用户服务人员行为规范

1.用户服务人员行为规范

本章主要介绍了中兴通讯股份有限公司用户服务人员的行为规范。该行为规范适用于中兴通讯股份有限公司所有的用户服务人员、与用户有业务联系的员工及代表中兴通讯股份有限公司和用户有业务往来的其它公司的人员。

企业文化的核心是企业精神，企业精神表现在公司每一位员工的日常行为当中。作为公司的一员，其言行和举止不仅代表个人的素质和修养的表现，更是公司企业文化和企业精神的反映。作为公司的用户服务人员、与用户有业务联系的员工及代表中兴通讯股份有限公司和用户有业务往来的其它公司的人员，在用户面前的一言一行、一举一动，时时刻刻代表着公司的形象。

为了明确公司用户服务人员、用户有业务联系的员工及代表中兴通讯股份有限公司和用户有业务往来的其它公司的人员，在实际工作中应恪守的基本行为准则，规范其服务行为，提高服务质量和公司形象，特编写用户服务人员行为规范。

一、基本行为准则

1．精神风貌

1）仪表举止端庄、温文而雅、落落大方，不矫揉造作、不轻浮放肆。

2）服饰整洁、大方、得体，要注意根据气候变化、工作环境和特定场合选择合适的衣着。

3）保持愉快的工作情绪，不能将个人情绪带到工作之中。

4）保持良好的坐、立、行习惯，以轻松、自然为宜，不要过于拘谨，禁忌散漫。坐、立、行的宜与忌见表1。

表1：坐、立、行的宜与忌

（续上表）

2．服务礼仪

1）与用户初次见面时应主动作自我介绍或递上名片。

2）与用户交谈时要关注对方、彬彬有礼、谈吐得体。

3）养成倾听的习惯，不轻易打断用户的谈话或随意转移话题。

4）对用户应真诚、富有耐心，做到谦虚稳重。

5）遇到竞争对手时应尊重对方，不攻击对方。

6）与用户有不同意见时，应保持头脑冷静，必要时要请示上级主管领导，切忌与用户争执。

7）尊重用户的风俗习惯（尤其是少数民族用户的民族风俗习惯）。

8）对用户应言而有信，不随意承诺。

3．工作作风

1）养成严格按照岗位职责和岗位工作流程工作的习惯。

2）养成日事日清的工作习惯。

3）面对困难和挑战，不折不挠，敢于拼搏。

4）善于协作，有团队精神和集体意识。

5）力争第一次就把工作做好，既注重工作效率，又注重工作质量，一丝不苟，精益求精。

6）对用户提出的问题、要求、意见和建议要做详实记录，并按照首答负责制认真落实。

首答负责制的基本要求和注意事项如下：

a 基本要求

a1.当用户以任何方式咨询、求助时或用户服务人员与用户面谈时，对用户提出的问题、要求、意见和建议等，第一受理者就是公司的代言人，第一受理者可能是中兴通讯股份有限公司的员工或代表中兴通讯股份有限公司与用户有业务往来的人员，第一受理者有责任和义务亲自或协调中兴通讯股份有限公司相关部门予以解决或给用户一个满意的答复。

a2.若第一受理者对用户提出的问题、要求、意见和建议不知如何解决或答复，要认真、详细地做好记录，记下用户的联系电话或传真电话、E-MAIL等，然后及时以电话、传真、电子邮件等形式通报给公司有关部门处理。

a3.对于用户的咨询，第一受理者如果不知如何回答，在征得用户同意的情况下可让用户向公司有关部门咨询，并告诉用户联系的电话或传真；若感觉用户不太愿意或用户不方便向公司有关部门直接咨询，要认真、详细地做好记录，记下用户的联系电话或传真电话、E-MAIL等，然后及时以电话、传真、电子邮件等形式通报给公司有关部门，由有关部门与用户联系给用户答复。

a4.在有关部门处理过程中，第一受理者要跟踪处理情况直到确信用户提出的问题、要求、意见和建议等得到有效处理。向公司有关部门通报处理问题时，遇到有关部门不合作或处理不及时的情况，第一受理者可向公司相关部门投诉监督处理，一般情况下，工程分包商与公司业务接口部门是当地办事处，投诉部门是市场中心工程部。

b.注意事项

b1.牢记"个人代表公司"，受理用户提出的问题、要求、意见和建议时，答复要准确、详尽、规范，切忌敷衍了事。

b2 上述情况涉及公司企业标准或工作流程的，应按其进行处理。

b3 公司员工在任何情况下都有责任和义务保守公司的机密。

7）不与用户谈论有关待遇、产品技术缺陷和有损公司形象的问题，当用户问到有关设备价格问题时，非营销人员可告诉用户设备的公开报价，在对公司公开报价了解不是很清楚的情况下最好委婉地拒绝回答。

