代办处窗口以及办公场所调研报告
代办处窗口以及办公场所调研报告
为了完成“一站式”综合服务平台建设，进一步完善代办处服务职能，优化服务设施，提高管理水平，提升服务能力，代办处一行五人于2017年5月8日-2017年5月12日分别对武汉代办处、长沙代办处、南昌代办处、上海代办处进行了专项调研。调研以实地考察、座谈会等形成进行。5天来调研组分别走访了以上代办处的窗口以及办公场所，并在以上4个代办处会议室以座谈会的方式，就代办处机构设置及人员队伍建设，代办处服务场所建设、代办处业务管理、质量监控、业务拓展情况、专利资助政策及资助方式、代办处规划等内容展开了深入的讨论和交流。现将调研情况汇报如下：
在各个代办处窗口的走访过程中武汉代办处、长沙代办处、上海代办处设有取号机和公式屏，按照窗口业务自行取号排队，既使得服务区内秩序井然有序也方便了业务量的统计。在座谈会上多次提到了窗口工作人员要主动热情，工作上严把质量关。
武汉代办处正式编制5名聘用人员6名。武汉代办处还开发了“奖励资助网上申报系统”，这个系统由申请人自行填写相关信息，还开发了“数据统计系统”，两个系统的开发使相关信息和数据更准确的同时还降低了代办处人员的工作量。在各办事窗口张贴了相应政策宣传和注意事项，提高了办事效率。
长沙代办处是第一家代办处，设3个内设部门，分别为综合部、业务一部和业务二部，正式编制人员8名聘用人员5名。窗口配备有免费电脑、免费打印机、免费查费电话、老花镜、宣传手册、报纸、签字笔等基本便民设施。长沙代办处还制作了“服务指南宣传册”和“一张图看懂审批流程——系列图片片段”，其中“服务指南宣传册”把所有业务的详细流程汇编成册，还把正规代理机构加入其中，方便了申请人业务的办理。对外服务电话设置了服务语音提示，把对外服务电话按业务功能分线转接，使得服务对象可以很快的找到相应的工作人员；在质量的管理上，纸件采取双采三校，常见问题列表格，电子申请质检单，针对出现的问题进行纠错分析。针对不同申请人邀请不同老师进行宣讲活动。
南昌代办处正式编制4名聘用人员7名，南昌代办处窗口大厅设置了电子显示屏、播放宣传片的液晶电视机、老花眼镜、宣传资料、休息桌椅、窗口吧台椅等便民惠民的物品、设施，窗口工作人员主动热情。业务上争取试点推广业务，并承担了国家局额外分派的地址不详等特殊情况的电子申请。
上海代办处内设受理部、收费部两个部门，各设立一个部门主管，正式编制人员1名聘用人员12名。工作人员统一服装，窗口内设两个收费窗口，三个受理窗口，在每个业务窗口设有业务评价装置，申请人可以对窗口工作人员进行评价。在大厅还有一名保安，负责人员的疏导和协助申请人办理相关业务。
参加此次调研活动使我对代办处的工作以及服务窗口有了更深的认识，质量一直是代办处工作的生命线，必将质量放在第一位。从方便申请人提高服务质量和讲究办事效率着手，着力提升窗口服务水平，平时要以热心、耐心和细心的服务为主要内容。通过此次调研活动，促进了代办处的沟通和交流，增进了彼此的了解，互动学习了各代办处工作的先进经验，这些宝贵的经验很值得我们学习，并将推动“一站式”综合服务平台建设和将来代办处的各项业务的水平。
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