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协会秘书处文员岗位职责(共16篇)

作者:smith2025 | 发布时间:2020-05-18 11:30:44 收藏本文

第1篇:文员岗位职责行政文员岗位职责

文员岗位职责-行政文员岗位职责

1、领导勤务。承担公司行政的服务工作,包括公司内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排,受委托时管理领导及公司印章、签名章,承担公司行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档,提供公司行政领导公务活动信息;

2、内部事务。承担公司领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作,以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;

3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养,做好会议服务工作,负责党委会、办公会议以外的校级会议的人员通知

4、负责办理公司行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领娶分发等手续,负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;

行政文员岗位职责

一、负责做好计算机打字、复印等行政工作。

二、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登 记,名片印制等工作。

三、负责公司邮件和报刊的收娶分发工作。

四、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对未

能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部经理处理。文员岗位职责

五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

六、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符。

七、按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。

八、完成各项勤杂、采购工作。

九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

十、负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。

十一、完成行政部经理临时交办的其他任务

2.

行政人事部文员在行政人事部经

理领导下工作,对行政人事部经理负责。履行以下行政文员工作职责:

1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)

2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。

3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。文员岗位职责

4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)

5.对试用人员之试工与考核调查。

6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)

7.全厂奖惩手续之办理。

8.对各类资料进行签收,整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)

9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查

卡、监卡/加班申请手续等)

10.月底对相关报表的整理并交于财务。

11.月底新工卡及饭卡的发放,月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。

12.对全厂钥匙之管理。

13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。

14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。

15.完成主管临时交付的任务

行政文员的主要工作是:

1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序;

2、负责公司员工的考勤管理;

3、负责公司全体员工的后勤保障工作,包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复英邮寄等事务;

4、负责接待来宾,接听或转接外部电话

5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理;

6、负责例会的会议记录等

7.完成上级安排的其他工作任务。

行任公司行政文员工作职责

一、接听前台电话

1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话,即使是你正在接听一个电话。

2、做好前台电话的转接工作,有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。

3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名,方便公司员工与他取得联系。

第2篇:文员岗位职责

 行政文员工作职责

1、协助经理对人员的招聘。(按招聘流程)

2、新进人员的入厂和离职人员的手续之办理。

3、协助主管对新进人员的培训之准备与后序工作。

4、人员档案的建立与管制。(电脑化)

5、对试用人员之试工与考核调查。

6、负责人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)

7、奖惩手续之办理。

8、对各类资料进行签收,整理并分类归档。(程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)

9、每日/月对职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)

10、月底对相关报表的整理并交于总经理或总公司。

11、职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。

12、完成经理临时交付的任务

行政文员的主要工作是:

13、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序;

14、负责公司员工的考勤管理;

15、负责公司全体员工的后勤保障工作,包括发放办公用品、印制名片、定水、定票、复印、邮寄等事务;

16、负责接待来宾,接听或转接外部电话

17、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理;

18、负责例会的会议记录等

19、完成上级安排的其他工作任务。

20、接听前台电话。做好登记,记录 每一个电话 都要认真记录。

21、接待好来公司拜访的客户

22、在接待上门拜访客户时做好客户登记,多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品,留下客户的重要信息资料。

23、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。

24、一次性接待顾客三个以上时可以叫其他人员帮忙接待上门客户。

25、认真接待每一位顾客,做好公司的形象窗口。

26、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。

第3篇:文员岗位职责

文员岗位职责

一、考勤

1、新进人员考勤录入工作;

2、每月底将当月考勤情况整理后上报给人事主管(包含迟到、早退、漏打卡);

3、每天不定时巡查前后道计时人员上班情况,并做好巡查日志。巡查对象包括:后道各个部门主管、前道各个部门主管、机修、电工、夹具、抛盘、仓库。

二、人事档案

1、人事档案包括:员工登记表、身份证复印件、离职表。

2、纸质档案与电子档案需按部门一一对应。

3、电子档案内容包含:姓名、部门、岗位、年龄、生日、籍贯、地址、联系方式、紧急联系人及方式、入职时间、离职时间等。

4、每月25号将当月最新员工电子版本交给人事主管备份。

三、招聘

1、后道主管的用工需求每天做好登记,及时反馈。

2、亲自带应聘人员到用工需求部门进行面试。

四、文字工作

1、后道例会会议纪要,并做好传阅记录。

2、公文起草。

五、其他

1、公司活动的协助执行。

2、公司安排的其他事情。

第4篇:文员岗位职责

文员岗位职责

一、负责公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。

二、公司证照及印章的管理,严格执行印章等使用规定并做好使用记录对其负

责。

三、负责起草、修改以公司名义发送的各类公文、函件、请示、报告、通知等

并存档。协助公司各部做好文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

四、负责接听、接转电话和做好电话记录等相关工作。

五、负责接待来访宾客及安排。

六、负责报刊、信件、电子文件、传真等接收、发放工作。

七、积极参与各项活动,协助办公室主任处理应急事务。

八、做好办公设备、固定资产的登记、管理、维护及盘点。

九、负责办公室仓库的物品保管工作,做好物品出入库的登记,并定期盘点。

每月对公司固定资产进行一次盘点,并将盘点情况以书面形式上报领导。

十、负责会议通知,通知参会人员会议的时间、地点,并要做好相关会议记录。

一、负责保管公司的重要文件、合同、证书等相关证件,及文件资料的分类保

管、存放;重要的文件需做备份存档保管; 负责办公室的信息、机要和保密工作。

十二、及时完成领导交办的其他工作事项。

第5篇:文员岗位职责

1.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

2.社保稽核工作,包括日常人员的增减等相关手续的办理。

3.负责总经理办公室的清洁卫生及厂区卫生的管理。

4.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

5.负责传真件的收发工作。

6.负责办公室办公用品的采购与发放

7.负责公司制度文件的文字审核,打印、分发、归档工作。

8.食堂菜价的核实确认及相关报表的管理工作

9.对文件传递、印制、发放违反程序,导致的运行、丢失、失密、泄密等负责。

10.负责外来人员的接待与服务工作。

11.统计每月考勤并交财务做帐,留底。

12.负责有关会议准备工作,做好会务记录及会议资料收集整理工作,并归档。

13.负责固定资产的管理与日常的养护及维修。

14.完成领导交办的其他工作。

第6篇:文员岗位职责

文员岗位职责

在不同的公司,文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下,文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务(接待客人、清洁卫生、购买办公用品等)之类的工作。总之都比较繁琐的事。另外,有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作(公司不同会有具体的要求:就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同,当然少数公司可能也不需要电脑的),一些大的公司对语言也有所要求的(普通话,英语之类的),另外就是当事人本身所具备的一些综合素质(工作态度、思想品德、工作能力等)。