8）工作中与人沟通时多用正面、积极、合作、表达诚意的语句，少用负面、消极的词语禁止使用抵触的、表达恶意的语句。服务常用语和禁用语如表2和表3：

表2：服务常用语

（续上表）

表3：服务禁用语

（续上表）

4．工程开通和维护行为规范

1）工程开通和维护要严格按照工程规范的要求进行。

2）进入机房须征得机房值班人员同意，离开机房要与机房值班人员打招呼，必要时要提交申请报告。

3）在用户机房工作时，要严格遵守用户机房的各项规章制度。

4）对设备进行维护操作时，须经用户单位主管人员认可，并在用户单位相关人员陪同下进行。

5）在设备正常运行时，进行重大操作应选择在深夜，数据操作应谨慎，重要数据事先备份。

6）对设备硬件进行操作注意要有防静电措施。

7）在用户计算机上使用软盘或自携带的硬盘时，必须经用户机房主管人员同意后方可使用。

8）携带物品进入机房须征求用户机房值班人员同意，并放置在指定位置，不可随意乱放。

9）每天工作结束后,要清理工作现场,保持机房整洁。

10）借用户的东西，应及时归还。

11）严禁擅自使用用户电话，如确实需要，须经机房值班人员同意后方可使用。

12）严禁在机房内吸烟、玩游戏和乱动其它厂家设备。

13）在向用户讲解或与用户讨论技术问题时要注意多引用准确的电信规范和指标术语。

14）现场工程人员进行开通和维护工作时，要充分协作，出现意见分歧时，切勿在用户面前争论，更不能争吵，应在用户不在的场合按照对公司最有利的原则充分协商达成共识，在无法达成共识情况下应向各自上级领导请示，在无法与领导联系的情况下，由工程负责人裁定。

5．拜访用户行为规范

1）拜访用户，应事先约好时间。

2）准时赴约，如有特殊情况不能如期到访应事先通知用户。

3）进入用户的办公场所，一定要敲门，即使门未关也要敲门。

4）进门后要客随主变，在指定的座位上落座。

5）与用户交谈应注意尽快进入正题，尽可能缩短访谈时间。

6）用户招待烟茶、糖果等，要向用户致谢。

7）如果吸烟，应该先争得用户同意，如果用户不备烟具和烟，最好不吸。

5．电话行为规范

1）电话铃响尽快摘机，一般在第二次响铃中接起为宜。

2）禁止使用免提。

3）给用户打电话时，打电话前要做好准备，想好话题打好腹稿。

4）用户的电话号码同时有有线电话和手机时，应先打有线电话，打不通时再打手机。

5）语言力求简炼，除非工作需要，尽量少谈论与业务无关的话题。

6）声音以对方听清楚为宜，不要太大，以免影响他人。

7）语气热诚、谦和、不卑不亢。

8）对需要转接的电话应告知正确的分机号码，然后再转。

9）电话结束，应等对方挂机后，自己再挂机。

10）接听咨询方面的电话，要注意问清对方的工作单位和姓名后，再解答，如果对方的工作单位含糊不清或比较可疑，可委婉地拒绝回答。

6．电话语言规范

1）给用户打电话时，对方摘机后，应主动先说：“您好，请问是X X X(对方单位名)吗？”,然后说：“我是中兴通讯股份有限公司”。

2）要找某人，应说：“您好，请问X X X在吗？”或“请问X（姓）局长/主任/班长在吗？”。

找到你要找的人后，应主动说：“您好，我是中兴通讯股份有限公司”，然后用简练的语言说明找对方的目的。

3）有事询问对方时，说“请问...”。

4）在需要对方等待时，说“请您稍等一下”。

5）当接听已接通的电话时，说“您好，我是XXX”。

6）回答对方问题时，严禁生硬地说“我不知道”。

7）如果对方说话听不清楚，应告诉对方“对不起，我听不清您的说话，您能再说一遍吗”。

8）电话结束时要说“再见”。

9）多用正面、积极、合作、表达诚意的语句，少用负面、消极的词语禁止使用抵触的、表达恶意的语句

用户证明

用户协议书

服务人员工作总结

用户活动方案

用户体验岗位职责