文件材料不归档范围也包括四个方面：一是上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；在我们邵东，上级机关尤其是业务上级主管机关任免、奖惩，非本机关工作人员的文件，一般单位都组了卷，有的甚至做长期保管，这种做法是非常错误的，各个单位通过这次学习后，要纠正过来。例如：一份人民银行市中心支行关于新邵县人民银行行长职务任免的通知，对于邵东县人行进行文件归档时，就应将这份文件剔除出去，因为它不属于归档范围，单位要留下，也只能作资料保存。例如一份县建委关于房产局某同志的处分材料，作为同样属县建委管辖的自来水公司，在进行当年文件归档时，也应将此份文件剔除出去或作资料保存。例如一份县委关于乡镇人大换届选举的任免批复文件，作为县档案局、县建委等无关单位，进行文件归档时，就应该将此份文件列入不归档范围，剔除出去或作资料保存。例如一份县委办关于成立计划生育领导小组或者召开经济工作会议通知或者乡镇财务管理办法的文件，对于房产局来说，就不必归档；二是本机关文件材料中的重份文件（同一内容的文件，有时会有几份甚至多份，收集归档时，只留一份，但拣选时要注意保留上面鼬领导批示或有其他承办标记或说明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件），无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料，例如一份县综治办关于见义勇为的情况通报或者县档案局召开的档案工作会议材料，对于房产局来说，就不必归档；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

需要注意把握的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。

归档和不归档范围主要依据2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》的有关规定进行。各门类档案具体归档范围如下：

1、文书档案类

文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。

（1）本单位形成的文件材料归档范围有：一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料；二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；三是较重要的材料。指本单位形成的“白头文件”，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人事（含人事日常工作及死亡干部档案）、合同、协议、科学研究、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访、领导的批示、领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的文件材料；反映本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的剪报、荣誉证书、声像材料、实物等。

（2）上级单位的文件材料的归档范围包括：一是需贯彻执行的会议主要文件材料，本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件；领导人、人民代表等视察、检查本单位的文件材料（含声像材料）；二是代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本（包括报纸、刊物转载的文件材料）；

（3）同级单位和非隶属单位的文件材料的归档范围有：一是虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件；二是对本单位检查的重要文件；三是重要的来往文件。

（4）下级单位的文件材料的归档范围有：一是下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表、预决算及法规性备案文件；二是直属单位报送的重要科技管理性文件材料。

2、各单位业务档案

主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案，民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案，人民法院的诉讼档案、仲裁档案，县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案，县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案，各医院的出生档案、病历档案、疾控这些的计划免疫档案、防疫档案，县公安局、派出所的户籍档案、案件档案，县经管局的土地承包档案，县林业局的山林定权发证、退耕还林档案，县教育局、各学校的学生档案、教学档案，县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案，县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案，县住房公积金管理中心的公积金贷款，提取档案，县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案，县物价局的物价管理档案，县环保局的环境监测档案，县残联的残疾人档案，县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案，县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案，县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案，县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要，很多都是民生档案，必须收集到档案室统一管理。

3、科技档案

科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

现有科技档案主要有以下几种：工业生产技术档案，农业科技档案，基本建设档案，设备仪器档案，科学技术研究档案，以及专门技术档案。（1）工业生产技术档案

工业生产技术档案主要是工业产品档案，它是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。但具体的内容构成，却因情况的不同而有较大差异，应具体分析才能正确地把握。这类档案，机关、事业单位都没有，大家了解一下。

（2）农业科技档案

农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。

(3)基本建设档案

基本建设档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说，是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套，是有机联系的整体。基本建设档案内容一般包括：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生产技术准备、试生产，工艺、装备，涉外文件，财务、器材管理，有关科研项目，以及其他资料等。对一般单位来说指单位办公楼、住宅楼、食堂、道路硬化等建设项目从酝酿、规划到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划；测量、设计、施工、竣工、审计、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

(4)设备仪器档案

设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，主要指本单位各种车辆、一般性办公设备的使用说明书、保修单等，有关仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等。一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。

(5)科学技术研究档案

科学技术研究档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。科学技术研究档案的内容一般包括：

一是研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。二是研究试验文件。包括：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。三是成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题工作总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。四是成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。五是成果推广应用文件。包括：推广应用方案技术转让合同，工作总结，同行评价和用户反馈意见等。六是其他有关文件。

