浅谈医疗设备档案管理

作者：一粒胖豆呦 | 发布时间：2023-10-12 11:23:20 收藏本文下载本文

浅谈医疗设备档案管理

随着社会的日益发展，医院对医疗设备的需求越来越大。设备是医院日常运行和发展前进的基础，而医疗设备档案管理是设备管理的重要组成部分，是体现医院医疗设备管理水平的重要方面，能够为设备是否在使用过程中发挥了最大的社会效益与经济效益提供重要依据。因此，如何加强医疗设备档案管理，在医院的现代化、信息化建设中显得尤为重要。

一、医疗设备档案管理的内容

根据《医疗卫生机构医学装备管理办法细则》规定：单台价值在5万元以上的医疗装备都应当建立档案，统一管理。一套完整的医疗设备档案包括以下几点：

1.设备购买前的购置申请报告、批复文件、合同、标书，申请购置高于50万元的医疗设备的科室还需要作可行性论证报告，论证内容包括设备配置的必要性、社会效益、经济效益、预期收入情况、科室人员资质等；

2.科室验收时的安装验收报告、培训表，设备的全套随机技术文件、配置清单、设备说明书及演示光盘、设备的维修手册及光盘、设备的应用软件、样本、图纸、技术操作规程、合格证、保修卡及安装调试和设备的注册证复印件等。需要值得注意的是进口设备不仅应有中文说明书，中文标签，还需要提供进口设备报关单、检验检疫证明；

3.生产企业跟经营单位的资质。其中包括生产企业的生产许可证和医疗器械生产产品登记表（只针对国产设备）、经营单位的营业执照、经营许可证，生产企业对经营单位的委托授权书。在归档整理时要尤其注重第三类医疗器械的原始资料的收集，确保信息真实且具有可追溯性；

4.已建档的设备在管理、使用、维修、保养和报废中形成的文件材料。尤其对使用期限长的大型医疗设备，应当逐台建立使用档案，记录其使用、维护、质控、调拨、报废时间等事项，档案保存期限不得少于医疗设备使用寿命周期结束后5年。

二、医疗设备档案管理的意义

配套完整的医疗设备档案能够真正贯穿了从设备购置、使用、维修、报废的各个环节，是医疗设备生命周期的重要组成部分。不仅可以帮助领导者了解全院的医疗设备购买情况，督促科室根据需求和发展合理购入设备，避免出现重复采购和购买后使用率低的情况发生，节省了资金投入又实现了资源的合理配置，促进了医院的健康发展。而且可以在医疗设备的使用、维修、保养过程中能够做到有账可查、有账可依。通过查看维修、保养记录对大型医疗设备、急救类医疗设备采取预防性维护，缩短维修工时，节省维修费用，降低事故隐患的发生。

三、医疗设备档案管理的现状

目前部分医院对医疗档案管理工作的必要性和重要性认识不足，使得医疗档案管理这项工作缺乏严谨性与科学性。具体表现为：

1.大部分的医院档案管理人员未进行专业职业培训就入职上岗，导致他们对医疗档案管理工作的范畴和流程一知半解，从而造成档案的不完全收集。

2.档案管理人员更换或调动时交接手续不规范，使得档案保存零散，难以统一归档；借阅查阅手续不严格，经常出现久接未归的档案因为没有及时催还而导致档案的缺失。

3.因为医疗设备档案形成的周期比较长，传统的人工管理模式越来越难以满足档案管理工作的需求，稍有不重视就会影响档案的完整性、连贯性。

四、医疗设备档案管理的措施

1.因医院当前拥有的医疗设备品牌多、种类广，使得档案管理这项工作变得繁琐，所以医疗设备档案的管理应该实行专岗专职。全过程的医疗设备档案由档案管理员集中统一管理，对收集到的档案进行统计、分类、归档、保管，整理完毕后填写归档目录，做好设备分类登记。

2.建立并完善医疗设备档案管理制度，严禁非技术人员在没有审批手续的情况下私自查阅更改替换医疗设备档案资料。如因工作需要必须借用时，应经设备科主任同意后并办理相关借阅手续，规定好借阅时限。档案管理员要做好登记，记录好借阅档案的名称、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等。对于借出的档案材料，借阅人要妥善保管、不得毁坏和遗失，并按期归还，对不及时归还档案的借阅人要采取处理措施。

3.档案管理员要明确自己的工作职责，摆正工作态度，积极参加业务培训，提升自己的专业素质。同时要参与到医疗设备验收的这份工作中来，做好医疗设备档案的清点收集工作，对于当场缺少的材料，由医疗设备档案管理员做好标记，并让厂家工程师签字确认。

4.档案管理员要注重工作创新，树立由传统的人工管理模式向信息化数字化的管理模式转变的意识，积极借鉴并利用互联网建立统一完善的医疗设备档案数据库，实现资源整合和信息数据共享，充分发挥医疗设备档案的潜在价值。

五、结语

我们要结合医院医疗设备档案管理工作的实际，规范档案管理的工作流程，医院各部门之间应相互配合，增强团结协作意识，加快信息的传递与共享，通过多方面多渠道的收集来保证档案的全面性、完整性。随着现在电子信息时代的发展和进步，医疗设备的归档整理也应逐步实现电子信息化，将医疗设备从购置到报废全过程产生的档案材料通过扫描件、拍照等形式保存后再予以电子化分类进行编号，这样既有利于档案信息的长久保存，也能在查找使用的过程中更加方便高效。