一、文员常用的软件

数据处理软件Excel2007/20

10、Word2007/2010 、WPS、文稿演示软件PowerPoint2007/20

10、网页制作软件FrontPage2007/2010和压缩工具软件WinZip18.0 等常用软件。如果能有较好的文字处理、图像处理工具熟练掌握应用当然更好。

二、文员工作职责(文员分为很多类,不同文员要求不同,以下为办公室文员)

主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发,具体是:

1、接听、转接电话;接待来访人员。

2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

3、负责总经理办公室的清洁卫生。

4、做好会议纪要。

5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6、负责传真件的收发工作。

7、负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

8、做好公司宣传专栏的组稿。

9、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

第7篇:文员岗位职责

综合办公室岗位职责

一、文件整理、后勤

1、接打电话、收发传真、做好文件收发管理。

2、做好档案管理,对文件分类整理、归档、装订成册。

3、负责电脑、电话、传真等电子用品的正常使用、如出现故障,应及时联系维修人员进行维修。

4、负责经理办公室卫生工作,保证清洁干净。

5、公司各项通知、文件的打印,复印;做到上传下达。

二、询价

1、跟各部门做好衔接、对客户有意向的产品,及时做好询价,并确定货期。

2、产品价格出来后及时反馈给销售,并做出报价单、由销售部做好跟踪等工作。

三、报价

1、跟销售部门及时衔接,做好对客户的报价工作,认真仔细做好报价单、报价方案。并通过传真、电子邮件等将报价及时发送给客户,并确定客户是否收到。

2、报价单要及时分类,归档,做到可以随时查看并修改。

3、对投标项目,做到认真仔细、并迅速的做出报价文件、由经理确定无误后及时打印、装订成册、密封,便于及时参加项目。

四、采购

1、跟仓库做好衔接,保证仓库库存,对需要备货的三滤、润滑油等及时进行备货。

2、对公司主机大修的产品,跟技术及时沟通,需要订货的备件签订确认单,由部门领导签字后订货,确保不漏订、订错。

3、对客户询价并报价的产品,客户确定订货后,及时对此产品进行采购,并制作采购合同,签字确认后交由财务付款,财务付款后及时跟踪,确保产品及时到货。

4、采购非标产品时,需由技术部提供具体技术参数,产品图片。产品到货后由技术部验收无误后交由仓库入库。

5、所有采购的产品,需对其供货商建档,便于之后查询。

6、对采购产品进行比价,选择更优质供货商。

五、验收

1、采购产品到货后,由仓库进行验收;验收合格后备件及时入库。

2、客户定货的产品到货后及时通知销售,由销售联系并确认送货时间,仓库及时打印送货单并出库。

3、采购产品若由厂家直接发到客户方,应及时沟通仓库,由仓库入库并出库,做到账务清晰。

六、及时完成上级领导交办的其它事项。

第8篇:文员岗位职责

一:深入了解企业各个环节的管理规定,如果有脱节或不完善的管理制度,要及时向上级领导提出改善或补救办法,并起草书面文稿呈交上级领导审阅批示.二,文员应做好企业外部来函的接收,登记,报送,报批,复函,内部发送,传阅,,回收以及文件起草等工作.

三:文件资料校对是文员工作中比较重要的一个环节,文件格式书写是否规范,文字,标点是否正确....都直接印象企业的外部形象!应特别注意校对.

四:负责文件资料的管理工作,可根据文件来源对文件进行编号,分类,归档等处理,以方便企业内部人员查找,使用.

五:经常对公司内部相关事务进行多方面,全方位的调查,归纳总结后,为领导提供一些真实的分析数据.

六:负责本部门的日常工作,包括清洁工作,外事接待,客户联络,日常打印,登记台帐,考勤统计,等事务.

文员的确可以称为多面手 甚至很多公司的文员还发放员工工资,总之,文员是一份比较复杂的工作,上面这些只是最基本的职责, 其实文员因企业,公司不同,还有很多内部职责,我们在具体岗位上还需要严格执行,认真对待!

办公室文员工作职责

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

1.接听、转接电话;接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

13 社会保险的投保、申领。

14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。

15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16.接受其他临时工作.人事文员工作职责

(1)、行政隶属

上级主管:行政部经理

工作对象:各办事处(区域)相关业务人员

(2)、主要职责

a. 协助主管组织月度和季度考评,并及时完成统计、整理和发布工作。

b. 负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作,并将考评和薪酬调整结果记入档案。

c. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

d. 协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。

e. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

f. 部门经理交办的其他事宜。

行政人事文员岗位职责

行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作,对行政人事部经理负责。履行以下职责:

一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。

二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续;员工档案资料建立。

三、全面负责员工考勤工作。

四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。

五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。

六、外来客人的接待和服务。

七、外来电话、传真的接听(受)、记录、传达(送)。

八、复印机、传真机的管理和使用。

九、公司内部其它事务性工作。

十、领导交办的其它工作

行政文员在工作中应具备的条件和要求:

一、学历:中专高中以上文化程度比较合适;

二、工作经验:有文件管理工作经验,有一定的交流经验会更好;

三、应具备的知识:

1、具备文秘方面的知识工作中经常会遇到'秘书'方面的工作;

2、文件管理,文档知识,这应该算文员基本要求了;

3、会做账表也就是能操作办公软件,word,excel之类的;

四、具有强烈的责任心与团队意识,你会经常处理公司人力,员工岗位调动等工作,没有责任心是不行的;

五' 工作内容及方法简述

1、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作;

2、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要;

3、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理;

4、负责各类文件档案的入库工作并做好统计;

5、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录;

6、及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作;

7、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便;

8、负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符;

9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制;

10、完成部门经理临时交办的相关任务。

1、对文件数据的准确性负责;

2、对所保管的文件安全保密负责;对工作程序的执行效果负责。权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 ……所谓行政,是具有一定保密制度的岗位!

文员的接待工作规范与职责

文员的接待工作,顾名思义,也就是关于接待方面的工作规范,职责,包括对来访者的一些基本情况进行登记,接洽来访工作等.要求态度热情,主动问好,问清来访意图,并迅速做出判断,给予恰当安排.工作地点不同的文员可能根据工作内容有一些区别,按照精细分工,我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工作

一;负责前台的清洁工作.

二:热情接待来访者,做到主动,热情.大方,平等礼貌的对待每一位来客.

三:看到客人,必须起身,然后问候,并点头微笑.

四:如果是事先预约的客人,要确认一下:您是xxx先生吗?并带其到接待室.

五:如果同时还有别的客人访问其他负责人时,要代为接待,引见.

六:如果是没有约好而老访的客人.要问清客人姓名,公司,及来访意图等,再询问上级是否接见.如果同意才能进入接待室!

七:负责报刊,信件,邮件的收发与保管.

八:负责下班后前台电源的关闭和正门关闭.

九:检查办公设备,发现故障后及时报修.

十:领导接待重要客人时,要根据服务规范要求,做好各项工作,不得马虎!

十一:要有强烈的责任心,不得随意离岗,要勤观察,掌握接见状况,及时配合领导的接待工作.