(6)专门技术档案

所谓专门技术档案，是指在某些专门技术活动中形成的科技档案，主要包括：地质档案、测绘档案、环境保护档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案。

地质档案是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案一般可划分为：区域地质调查档案，固体矿产地质档案，石油地质档案，海洋地质档案，物探和化探档案，水文地质和工程地质档案。

测绘档案是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。是测绘活动过程和测绘成果的直接记录。按照使用性质的不同，测绘档案一般分为基本测绘档案，专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。

环境保护档案是环境管理和环境监测活动的直接记录，包括环境管理档案和环境监测档案两个基本部分环境管理档案主要有环境保护法规性文件和环境保护规划文件；环境监测档案，主要有环境监测计划、月报、年报、年鉴及环境质量报告书，环境监测技术方案及审定意见，环境监测记录和技术总结，工业、农业、交通、生产等污染调查和评价文件等。

气象档案是在气象观（探）测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。包括：包括气象记录档案，气象业务技术和服务档案，气象业务技术管理档案。

天文档案是在天文观测、研究活动中形成的科技档案。主要包括3种成分，一是在天文观测活动中形成的各种原始记录、图表和照片；二是根据原始记录，经过综合、分析整理的各种定期报表和图件；三是观测规范和仪器设备的常数记载文件。

水文档案是在水文观测（测验）和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案。其主要内容有：站网规划和测站文件（如站网规划、设站和测站的考证文件、水文测站的任务书和鉴定书、各种分析成果等），水文测验文件（如测验记录和报表，水文查勘调查记录、照片、图表，各项水文特征值统计文件、曲线图和分析成果等），水情预报文件（如各种水文预报方案、应用计算机编制的各种水文预报程序、水情简报和水情总结，年度抗旱总结，水文规律分析成果等）。

地震档案是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案。主要有地震监测档案和地震分析预报档案。

4、会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。

5、声像档案

随着社会的发展以及科学技术的进步，人类不仅可以将自然现象和历史事件，通过文字表达，而且可以通过各种声像记录手段，客观地、形象地反映政治、经济、外交、文化、教育、科学研究、军事、艺术、新闻等各个领域的活动，产生了与纸质的文字档案并行、载体形式特殊的声像档案。这些声像档案已成为国家档案的重要组成部分。

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、外交、文化、教育、科学研究等各种活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。

声像档案种类比较多，但在一般机关、团体、企事业单位，常见的主要有录音、录像、照片档案。

声像档案形意结合，形象逼真，以画面的可视形象，生动地展现在读者面前，而且配有音乐、语言，便于利用者理解和接受。声像档案具有强烈的时间感和空间感，依赖先进的科学技术和快速的传送手段，把一瞬即逝的“容貌”记录下来并予以再现，可以将人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。但声像档案易复制、好转移，原件与复制件难区分，因此，在收集和保管的时候要注意区分和辨别。

6、电子档案。

各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件)均应归档保存。范围可参照国家、省、市有关纸质文件材料归档的有关规定执行。

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：

（1）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。（4）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

（5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

（6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。（7）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（8）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。

（9）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。（10）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

收集时要注意：一是归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。

二是在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

各单位应依据《电子文件归档与管理规范（国家标准）》，以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。

7、实物档案

归档实物是立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。收集范围包括本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。

本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。其它有重要保存利用价值的实物。

收集时要注意：一是归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。二是收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

三是归档的实物应保持整洁、无破损。四是归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。五是本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。六是归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。

收集时间：对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。确定归档和不归档范围时，以后几点要注意：

（1）把握归档的重点：应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件为主。

（2）凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。

（3）本单位对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

（4）转变认识上的误区：一是认为红头文件应归档，白头文件可不归（比如有些单位本级发文收集很齐，可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不归档，事实上，红头文件固然重要，白头文件同样非常重要）；二是认为上级文件都应归档，而本级文件无所谓（例如有些乡镇上级文件收得很齐，而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐；有些学校上级文件收得很齐，而本校校务会议记录、设备档案等收集很不齐全；有些乡镇财政所财政局文件收了不少，但本所会议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有，事实上，本级文件是最重要的，如果遗失了，以后再也无法弥补，而上级文件遗失了可到上级主管部门查找）；三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。

