跟单文员岗位说明书
一、订单处理：
l 客户到厂下单有：QQ、微信、邮件、电话口头下单等，每张订单的下法不同，跟单员都应将它们转成书面订单并录入ERP销售系统进行以便进行跟踪。 并在确认交期后回复订单，订单处理与回复必须当日班次完成。
l 下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：名称、规格、数量、交期包装收货标准的沟通等。
l 客户的订单按照订单完成状态分类整理成：待处理订单、已完成订单以便分类检索。
l 书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将材料顺利的交给客户，收回应收回现金单款项。
二、送货安排：
l 根据客户订单要求交货时间、订单的紧急程度以及客户的信誉度结合库存情况及在途物料等情况安排运输部发货。
l 为提高发货效率，销售跟单员务必在当天晚上下班前做好第2天的发货订单并打印出来，当天晚上下班前与仓库部、生产部、运输部沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货单，确保次日一上班就可以装车的发货单。如因跟单抄错单、下错单对发货安排有误，造成发货推迟或延误及退退货的，由跟单人员承担相应责任。
三、生产库存跟踪：
l 将客户订单结合库存情况转化成定额发料单交付生产部： 一定要把客户要求在排单时写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。并且，不同客户下达的材料订单在生产前必须尽快合并生产排单出来给生产订单未完成时要，以便提高生产效率。
l 交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，原则上交货期误差控制在0.5-1天。
l 生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，最终找到解决的办法。
l 修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产订单。
四、客户档案的管理：
l 新客户及时录入客户信息表：务必将客户的准确的名称，地址、联系人、电话、传真、结算方式等数据完整无误输入信息表，以便销售开单时自动查询相关数据。
l 客户产品价格信息及时填写或者更新进客户信息表，以便保持数据的准确性，减少对账送货工作的复杂性。
l 客户资料有变更的必须及时变更。
五、计算报价单：
l 客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户，需要填写报价单报总经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。
l 客户产品是使用新材料的，接到客户订单时必须请示总经理客户报价是否需要做变更，如需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。
六、客户服务：
l 客户来访接待：客户来访应该做到热情周到，如果因故不能接待的，务必请其它员工代为接待，并跟踪记录客户来访情况。
l 样品的寄送与登记：客户需要样品时与客户沟通清楚后送样给客户，并跟踪回访样品情况。
l 客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。
l 客户要求退货，首先是了解清楚情况，客户能直接使用的将投诉反应内部改进，要求退货的汇报批准，很严重的就重新生产，补单生产再送货。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。
七、与各部门的沟通及完成跟单主管交办事项的处理:
l 跟单最重要的个人素质是什么？沟通！！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！
（1）同本厂内的各部门沟通：
l 面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通协调，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。
（2）同客户的沟通：
l 先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做。
l 配合跟单主管并完成其交付的其它工作。