十二:严格执行安全保密制度,不得随意让他人进入接待室!

十三:负责各类文件资料的打印,复印.整理资料,文件.

十四:负责收发各类传真,信函,邮件等

以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作,大家可具体看情况而选择.

采购文员工作职责

(1)请购单、验收单之登记。

(2)订购单与合约的登记。

(3)交货记录及跟踪。

(4)供应商来访的安排与接待。

(5)采购费用的统一申请与报支。

(6)进出口商品文件及手续之申请。

(7)电脑作业与档案管理。

(8)承办保险、公证事宜。

文员的工作权限

文员工作中要注意自己的权限范围!除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点:

一:不能代表上司做决策,否则就是越权!

二:不能代表上司发号指令,否则会令上司反感,这也是一种对领导不尊重的行为!

三:不能在过做时间处理自己的私人问题,这是一个起码的公司规范,任何公司都是不允许的!

以上只是几个大概的主要方面,作为文员最值得注意的是"越位行为" 越位主要表现在几个方面:

1:决策越位:

文员只能 "谋"而不能'断' 有的文员混淆了决策和 辅助决策的内容,擅做主张,按照自己的想法去处理重大问题!,有可能造成比较严重的失误!即使侥幸没有出什么问题也是不值得提倡的,记住了,你的领导才是决策者,你只能提供参考!

2:表态越位:

表态:是表面对一件事情可行的肯定答复,但是表态是需要一定的身份 的作为文员,你必须要在有领导授权的情况下才有发言权,否则你的态度只能代表你自己而已!

3: 工作越位:领导和文员都有自己的职责范围,该由领导去完成的工作尽量让领导去做,作为文员,你可以提供最全面的协助,千万不要为了给领导留下工作积极,表现能力,或者认为自己甚至比领导还能干,这是典型的出风头....不可取!

4:社交越位:

文员经常会陪同领导参加一些社交活动,应该注意的是尽量突出领导的地位,自己哪怕是口才超越领导也要退居二线,因为你是文员,场面上的应酬你能应付,一旦具体到公司具体事务以后,你就会发现自己仍然需要请示身边被你冷落的领导! 这会让场面变得很糟糕,也会让自己在领导眼里成为一个 不懂得尊重自己的人!

文员工作中要注意自己的权限范围!除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点:

前台文员工作职责

1.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;

2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;

3.对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给副总经理;

4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;

5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作;

认真执行目标卡的管理规定,完成本部门分配的工作和任务。

前台文员服务规范

造访:

客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

单个人问候标准语如下:

“先生,您好!”或“先生,早上好!”

“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”

“您好!欢迎来到xx公司。”

来者是二人,标准问候语则为:

“二位先生好!”

“二位小姐好”

“先生、小姐,你们好!”

来者为三人以上,标准问候语则为:

“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:

“x先生好!”

“x小姐好!”

对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,还可选用如下标准问候语:

“先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!”

a)引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料;

b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人;

c)引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;

d)进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;

e)介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出。

当值前台为女性,着职业套装,化淡妆。男性,则着西装,打领带。

禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

电话:

1.听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;

2.听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下:

“您好,xx公司!”或“您好,这里是xx公司!”

对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

咨询家装业务:先生(小姐),关于这方面情况(家装咨询),让我们公司客户顾问x先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

找人:先生(小姐),您找的x先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司x先生的电话,询问转接与否。)

不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

通话简明扼要,不应长时间占线。

结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒。

商务文员工作职责与流程

文员随从事务的类型很多,诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访(出县、出省、出国)。随从事务,往往内容不同,时间有短长,但其工作程序都大致雷同。以随从领导出访为例,其工作程序大致可分为三个阶段:

1、准备阶段

当领导确定出访后,文员要在出发前做好充分的准备工作,包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。

(1)思想准备。文员要了解商务出访的意图、目的;出访的内容和重点;邀请单位和对象;参加出访的有关人员;出访的大致日程安排;希望邀请单位做哪些准备工作等。

(2)组织准备。文员要做到:根据领导指示拟制出访方案;通知有关部门确定参加出访的随从人员名单,并进行编组和分工;组织所有人员参加预备会,听取领导关于预备工作的指示,学习有关文件,布置具体任务;印发出访方案和日程安排;与邀请单位联系,使其有所准备。

(3)资料准备。文员要收集:邀请单位的历史沿革,领导班子,当前工作发表及评价的资料;同出访工作相关的领导指示政策,法规性文件;同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料;出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。

(4)物质准备。文员要携带:办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。

2、出访阶段

(1)做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场,召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从文员为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动,随从文员都要做好记录,以便事后分析、研究。

文员看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

(2)主动提出建议。在出访阶段,随从文员如发现问题,应主动向领导提出如何处理的建议。

(3)及时同企业联系。在领导出访期间,文员要同原企业及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业,使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息,使外出领导及时了解领导的重要指示,以及原企业的工作动向,保证领导信息灵通,以利实施不间断的指挥。

(4)处理好日常事务。随从文员要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾,要主动协调,尽量做好事半功倍,提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。

3、结束阶段

随从文员要做好出访活动的善后工作,这个阶段主要有:

(1)做好返程安排。联系安排好返程的交通工具,预定好车、船、机票,安排好途中食宿,确保领导的安全。

(2)整理调查资料。回企业后,要把出访中发现的问题整理归纳成条,提出改进工作、解决问题的建议。

(3)抓紧有关问题的落实。在出访时,领导答应办的事,回企业后文员要及时通知、督促有关部门抓好落实,做到言而有信,件件有着落,事事有回音。

(4)报销差旅费。随从文员要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

(5)回顾总结。随从文员工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结,主动征求领导的批评、帮助,这对文员自身的提高不失为一种有效的办法。

文员在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信,执行政策,遵守纪律,谦虚谨慎,平易近人,为领导、也为文员自身树立良好的形象。

外贸跟单员的职责

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中,以客户定单为依据,跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的专业人员,是各企业开展各项业务,特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。

国际商务单证员处理的是国际间的商品买卖过程中的单证制作、验审等工作(解决单证从无到有的过程)。他的工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活动。

外销员是指在具有进出口经营权的企业从事进出口贸易工作的专业人员,主要工作内容有从事国际贸易交流活动、外贸立项、谈判、合同的制作、签定、执行等。

报关员的主要工作就是根据国家的法律法规、海关的办事程序判断某些货物需要何种手续并准备相关文件,按要求制作报关单等并向海关申报,还要配合海关查验、缴纳相关税费等。他的工作的主要目的是为了能让货物顺利出口,而单证员的工作则是为了制作符合信用证,合同规定的单证,实现顺利结汇、收汇。