（5）注意收集这些经常容易漏掉的文件材料：一是内部及直属单位的专门文件材料。如统计部门的普查材料，科委机关的成果材料，纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险文件材料，专利部门的专利文件材料，技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门文件材料；二是“白头文件材料”。如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿，党组（党委）或行政会议记录等；三是会议文件材料。如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料；四是非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电子文件、荣誉证书、锦旗、印章等实物；五是收发文件的处理单，真实地记录了文件的形成、办理过程，有保存价值的都应归档。许多单位发文没有保存文件处理笺，有的连底稿都没有保留。如果领导签字的依据都丢了，这个文件的价值也降低了很多，有不良企图的甚至可以伪造文件进入档案室，以便以后利用。因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。

（6）党政机关以及非业务部门收文的处理。每个单位都会收到不少中共中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府、县委、县政府及其有关部门的红头文件，这些文件中如果有机密文件，则以后要被县委保密局回收，因此应该单独存放，以免以后找不到承担责任。如果不是机密文件而与本单位业务有关，即有的是上级业务主管机关以上级党政机关行文的，有的是本单位起草以县委、政府或两办名义发文的，有的是批转本单位有关文件的，有的是主送或者抄送本机关的，有的是任免、奖惩本机关工作人员的，有的是批复本单位的请示、有的文件上面布置的工作是直接点名要本单位办理的，有的是领导机关研究本单位重要工作的会议纪要，有的简报中是有本机关重要信息的，有些重要工作会议是以党政机关名义召开的，等等这些重要文件要按其对本单位利用价值的大小，永久或长期或30年保存。如果是需要贯彻执行的法规性文件，比如财务、人事、编制、劳动和社会保障以及党委政府有关全县发展等各方面的政策性文件，则要做短期或是10年保管除这两部分外，其他一些普法性的实际上是供参考学习不需办理的和非法规性的一般文件，这些不必归档。可以把它们作为资料保存几年时间，再报请领导销毁。（7）本机关产生的不归档文件的处理。本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，比如县纪检会，每年将自己的发文做3套发文汇集，一套放办公室柜子里查阅，一套放档案查阅室，一套备查。二是其他重要资料可以装作一本做资料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随意处理。

(二)归档时间。

归档时间是指文书部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。根据《邵东县中小学校档案管理办法》，各单位文书档案执行行政年度（每年1月1日至12月31日止），应在次年六月底前归档；其中专项工作如突发事件、专题调研、会议等重要活动待结束或告一段落时，及时做出总结后的1个月内归档；业务档案上级有规定的按上级要求时间归档，没有要求的按县档案局要求归档，如教学档案执行教学年度（当年9月1日至次年8月31日止），应在次学年度寒假前归档；科研类文件材料在科研课题鉴定后归档；基建类文件材料，在工程项目竣工后两个月内归档；设备仪器类文件材料在开箱验收后及时整理归档；会计类文件材料随时整理立卷，在会计年度终了后由财会部门保管一年，然后向综合档案室移交；照片、音像制品、实物和电子档案，随时整理归档；论文、著作、科技文章正式发表后原件即时归档；单位编写印制的出版物、汇编、教材、简报等的原稿（领导签发稿）、印本与电子文稿，印毕后一并归档；单位工作人员因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等，其带回的文件材料必须按归档范围的规定，及时向综合档案室归档。确保按时完成一般可运用三种形式结合收集:随办随归;定期收集;年终集中收集

（三）归档要求：

1、归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承担，单位档案管理人员负责指导。

2、归档文件必须是原件（外来复印件除外），做到种类齐全，份数完整、准确，定稿与印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。纸张质量符合要求，用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格。书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久字迹材料；传真件应与复印件一起保存归档；不得使用涂改液。归档文件上有金属物的，应去掉，重新缝（粘）合3、归档文件的排列、编目要规范有序。要按级别、重要程度、时间顺序、问题和责任者等依次排列，如批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后等。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应符合要求。

4、电子文件应与备份的纸质文件一并归档。

二、搞好平时收集

平时收集是指机关档案室收集档案的一种辅助途径，主要是指收集零散文件归档。

我们所说的零散文件，是指机关工作中没有归口集中管理，失去控制的文件材料。一些机关由于意外的原因（如火灾、水灾等），还有机关的搬迁、内部机构的变化、人员的调动等，都有可能导致档案、文件散失。要维护档案的完整，就必须经常注意零散文件的收集。平时收集的零散文件主要包括散失文件和“账外”文件。

