财务档案管理规定
财务 档案 管理规定 1 公司财会人员定期对工作中形成的经济文件进行建档和管理。
2 加强公司财务资料管理工作，确保公司利益不受损害。
3 会计档案的范围 3.1 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证及其他需要归档的会计凭证等； 3.2 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐，辅助帐簿、备查帐簿及其他需要归档的会计帐簿等； 3.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表，会计报表附注、文字说明、分析及其他财务报告等； 3.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、固定资产卡片、会计工作移交清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他应当保存的相关会计资料等； 3.5 由于公司实行会计电算化，除上述资料外，还应包括数据备份磁盘、光盘等也应纳入。
4 会计资料归档程序 4.1 公司每年形成的会计资料，应当由会计机构的会计人员按照归档要求，按月负责整理、立卷并装订成册，编制会计档案保管清册； 4.2 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由公司会计主管人员指定会计专人保管，保管期限为一年；保管期满后，由公司会计主管指定的会计人员编制会计档案移交清册，移交本单位会计档案管理人
员保管； 4.3 移交会计档案管理人员保管的会计档案，原则上应当保持原卷册 的封装，如个别确实需要拆封重新整理的，档案管理人员必须会同会计机构经办人员共同拆封整理，以明确责任。
5 会计档案查阅办法 5.1 公司保管的会计档案原则上不得借与公司外部人员直接查阅、复制，如有特殊需要，经本公司财务负责人批准并办理相关登记手续后，由会计档案管理人员或指定人员为其查阅、复制，指定人员查阅、复制会计档案时，会计档案管理人员必须同时在现场，并严禁将会计档案涂改、拆封、抽换等，确保会计档案的安全，完整； 5.2 公司保管的会计档案严禁与业务无关的人员查阅、复制，与业务相关的公司内部人员需要查阅、复制会计档案的，必须经公司会计机构负责人批准后，由会计档案保管人员或指定人员为其查阅、复制，指定人员查阅、复制会计档案时，会计档案管理人员必须同时在现场，并严禁将会计档案涂改、拆封、抽换等，确保会计档案的安全、完整。
5.3公司保管的会计档案一律不得向公司外部或公司内部其他部门借阅，但遇到特殊情况如有关执法部门（如税务部门、法院等）根据工作情况，确实需要借阅的，由会计档案管理人员上报公司财务负责人及会计机构负责人，财务负责人及会计机构负责人查看其正式、有效的证件并视具体情况作出批准或不批准的书面决定，如批准其借阅，必须在办理借阅登记、明确责任后，方可借出。
6 会计档案的保管期限
6.1 会计档案保管期限的起始时间为会计年度终了后的第一天； 6.2 会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年； 6.3 会计档案具体保管期限如下：
6.3.1 会计凭证类 6.3.1.1 原始凭证、记帐凭证为 15 年； 6.3.1.2 汇总凭证为 15 年； 6.3.2 会计帐簿类 6.3.2.1 日记帐 15 年，但现金日记帐和银行日记帐为 25 年； 6.3.2.2 明细帐、总帐为 15 年； 6.3.2.3 辅助帐、备查帐等为 10 年。
6.3.2.4 固定资产卡片为固定资产报废清理后 5 年。
6.3.3 会计报表类 6.3.3.1 主要财务指标表为 3 年； 6.3.3.2 季度、月份会计报表为 15 年； 6.3.3.3 年度会计报表（包括附表、文字分析、报表注释等）为永久。
6.3.4 其他类 6.3.4.1 会计工作移交清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册及销毁清册为永久； 6.3.4.2 年度财务预算、成本计划为 5 年； 6.3.4.3 主要合同、协议为该业务完结后 3 年。
6.3.4.4 银行存款余额调节表及银行对帐单为 10 年。
6.3.4.5 固定资产卡片为固定资产报废清理后 5 年。
6.3.4.6 已清算、解散公司的会计档案为清算、解散后 5 年。
7 会计档案销毁程序 7.1 保管期满的会计档案销毁程序 7.1.1 由公司会计机构负责人和会计档案管理人员共同提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、已保管期限、销毁时间等内容； 7.1.2 公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见； 7.1.3 销毁会计档案时，由会计档案管理人员和会计机构派出人员共同监销； 7.1.4 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁工作结束后，在会计档案销毁清册上签名、盖章，并将监销情况书面报告公司负责人。
7.2 下列会计档案不得销毁：
7.2.1 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记帐凭证帐簿和涉及其他未了事项的原始凭证、记帐凭证、帐簿等，不得销毁，要单独提出、立卷，保管到未了事项完结时为止。单独提出、立卷的会计档案，在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明； 7.2.2 建设项目未完成，其保管期满的会计档案不得销毁。
8 特别事项 8.1 会计档案管理人员变动或会计机构改变，会计档案需要移交的，必须按照公司《会计人员工作交接制度》的有关要求办理交接手续； 8.2 公司合并时，合并前公司保管的会计档案必须移交合并后的公司，由合并后的公司保管其会计档案； 8.3 公司分立时，分立前公司保管的会计档案必须移交给与分立后公司业务相关、联系紧密的公司保管； 8.4 公司解散、中止、清算结束后，将其会计档案移交给公司的最大股东，由其保管会计档案。