生产跟单员职责

一、首先是从板单跟起

1接到hk客人板单先对进行文字处理,翻译成中文。

2进行逐项检查板单,看清楚客人要求:a.首先是主料,如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色,弄清楚是否有特别要求,比如磨毛、丝光,防静电、防皱等处理;然后注明要求下单给布厂订板布(或者提供面料小样给布厂分析组织成分要对方报价提供板布) b.看需要何种辅料,包括底面缝纫线、拉链(是否特指,如ykk)、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用,如没有速下单订购。

3.根据客户板单要求,研究是否有不合理的地方,着重看一下有无特殊要求,如有指示不明的地方要及时和客户沟通,如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求,制定自己的工艺单。

4.工艺单要注明面辅料要求,洗水方式,用线要求,缝制要求,印、绣花及其它处理,交板日期等,(如果客户板单中对印、绣花方面没有详细的资料和明确指示,仅仅是要求有绣花或印花,但效果要好,那么跟单员就要揣测客户的心态,自己主动去创新设计一些东西,联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核)。

5.完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房起头板

6.板房做好样衣后交给跟单员安排洗水,跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水要求。如果有特别要求的要事先车好裤筒确认洗水ok后才可以洗样衣。洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整,(如不合要求需要再返洗或重新做板)。

7.板房整理好样衣检查辅料齐全,尺寸无误后交给跟单员。跟单员要自己在检查核对(并做好度尺记录)无误寄给客人。

二、送样 跟进核价

1.跟单员寄出样板同时要安排进行核价,并填写核价单,在填写核价单时一定要认真,清晰、力求准确(核价单资料后附)包括面料、纱支、克重、幅宽,用量,单价,印、绣花价格和各种物料价格和用量;加工费,洗水费,出货运输文件费,以及利润等一览表。

2.核实板单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的

产难易度,主要是与布厂同事沟通,落实确定后明确面料价格资料,方便用料的价格核算。由裁床核算样板用量或者跟单员自己核算。

3跟单员要对辅料情况(特别是有些客户对辅料指定供应厂家的,要对辅料的价格进一步落实好,以免以后大货投产后出现价格上的差异)进行详细了解,要广泛寻求辅料供应商进行寻价,避免报价失误,造成不必要的损失。

4跟单员提供板单及样衣给生产部对照,进行生产量及加工费的计算和报价。

5.有关洗水印花(绣花)问题的价格问题一定要在做板时就和各加工厂确认谈好价格,避免落单后做货价格有出入。

6.汇总资料,核算价格。如果客户有特殊要求的时候,一定要有明确指示,如面料有特殊要求或牵扯到面料检测及成衣检测、跟单员一定要特别注意,还有辅料比较奇特的(比如需要起模的),印、绣花,洗水价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料里,以备后查.跟单员的职责

跟单员的职责1:跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要:

(1)寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。

(2)设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

(3)传播信息:将企业产品的信息传播出去.from top-sales.com.cn

(4)推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。

(5)提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。

(6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。

(7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。

跟单员的职责2:跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:

(1) 函电的回复:

(2) 计算报价单

(3) 验签订单

(4) 填对帐表

(5) 目录,样品的寄送与登记

(6) 客户档案的管理

(7) 客户来访接待

(8) 主管交办事项的处理

(9) 与相关部门的业务联系

跟单员的职责3:跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。

跟内单的流程

跟单除了专业技术之外,还有的就是要注意和工厂的关系处理,这是一个很重要的关键。

跟单的步骤包括:产前样的确认,船样的确认,生产中工厂和公司之间的衔接沟通,原料的质量鉴定,生产技术,产品包装方式,交期的跟催和跟进,等等,总之包括生产的全过程。

还有的一种跟单是业务跟单,多为外贸公司,对技术的知识要求不是太高,主要是负责生产工厂和客人的联系,并安排出货方式和船期,付款等 。当然对于面料(服装)的质量也相当重要。

跟内单的大致流程如下:从客户下单到签定完合同,根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作,同时可着手下投产资料单给各个部门(包括计划办、品质部、技术部、采购部)。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度,以便更好的与客人沟通,并及时让客人了解工厂的大货操作情况,以备在出现特殊情况下(如交期不及时、不能按时交货等)让客人在第一时间得到消息,避免出现客人提前订好船期或空运,因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。

外贸跟单文员详细工作职责与流程

外贸跟单员实际上已经可以称为"高级文员了"相对薪资比较丰厚,但是要求也相当高,希望大家能不断充实自己!挑战自己!

1、“要做老板,先做业务员;要做总经理,先做跟单员。”如果你想学 管理,最好的就是从跟单员开始。毫不夸张的讲:“在一个工厂里,相对而 言,除跟单员外,几乎所有的工作都是执行性质的,唯跟单员工作是计划性、管理性的。-------奇怪吗?不奇怪 。一个工厂所有的工作都是以客户和订 单为中心去展开,作为站在‘订单的高度上’去工作的跟单员,当然就没有 谁比他更抽象、更有管理性了!!”

2、跟单员的工作其实真的很重要:

a. 面对客户、面对订单开展工作的跟单员 ,在当今社会竞争日益激烈 的市场经济环境下,重要性不断突显出来,在很多公司,跟单员成了老板们 的“特别助理”

b. 跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带

c. 随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快 ,跟单员工作质 量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象

d. 跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的“学科” :对外 要有业务员的素质,对内要有生产管理的能力。

e. 作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口 ,跟单员不了解工厂生产 环节的运作情况,那是难以想象的

f. 在订单的生产来说,执行者是生产部门 ,跟单员对客户负责而追求 的交期达成率就几乎“掌握在” 生产部门的手里了。于是,沟通、跟催等 能力就特别致命。这是跟单员工作的挑战性所在。

g. 有些时候,跟单员是业务经理的助理;有些时候 ,跟单员是业务部 门所有业务人员的助理;有些时候,跟单员是老板的助理;更多的时候,跟 单员是客户的助理。

3、跟单员这个岗位是对传统组织架构的一种超越:它可能挂在业务部 , 也可能挂在总经理室或厂长室,但它的工作却是跨部门的,它似乎要去“指 挥”很多部门。------于是它不只是对传统组织形式的一种超越,同时更是对传统“官本位” 组织作风的一种超越。是的,可以不必夸张的说 :自从 有了跟单员这个岗位,中国企业的管理似乎也上了一个新的台阶。

(1) 一个企业之存在,一个企业之生存与发展,都是以订单为主线条的,作为订单的跟进者,跟单员的工作跨越了一个企业运作体系的每一个环节! 中国文员

(2) 站在订单和客户要求的角度,跟单员的“官”虽然小,但是,“权力”却大着呢!----问题的关键只在于,你是否能把它用好。

(3) 跟单员的“权力”是做事做出来的:事是别人在做,而你又不是别人的顶头上司,于是,你的沟通技巧、借力使力、四两搏千斤的能力和手法就特别重要!

(4) 一个公司的客户资料,对公司里的很多人都会保密,但是不可能对跟单员保密---事实上,跟单员每日都在经手着公司的客户资料。于是:一方面要求跟单员对公司忠诚,另一方面,老板、总经理们对跟单员自然会“疼爱有加”!