1、散失文件。散失文件是指在文件办理过程中，或办理完毕后，未及时归档而下落不明的文件。有由于文件管理制度不健全，文件办理完毕后混入到个人书籍材料中，一时未寻找出来的；有由于文书处理人员蓄意私存而不交出来的。在这些文件中，不少是比较重要的，需要平时密切注意，随时随地收集归档。

2、账外文件。主要指未经文书出来部门收发登记的内部文件和外部文件。就一个机关来说，常常有这样一些文件遗落在登记账簿之外：一是会议文件。包括会议记录、领导人或机关其他人员外出开会带回来的文件材料，负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录，会议中形成的声像材料；二是本机关党组（党委、党支部）和人事部门形成的材料；三是本机关的规章、制度、办法、调查材料和各种基本数字统计表；四是不经收发文登记（属于公务活动）的领导人“亲启”信件及反映机关领导人公务活动的各种声像档案；五是本单位向报社、电台、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告、照片、录音和录像。

上述这些文件材料很不容易收集齐全。然而这些文件往往反映本单位的一些职能活动，所以不可忽视。

平时收集的关键，是要充分发挥主观能动性，善于多想办法，才能做出成效。可以采取这样一些办法：一是抓注各种检查、内部机构调整、人员调动等机会，帮助机关领导和有关部门，对文件材料进行全面清理，发现和收集散失在个人手中的应当归档的文件材料；二是主动上门，收集整理机关领导人和有关人员外出开会或执行任务带回的文件材料。三是了解本单位各阶段的中心工作，及时收集整理在那些独立性活动中所形成的成套性的文件材料。如规模较大的会议，要赶在会议结束时尽快收集全套会议文件，整理归档；四是为了使应归档的文件收集得完整，我们要把好登记关（建立收发文登记薄）、打印关、印章关、传阅关和借阅关。

档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的崇高事业，因此，我们首先必须让应归档文件齐全完整的收集到档案室，这样，档案工作才具备物质对象。但由于种种原因，收集难、收集质量差仍然是当前一直困惑着档案室工作人员的两大难题。具体表现在三个方面：其一是，一些应当归档的文件材料不能按时收集、归档，直接影响着档案的整理工作和其它各环节的正常进行；其二是，一些应当归档的文件材料收集不齐全，达不到档案完整率的要求；其三是，一些归档的文件材料、技术资料不符合要求，使收集质量受到很大影响。

分析当前档案室收集难、收集质量差的原因，无外乎以下几个方面：其一是，机关人员特别是机关领导干部档案意识薄弱，不重视档案工作；其二是，机关文书处理工作与档案工作脱节，影响了档案的收集工作；其三是，某些机关人员特别是机关领导干部存在着本位主义思想和档案私有观念，不愿交出自己手中的一些应当归档的文件材料和技术资料；其四是，机关档案室工作人员流动、更换频繁，档案干部队伍不稳定，在相当程度上影响了收集工作。

要走出当前档案室收集难、收集质量差的困境，我认为可以从以下几个方面努力。

一是要加强档案宣传工作，各单位档案员要大力宣传加强档案收集工作的重要性、必要性、迫切性，提高各单位领导和干部职工对档案工作的档案意识，使收集与归档工作成为其自觉行动；使领导支持、重视文件材料的收集与归档工作；使各科室积极参与档案的收集与归档工作。

二是机关档案室工作人员要提高工作责任心。档案收集工作究竟难不难？其一从理论上讲，不应该难。从坐而论道层面讲，“档案收集工作”本身没有什么艰涩、深奥之理论。对于稍有常识的公众而言，也不过就是三五句话即可说清楚的问题。对于高校学生而言，充其量也不过就是一个课时的说教而已。由此可知，“档案收集工作”本身是没有理论难度的理论。从具体操作层面讲，档案收集工作没有什么“高难度动作”，也不需要从业人员具备什么特殊技能。档案收集工作对于档案部门而言，虽然可以说是主业之一，但相对于业务指导、信息开发、整理鉴定等工作来说，还是容易一些；对于机关团体而言，只不过是围饶主业而衍生的极为平常的、各机关团体通行的、照章办事性的日常工作。按照《国家公务员通用能力标准》的要求，凡是具备国家公务人员基本素质的同志，按常理，一般都应该能够胜任这项工作。也就是说，相对而言，档案收集工作是一项技术含量不高的工作。其二从其工作性质上讲，也不应该难。机关团体的档案收集工作，其实质就是文件归档工作，文件归档工作的实质就是遵循单位的文书处理制度和《归档范围》照章办事。照章把单位的收文、发文收集保存起来，难道比起草、制发文件还难？因此从实践上讲，关键在人，人不畏难，何难之有？人是生产力中最积极、最活跃的因素，我们常说的事在人为就是这个理儿。任何一项工作，人不作为，再简单的事情也难以实现，正所谓扫帚不到，灰尘不会自己跑掉。人若积极作为，再复杂的事情也能如愿以偿，人类社会之所以由低级到高级，达到今天的文明程度，也正是人的积极作为所致。所以，档案人员对收集工作要做到“三勤一韧”，即勤于学习、勤于宣传、勤于收集和具有韧劲。收集工作说难不难、说易不易。说不难，就其性质而言，不是什么“高精尖”工作。说不易，就其操作层而言，把其做到完美无缺、做到极致不容易。任何一项工作能不能尽可能做得尽善尽美，关键在人，在于从业人员的责任意识、敬业态度。档案收集工作也不例外，关键看从业人员对这项工作是否热心、尽心、精心。热心是基础、是动力，体现一个人干一行爱一行的基本素质；尽心是责任意识，体现一个人对自己的工作知责、明责、尽责；精心是精益求精，体现一个人的敬业态度、反映其激情干事、事争一流的进取精神。有此“三心”就没有过不去的“火焰山”，正所谓“只要思想不滑坡，办法总比困难多”。凡是有责任心的档案员都会针对具体情况采取一些灵活变通的办法，以保证本机关的文件材料相对齐全。只要档案员积极主动、肯上门收集，是绝不会空手而回的，例如我在一个网站上看到有一位机关档案员对其政工室主任暂不愿交给档案室保存的干部调动介绍信、干部花名册等人事档案是这样处理的：

档案员满面春风地跑到政工室说：“主任，我来报到哩。”主任抬头、张嘴，一脸愕然的样子，看着快人快语的档案员。还没等主任醒过神儿，档案员噗嗤一笑：“我是来给你当临时秘书哩”。主任绷着脸说：“啥事儿？说”。“这么严肃干啥？不说了”。档案员收起笑容，顿了一下说，并扭头要走的样子。主任赶忙起身离位，“慌啥哩？到底儿啥事儿？坐下说、坐下说”，主任陪着笑脸边说边伸手拉档案员坐下。档案员半推半就，一屁股墩到沙发上，挺了挺胸，不急不慢地做个深呼吸，非常自然地恢复了来时的一脸阳光说：“小兵儿能有啥大事儿，咱单位的档案就剩你这儿没整理了，为了您使用方便，也为我好交差，在你办公室里，在你指导下，把你保管的人事档案，按档案局的要求整理一下中不中？”并半开玩笑地说：“我情愿当你的临时秘书，帮你处理点儿杂务还不行？”话说到这份儿上，政工室主任不无感叹地说：“真有你的（你真有办法），咱单位的人都象你这样负责，那不啥事儿都好办了”。政工室主任一边说一边打开了文件柜……。这位档案员就是通过这种办法整理了本单位的人事档案，编目登记上帐后，让主任办了借阅手续。

三是要制定符合本单位实际的《文件材料归档范围与不归档范围》，使收集工作有章可循、有据可依。因此各单位一定要根据国家档案局8号令的精神和本单位内设机构编制出本单位的文件材料归档范围和保管期限表，并报县档案局审批通过，从而让本单位的收集工作制度化、规范化。

四是要想真正做好档案收集工作，必须坚持八字方针，那就是：丰富、优化、突出自我。丰富是档案收集工作在数量方面的总体方针。这一方针主要有两层意思：其一是档案的绝对数量要尽可能地多；其二是各方面、各门类、各式各样的档案及其辅助性材料应尽可能的齐全完整，尽量没有或少有疏漏残缺之处。

优化是档案收集工作在质量方面的总体方针。这一方针也主要有两层意思：其一是档案内容方面的价值要优化、优选，尽量多收集有价值和价值较高、较重要的档案及其辅助性材料；其二是各方面、各门类、各式各样的档案材料要优化、要合理，要互相补充、互相呼应，形成总体上的质量优势。