(5) 在企业管理来讲,跟单员前途无量!企业以订单为主线,生产以客户为中心,管理则以跟单为核心,作为一名跟单员---面对客户、面对订单开展工作的跟单员,在当今社会竞争日益激烈的市场经济环境下,重要性不断突显出来,在很多公司,跟单员成了老板们的“特别助理”

(1) 随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快,跟单员工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象

(2) 跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的“学科”:对外要有业务员的素质,对内要有生产管理的能力。

(3) 作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口,跟单员不了解工厂生产环节的运作情况,那是难以想象的

(4) 在订单的生产来说,执行者是生产部门,跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握在” 生产部门的手里了。于是,沟通、跟催等能力就特别致命。这是跟单员工作的挑战性所在。

(5) 有些时候,跟单员是业务经理的助理;有些时候,跟单员是业务部门所有业务人员的助理;有些时候,跟单员是老板的助理;更多的时候,跟单员是客户的助理。

(6) 跟单员工作的管理性:如果你想学管理,最好的就是从跟单员开始。毫不夸张的讲:“在一个工厂里,相对而言,除跟单员外,几乎所有的工作都是执行性质的,唯跟单员工作是计划性、管理性的。-------奇怪吗?不奇怪。一个工厂所有的工作都是以客户和订单为中心去展开,作为站在‘订单的高度上’去工作的跟单员,当然就没有谁比他更抽象、更有管理性了!!”

(7) 跟单员这个岗位是对传统组织架构的一种超越:它可能挂在业务部,也可能挂在总经理室或厂长室,但它的工作却是跨部门的,它似乎要去“指挥”很多部门。------于是它不只是对传统组织形式的一种超越,同时更是对传统“官本位” 组织作风的一种超越。是的,可以不必夸张的说:自从有了跟单员这个岗位,中国企业的管理似乎也上了一个新的台阶。

生产跟单流程

生产跟单总的流程

1.下达生产通知书。

跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。

2.分析生产能力

生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。能否按期,按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?

3.制定生产计划:

生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

4.跟踪生产进度

(1) 生产进度控制流程;

(2) 生产进度控制作业程序;

(3) 生产进度控制重点;

a.实际进度与计划进度发生差异,要找原因。通常有下列原因:

1.原计划错误;

2.机器设备有故障;

3.材料没跟上;

4.不良率和报废率过高;

5.临时工作或特急订单的影响;

6.前制程延误的累积;

第9篇:文员岗位职责

岗位职责

1.协助人事行政部经理参与制定行政管理制度,拟定行政管理工作计划并提交人事行政部经理审批;

2.根据公司安排,协助接待外来人员,做好公司外联工作;

3.协助部门主管计划、组织、安排公司联欢等相关企业文化活动;

4.负责公司内部所有电话费及各类后勤杂费的定期结算工作;

5.负责领取、收发公司日常快件、杂志、报纸、传真等工作;

6.按照公司规范及要求做好公文的拟稿、清样、签发、印制、装订等工作;

7.负责公司办公资产的管理工作;

8.完成上级领导交办的其他工作。

第10篇:文员岗位职责

人力资源招聘案例: 内勤支持文员 岗位职责:

1、负责公司各类(如标书,车辆信息,合同,送货单等的)电脑文档的编号、打印、排版、转发及归档;

2、每日信息报表的收编以及整理,以便更好的贯彻和落实工作;

3、周报表,月报表,季度报表的收编以及整理,以便更好的贯彻和落实工作;

4、催收送货单;

5、负责车辆跟踪,监控及与现场经理的协调,沟通;

6、完成部门经理交代的其它工作。 任职资格:

1、年龄在20-30岁,男女不限;

2、1年以上相关工作经验,文秘、行政管理等相关专业优先考虑;

3、熟悉办公室行政管理知识及工作流程,具备基本商务信函写作能力及较强的书面和口头表达能力;

4、熟悉公文写作格式,熟练运用OFFICE等办公软件,特别是Excel表格应用及商业分析应用;

5、工作仔细认真、责任心强、为人正直。 工作时间:

周一至周六,平时朝九晚五作息,发货高峰期按照需要加班

白天完成收集车辆信息,整理编写合同,催收送货单,监控车辆等事务; 晚上需要填写每日发车信息报表 每周,每月,每季按需求制作相关报表 白天需要坐班,也要按照需要在家工作

第11篇:秘书处岗位职责

宣传策划部

组长(1名):负责校友会宣传策划工作的统筹,与各部门 副组长(1名) 组员(5名)

建立、管理校友互动平台(如校友会网站、校友会微博、校友期刊),及时整理、汇总校友信息,传播母校各类发展动态

整合校友资源,挖掘、编纂校友职业发展案例集,树立校友楷模,建设、促进学院“产学研”发展,为学院教学、就业、实习实训等业务模块提供帮助;

微信公众号等信息平台的发布宣传等,包含校友会大事记和近期相关活动。

负责校友信息数据库的建立和维护工作 负责校友及校友企业的资料收集和宣传工作

搞好校友网站建设,及时更新维护校友工作网站,开通校友间的互动平台,建立校友信息库,收集、保管好有关校友重要资料,方便校友的互动联系。

八、编印校友工作内部刊物,向校友通报学校的建设发展情况,通报校友会活动情况及校友情况。

文体活动部 组长(1名) 副组长(1名) 组员(5-10名)

不定期举行足球,羽毛球等活动赛事的组织,组织在校友会年会中准备文艺节目。不定期举行校友亲子活动,相亲活动,户外旅行等活动,组织校友会官方年会并协助其他部门相关活动的联合组织。

统计每次会议及活动的参加人数,实到人数和未参加的人数。做好组织工作的各种数据统计和材料收集工作。并且轮流负责每次活动工作组的签到。

外联部 组长(1名) 副组长(1名) 组员(5名)

一、校友工作联络员基本要求

1.具有较强的责任心和组织协调能力;

2.在同学中有较高的威信,凝聚力、号召力较强; 3.热爱母校,热心校友工作。

二、校友工作联络员工作职责

1.负责本届本专业校友之间、本届本专业校友与校友会及当地校友分会的信息联络工作;

2.积极协助本届本专业校友举行各类校友聚会活动,及时向校友会反馈校友和活动信息;

3.校友工作联络员本人如有工作单位或联络方式的变化,须及时向校友总会反馈信息,以便保持长期联系。

大型会务时接待嘉宾。与各校友分会的联系公关等,加强与其他分会的联络,组织跨界校友交流。 负责应届毕业生班级校友联络员的选聘和联络以及信息收集工作 促进校友与校友、校友与母校之间的交流与合作,促进共同发展。

统筹整合资源,广泛联络校友,协同各地校友、各分院组建校友组织、多种形式开展校友活动,为各级、各类校友组织开展学校与校友、校友与校友等利益相关者之间的联系及交流工作提供服务和支持;

建设网络化、立体化的校友关系发展服务体系,完善、更新校友信息库,邀请优秀校友回访母校,与在校学生分享他们创业成就,帮助在校学生进行职业生涯规划,为各级校友关系发展组织提供帮助和服务;

汇集校友力量,积极筹建校友基金,设立各种奖学金、助学金等,为学校的建设和发展奉献力量 校友工作志愿者(校友工作工勤岗位)队伍组织建设、活动策划、日常管理

学术专业部 组长(1名) 副组长(1名) 组员(5名) 举行医学相关或其他专业学习活动等。包括特奥健康,义诊等

邀请优秀校友回访母校,与在校学生分享他们创业成就,帮助在校学生进行职业生涯规划,为各级校友关系发展组织提供帮助和服务

财务:与吉大上海校友会公用(暂不设立)

第12篇:秘书处岗位职责

秘书处岗位职责

1、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。做好文秘档案收集管理及保密工作。

2、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。

3、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。

4、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草领导会议材料。负责记录、整理领导办公会会议纪要。记好大事记。

5、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项。

6、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。

7、负责领导办公室的卫生清洁,保证办公区域物品整洁。

8、负责领导办公室设备保管、维护正常运行等。

9、负责领导出差前以及出差后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等)。

10、 完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。

第13篇:秘书处岗位职责

院学生会秘书处工作职责

秘书处是院学生会的职能部门之一,是主席团与其他部门联系的桥梁和纽带,是学生会不可或缺的重要部门。为此特制定本职责作为秘书处工作的参考标准。

1、起草院学生会各种规章制度。

2、管理院学生会档案、书刊等文字资料。

3、管理院学生会固定物资及流动物资。

4、管理院学生会电脑档案。

5、对各部门物资申请进行申报与下发。

6、与主席共同出席院学生会会议,并做会议记录。

7、与主席团共同做院学生会工作总结和计划,出版各类工作简报。

8、负责院学生会成员及系主席的考核。

9、负责安排各部长日常值班,并做值班记录。

10、负责各系工作文件的收取及下发。

11、监督帮助各系秘书处完成档案资料的整理工作。

12、负责学生会内部及院系学生会协调工作。 秘书处

秘书处是学生会正常运转的保障,也是各职能部门背后默默的奉献者;它是学生会主席团的重要组成部分,维系着各部门的相互联系,是学生会对外交流合作的窗口,为学生会更好的服务大家贡献着自己的力量。同时秘书处也是友情传递的驿站。我们将会用我们的实际行动去传承这份友情;用我们的心灵去呵护这份友情。

秘书处具体工作有:

1 协助主席加强与各部门之间的联系和管理;协助主席定期召开班长例会。

2 负责学生会的活动记录、会议记录及有关会议的通知。

3 负责整理和保存学生会日常各项工作计划、总结及其成员档案材料。

4 通知各部门召开紧急会议。

5 具体抓好分管部门的工作,协调和督促学生会各项活动的筹备和总结。

6 合理安排各部门人员进行学生会办公室的值日工作; 学生会秘书部职责

1、协助学生会主席工作,做好每次大型的活动前的准备工作。

2、学生会固定资产及各类物品的保管,使用及分配。

3、学生会各类文件的收发与管理,起草有关文件通知。

4、学生会经费的使用与管理。

5、学生会宣传材料及报刊,杂志的分发及保管。

6、学生会人员考勤,会议通知,会议记录。

7、负责学生会工作大记事。

我们注重创新精神和团队合作。在学生会中我们将作为新理念新思路的代表,积极探索发展之路,通过组织各类活动向广大同学介绍新科学、新技术,普及科学知识,培养大家广泛的兴趣,提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。协同其他各部及社团开展工作,完成上级交给的任务。同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。

在本届学生会的任期之中,我们将工作的重点放到了以下的几个方面:

一、加强部内、与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作。

二、新生入校后的纳新工作。

三、部内成员素质的培养。

四、参与迎新晚会的制作及演出工作。

五、组队参加学校组织的“挑战杯”比赛。

六、创新/科技创想大赛。

七、学校布置的工作及其他活动。

具体操作详述如下:

一、初步计划、预算、可行性分析及风险和应对

1、按照时间的计划,我们近期将与学生会的其他部门进行沟通,了解其他部门的计划,并把我们的工作向他们介绍,加强彼此之间的了解,缩短“磨合期”,提高工作效率。

与宣传部联系,了解出板周期,提交近期的出板计划。以后每次将提前5~7天递交出板计划。

与学习部、实践部联系,提出本学年工作计划和需要的预算,联系合办辩论赛的事宜。

与文艺部联系,对即将举行的迎新晚会进行了解,提前为协办工作做好准备。

同时与体育部、女生部等进行沟通了解他们的工作方式,商讨共同举办活动的计划,并分析可行性。

从长期的计划,我们将对假如我部等其他同学进行团队合作的培训,并在以后的工作中及时沟通,积极合作。

紧密联系社团,积极组织和配合社团的活动。

2、接下来我们将对0

1、02级的同学进行筛选,将适合从事我部工作的同学纳入我部。具体标准将在成员招收及组成这一部分进行叙述。

3、对于进入我部的新成员我们将针对每个人的差异,有针对性对团队合作、语言表达、活动组织、科技知识、创新能力、动手能力等方面进行培养。主要通过每周举行的例会时间进行培训。

4、在今年10月中下旬我们将与学生会的其他部门一起举办迎新晚会。根据学院对创新的要求,以及结合了历年晚会的经验,我们计划在今年的迎新晚会中采用投影的方式增强现场感,活跃现场气氛。在晚会开场前,播放学院简介、专业介绍、学院机构设置、主要部门情况、学生会介绍、赞助商广告等,进行中播放演职人员名单、节目相关内容。力争做到展示学院风采,为晚会添彩,同时不过多地吸引观众注意力的统一。

幻灯片采用Flash或Power print制作,制作人员主要包括科技部成员、学生会秘书处,同时我们还将根据实际情况,临时招用学院的其他同学参与制作。

制作器材我们计划使用学院机房中的机器,这样一方面可以方便大家作品的收集和保存,更可以节省宝贵的经费。

投影机属于比较贵重的物品,这里需要学院老师帮助解决。

因为具体的晚会举办时间还没有确定,这里只能制定初步的时间表(以最终确定的晚会时间为基础)