突出自我是对收集工作的综合性和总体性方针。它强调的是收集工作的立足点问题，对收集工作乃至整个国家的档案保存具有深刻的理论与实践意义，可使整个国家的档案收藏状况达到总体化。因为在现实中，各档案机构，尤其是规模不大、社会地位不高的档案室，往往容易产生自己单位的档案不重要，只有上级机关的档案才重要，而且级别越高、权力与名气越大的机关的档案越重要的习惯性认识，出现收集工作重上级轻自己的现象。这种现象无论对于社会各单位，还是对于整个国家都是有害而无益的。对自己来说，则造成了馆（室）藏上大量不必要的重复，实际上国家历史的完整记录也没有保存下来。因为国家是由其所有成员（组织与个人）构成的，任何一个社会成员的短缺都对国家历史总面貌的完整性造成了一种伤害。若将这种现象推至极端——国家最高权力机关的档案无疑对国家最重要，如果全国各档案机构都只保存全国人大、国务院以及中共中央形成并下发的档案文件，国家的全部档案、国家的全部历史记录岂不只剩下一个最大的“外壳”！档案总体维护国家历史总体的真实面貌的作用还从何谈起？因此，突出自我是各档案机构收集工作必须坚持的一项基本方针。只有各档案机构收集上突出自我、以我为主，国家档案的总体才能充实、准确、真实、完整，国家历史的真实记录才能丰富、全面、系统，国家的历史面貌才能从根本上保证总体显现出来。当然这一方针在不同的档案机构的具体体现又有所不同。对于档案室来说，就是要把收集的重点和立足点放在本单位形成的档案上，放在能真实记录和反映其职能活动的档案材料上，尤其是本单位制发和具体办理、处理的文件；对于档案馆来说，是要注意收集能全面真实地记录、反映其所管范围内的社会活动的档案材料，并突出其所在地域和所在社会领域（如专业）的特点。因此，也有人将此方针从理论上归结为突出特色，其理论含义与突出自我是一致的，因为不同的“自我”自然有不同的“特色”。如少数民族地区就应突出民族特色，边疆地区就应突出边疆特色，工业地区就应突出工业特色，农业地区就应突出农业特色；中央级的档案馆自然要突出国家特色，地方级的档案馆就应突出地方特色，等等

五是我们也需要考虑单位内部的利用需要。之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。因此，我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。

以某个企业为例，谈谈如何做好企业档案收集工作，具体来说，就是“六个一”。即一个主管领导：确定一名集团公司领导主管档案管理工作，“扯虎皮，拉大旗”，哪个部门或者那个工作人员不配合档案收集工作，光明正大的打他的小报告；一个牵头机构：确定总经理办公室为档案管理工作牵头机构。总经办牵头档案整理工作，很多部门看在总经理办公室的面子上，还是很配合的，收集工作亦然；一个兼职人员：每个部门或者公司确定一名档案管理人员或者兼职文书档案管理人员作为档案收集工作的联系人，责任落实到人，看你往哪里跑？一个考核制度：在档案管理制度中加入考核内容，同时纳入集团公司月度考核，考核考核，又考又核，工资越发越少很不爽的，赶紧做好档案收集工作吧；一份总结通报：一年一份总结通报，档案收集工作做得不好的，通报，做得好的，也通报，这样做得好的心理平衡，做得不好心里就不舒服啦，想舒服，赶紧做好档案收集工作吧；一次培训提高：集团公司每年对所有兼职档案管理人员进行一次集训，提高档案管理工作技能，提高兼职档案管理工作人员的工作质量。所有专职档案管理人员每年一次送去培训，培训内容以档案管理知识为主但不限于档案管理知识，优化知识结构，提高档案管理人员素质。

三|、收集各部门材料时或者干部（档案员）异动时必须要办理好档案交接手续。文书部门或业务部门向档案室移交档案时、前任干部（档案员）向下任干部（档案员）移交档案时，交接双方应根据案卷目录或归档文件移交表详细清点，经过认真核对后，即可履行签字手续，并将案卷目录或文件移交表中的一份由档案室签字后，交还移交单位妥善保存。比如人民银行每个部门（包括办公室本身）向档案室移交应归档的文件时，都一一列出文件详细目录即移交清单，而且双方签字，以示负责，希望大家回去以后，也能够这么做，这样做的好处：一是能使文件收得齐全些；二是以后文件如果在档案中找不到，可以知道是什么原因，该由谁负责。