时间

任务

参与人员

备注

五周前

选拔人才,联系设备

学院的老师,科技部晚会组,秘书处

计划由5~7人完成制作任务。

四周前

集体讨论,确定初步制作方案,制作部分模块

学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员

方案提出后经由老师批准后实施

三周前

完成初期制作,对晚会的内容进行制作

学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员

制作进度主要由文艺部送交资料的时间确定 二周前

进入细节制作

,文艺部,其他制作人员

一周

将制作结果送交学院进行演示、审核

学院的老师,科技部晚会组

对于没有通过的细节进行修改

2-4天前

进行实地彩排

学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员

1-2天前

进行二次彩排

学院的老师,科技部晚会组,文艺部,其他制作人员,

争取与其他演员同步进行

具体的计划书我们将于九月下旬送交院办。

可行性分析:采用投影的方式是历年所没有的,其必引起轰动。

风险及应对:制作效果方面可以由制作人员的水平保证。晚会现场可能会出现技术、机器等方面的不确定因素。我们将用大量的训练来减少和消除这方面的影响,在操作的过程中采用并联的系统,减少资料丢失、机器故障等因素的影响。投影机请学院的老师安排,如果可能准备两台以应不测。

资金预算:本活动基本不需要学院拨专款。

5、挑战杯(创业大赛)今年将举行第二届,在总结上一届的经验教训的基础上,我们在本届将于以下几个方面开展工作:

人才选拔:主要考察参加人员的语言表达能力、临场应变能力、书面表达能力

人员组成:以01级为主,相应加入00、99级,安排02级参与以培养后备力量。

项目来源:根据上届的经验,参赛作品最好是专利项目,这样更容易取得效果。

材料制作:精美细致的材料制作可以在初赛时给评为留下深刻的印象,在后期的评比中可以给评委及观众以强烈的视觉、听觉冲击,营造良好的现场气氛。

时间安排:本活动本着提早准备的原则,计划在10月份进行人才选拔、培训,11月份立项、制作参赛作品,第二学期参加复赛及决赛。其时间主要由学校的安排而定,我们将在收到通知的3~4天内上交计划并及时完成初期准备。

另外还将由专人安排协调工作。

可行性分析:挑战杯是我校的一项大型活动,很多同学对此都十分感兴趣,因此活动具有参与性。我院在上届挑战杯中取得了第二名的成绩,可以说具有一定基础和实力。

组织形式:本活动采用学生会指导,各团队自行实施的原则。在活动初期由学生会负责宣传、组织和解答相关问题。尔后,各队进行立项,在这个过程中,科技部将负责其中比较优秀(在人员组成、素质等方面)的队伍进行项目重点培养,例如与系里沟通,联系专利或比较具有竞争力的项目。以上活动争取在一个月内完成。接下来我们将对各参赛队的参赛资料制作提供指导,同时对其制作的成果进行再评估,做到重点突出,个别培养与统一培训相结合,以达到有

一、两个项目具有一定竞争力的目的。作品制作完成后将送交指导老师处审核经过反复修改后上交。寒假期间由各个通过初赛的队伍进行再制作,下学期开学后,工作重点将转移到队员的表达能力、对资料的深入了解和互相之间的协调性。之后,我们将对参赛队的演示文稿和现场发言稿进行修饰,使其能够达到具有强烈视觉冲击的水平。通过决赛的队伍将进入陕西省的“挑战杯”比赛,届时我们将针对省级比赛的特点对其进行专项培训,例如:电梯间式问答的方法等。

在整个项目的实施过程中,我们将对每个项目进行阶段性评估,及时提出缺点和不足,对于优势项目重点扶持。团队采用自由组合与制定相结合,为了保证质量也将会根据实际情况组建一至二支系队参赛,人员将优中选优。

另外科技部还将负责向各个团队及时传达信息,包括比赛时间,地点的等。

资金预算:因为采用比较松散的组合方式,因此可大量节约经费,故只需要150~200元,资金将用于培训材料购买、专家培训等。

风险及应对:本活动的效果主要通过成员水平、作品科技含量决定,我们将采取严格选拔、精心培训、采用专利技术或较好的创意的方式进行保证。

6、创新/科技创想大赛是我们计划与其他社团共同举办的活动,这个活动将根据其他活动的情况而决定是否举办,力争使活动少而精。其举办时间初步安排在下个学期,参与人员为汽车学院的全体学生。与科幻俱乐部等社团联办,以征集作品的方法实施。其目的是活跃同学的课余生活,展示我院学生的创新能力。

可行性分析:低年级的同学比较喜欢参与活动只要进行适当的宣传即可,高年级的可以采用选择合适的精神奖励,抓住他们的心理,结合素质教育来促进他们的参与性。科幻俱乐部有举办这类活动的经验,可以方便活动的举行。

风险及应对:参赛作品的质量可能出现差异,因此评选时我们将尽量采用透明的方式评选,同时对其控制,以保证数量和质量。

资金预算:本活动主要资金支出为奖品,预计200~300元。

7、因为科技部是第一年成立,故有很多不确定因素,学校有可能组织相关的活动例如于11月份举办的科技节、过一段时间的参观北郊试车场等,我们将积极进行组织,在活动下发的3~4天制定出计划,并完成相应的初期准备活动。同时也将与其他部门进行沟通,寻求帮助。

8、按照以上的计划,我们预计本学年的资金需求约为400~500元。(不包括可能出现的类似于承办大型活动指出的经费。)

二、成员招收及组成

我部拟招收部员五至八名,其中三名02级,二名01级,三个备用名额

考虑到新生入校,电脑方面的技能水平,在02级中招收1名电脑方面具有专长的学生,2名组织、语言表达较为优秀的学生。01级两方面个一名。其余三名根据实际情况分配。

招收的方式采用报名和介绍相结合,之后通过公开考核录用。时间定为10月以前完成。

三、工作组织方式

为了能够成为一个团结高效的集体,我们制定了科技部的工作纪律和章程。

1、对于学生会内外要保持团结,通力合作。在活动中坚决服从项目负责人的安排,努力完成任务,并为其他成员的活动开展提供便利。

2、遵守时间,凡在例会及其他集体活动中迟到、早退2次或无故不到场1次者,开除科技部。

3、如果临时有事不能参加活动必须安排好相应的负责人,并直接与项目负责人联系说明原因,批准后方可离开。

4、奖罚分明,能者优先,不分级别,积极开展批评与自我批评。

5、每周召开例会,总结工作,布置任务,培训人员。

6、活动前有计划,活动后有总结,均有项目负责人完成。项目实施前必须经相关部门批准。

7、合理安排时间,提高效率。注意把握工作与学习的关系。

8、虚心听取学院领导、老师和其他同学的意见和建议,坚决完成上级交给的任务,为做好工作、服务同学、加强学生会建设、提高学院影响力贡献自己的一份力量。

理工学院学生会秘书处内部规章制度

口号:团结、协作、自信、高效、创新

学生会秘书处,是学生会的重要有机组成部分,是与其他部门联系的桥梁,为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处,特制定本制度:

秘书处成员工作职责

一、秘书处部长职责:

1、负责秘书处的日常全面工作的协调与开展,制定秘书处学期总体工作计划及工作安排,并在各方面带好头。

2、主持召集秘书处工作会议和相关活动所需班级干部会议;

3、负责检查、督促秘书处各项工作的实施和总结;

4、深入了解干事心声,适时的交流谈心,检查秘书处具体工作情况,学期终结合各部做好工作鉴定与考核。

5、及时的总结工作经验,负责秘书处的自身建设,并支持指导秘书处成员开展工作,认真协调与各方的关系。

6、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副部长和干事适时地进行沟通交流,及时的发现并解决问题。

二、副部长职责:

1、对部长负责;在各方面带好头;

2、分管指定的各项工作;

3、认真协调各部门之间的关系,主动配合部长搞好秘书处的各项工作;

5、积极开展对外交流,适时结合实际,针对性的开展各种活动;

6、部长不在时,行使部长权力,主持秘书处的全面工作。

三、干事职责:

1、认真及时地完成分配的工作,在活动时发挥创新意识;

2、团结互助,注重团队协作精神;

3、始终保持着对工作的热情;工作态度要求良好,做到心平气和,耐心周到,友好待人。

4、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,在履行职责时,不与同学发生正面冲突,要正确处理发生的意外情况,树立秘书处良好的形象和声誉;

5、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退;

6、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任;

7、在分配到工作时如果有事及时说明但不得撒谎,如有发现立即辞退。

8、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向部长或副部长提出辞职。

四、会议制度:

1、秘书处根据实际工作需要召开工作会议,干事应准时参加例会,会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况;

2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的工作顺利进行;

3、干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向部长或副部长提出;

4、如遇特殊情况应事先向部长或副部长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。

五、成绩规定:

秘书处全体成员考试成绩必须过半,连续两次不过半者予以辞退。

六、其他:

对做好事获得表扬或奖励者给予部内奖励,既适当的加工作量及工作分; 对做坏事获得批评或处罚者给予部内惩罚,即适当的减工作量及工作分。

本制度只对部内成员有效,最终解释权归学生会秘书处,自公布之日起实施。

物理科学与信息工程学院

学生会秘书处

2007.3.

311、在主席指导下,抓好学生会的具体实施工作。

2、掌握各部的工作进展情况,并及时向主席与秘书长汇报工作

情况。

3、做好会议通知,考勤记录,对无故迟到,早退,缺席的人员

提出处理意见。

4、做好每次的会议记录,并保管好记录本。

5、做好学生会日常工作记录。

6、收发文件,资料等并摘抄有关内容以备主席、副主席及各部

长翻阅。

7、完成或协助院团委、院学生会交给的其他工作。

第14篇:文控文员岗位职责

文控文员岗位职责

1、文控文员岗位职责

1、协助人事部做好员工招聘、新员工入职、培训、负责员工考勤资料记录、员工离职办理、员工档案的维护等工作;

2、负责研发部各类技术文件(含外来文件)的分发、归档维护及管理;

3、负责ISO900

1、ISO14001等体系运作流程文件管理。

2、文控文员岗位职责

1、负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3、负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。

4、严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5、开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料的利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。

6、开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。

7、做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。

3、文控文员岗位职责

1、体系文件的归档、控制、管理;

2、内部报表的制作;

3、质量数据的统计与分析;

4、品质培训资料的整理、管控;

5、上级交办的其他工作事项。

4、文控文员岗位职责

1、质量管理体系文件的发放、回收、登记、归档和整理;

2、品质周报月报的制作;

3、协助品质经理做好外部审核相关资料的准备工作;

4、部门行政事务的处理。

5、文控文员岗位职责

1、负责规划全公司文件资料工作,对各部门文件资料工作进行监督、检查;

2、负责受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施;

3、负责文控中心文件的保存、整理、保存期限的监控;

4、负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、分发回收等工作;

5、严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密工作。

第15篇:协会秘书处工作职责

协会秘书处是协会理事会的常设办事机构,实行理事会领导下的秘书长负责制。

协会秘书处工作职责

一、负责协会的日常行政管理工作;

二、负责设施设备、办公用具的采购、登记、保养,保证正常的办公秩序;

三、负责协会工作人员的招聘、录用及管理;

四、负责会员管理、联络、信息宣传、服务维权等工作安排,按职责完成工作任务;

五、负责协会工作规划、计划的拟制和各种文件的起草,资料的整理归档,负责本协会印章的使用、管理;

六、协调协会内外关系,负责与政府有关部门、各兄弟协会、社会各界及会员单位联系,进行上传下达,协调会员单位各项任务;

七、负责协会各种会议、活动的策划、组织与安排;

八、负责协会的财务管理工作;

九、完成理事会决定和会长交办的其它任务;

十、负责会员的发展、管理和分支机构的拓展,会费的收取及管理;

一、负责搜集和交流经济信息,负责协会的宣传工作,编辑出版协会报刊和重大活动、信息专刊,一般每季度出版一期协会报刊,建立协会网站,构筑起相互交流、信息发布、资源共享的平台;

十二、负责研究制定协会开展经济创收的计划和具体措施;负责协会创收项目的组织推动;

十三、负责为会员提供全方位服务,帮助会员排忧解难,掌握了解会员的需求、困难和问题,组织举办专题讲座和培训班;

十四、负责聘请如法律顾问、技术专家、管理专家等。

第16篇:协会秘书处工作职责

协会秘书处是协会理事会的常设办事机构,实行理事会领导下的秘书长负责制。

协会秘书处工作职责

一、负责协会的日常行政管理工作;

二、负责设施设备、办公用具的采购、登记、保养,保证正常的办公秩序;

三、负责协会工作人员的招聘、录用及管理;

四、负责会员管理、联络、信息宣传、服务维权等工作安排,按职责完成工

作任务;

五、负责协会工作规划、计划的拟制和各种文件的起草,资料的整理归档,

负责本协会印章的使用、管理;

六、协调协会内外关系,负责与政府有关部门、各兄弟协会、社会各界及会

员单位联系,进行上传下达,协调会员单位各项任务;

七、负责协会各种会议、活动的策划、组织与安排;

八、负责协会的财务管理工作;

九、完成理事会决定和会长交办的其它任务;

十、负责会员的发展、管理和分支机构的拓展,会费的收取及管理;

十一、负责搜集和交流经济信息,负责协会的宣传工作,编辑出版协会报刊和

重大活动、信息专刊,一般每季度出版一期协会报刊,建立协会网站,

构筑起相互交流、信息发布、资源共享的平台;

十二、负责研究制定协会开展经济创收的计划和具体措施;负责协会创收项目

的组织推动;

十三、负责为会员提供全方位服务,帮助会员排忧解难,掌握了解会员的需求、

困难和问题,组织举办专题讲座和培训班;

十四、负责聘请如法律顾问、技术专家、管理专家等。

协会秘书长岗位职责与考核(共6篇)

处理员岗位职责(共16篇)

正科级秘书岗位职责(共16篇)

人大 办公厅秘书一处岗位职责(共2篇)

文书岗位职责(共16篇)

本文标题: 协会秘书处文员岗位职责(共16篇)
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