声像档案自查报告

作者：佩朝烃 | 发布时间：2020-11-28 12:09:14 收藏本文下载本文

第1篇：声像档案管理

声像档案管理

一、声像档案的归档范围

（一）本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

（二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料； •

（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料；

（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料； •

（五）本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

（六）本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；

（七）其他具有保存价值的声像材料。

二、声像档案的归档要求

（一）属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为已有；

（二）归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致；归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；

（三）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；

（四）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存； •

（五）归档的声像材料应当加以相应的文字说明；

（六）归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。

声像档案单件（卡带）

声像档案（录像带）: 光盘档案封面: 光盘档案内页和总说明光盘档案案卷目录注意事项：

1 •归档时间：随时归档和年终归档； •保管期限分为：永久、长期和短期；

•声像档案要注重防磁（尤其是磁性载体）、防震、防潮、防日光及紫外线； •声像档案应当恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应当控制在2—21℃，相对湿度应当控制在20—50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15—27℃，相对湿度应当控制在40—60％之间；

第二节

照片档案管理

一、照片档案的定义与分类

1、照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

2、随着社会技术的跨越式发展，相片的形成方式也在不断地更新换代。从成像原理与载体上区分，相片档案可分为：传统照片档案与数码照片档案。

•传统照片档案即感光材料照片档案。感光材料是指见光后能发生各种化学反应的材料。譬如：银盐胶片和非银盐胶片。

•数码照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的数码照片。

•数码照片是指用扫描仪扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图片文件。

二、传统照片档案的管理

1、传统照片档案管理的基本原则 ①照片与底片应分别整理和存放； ②照片与文字说明要一同整理和存放；

2、底片档案的管理

作为档案保存的底片应力求原底片、原件。

值得注意的是，一般原底片是不能提供利用的，只作存档之用。冲洗照片一

2 般通过翻版复制原底片的方式。此外，文字说明应包括事情、时间、地点、人物、背景等情况，应简单明确，避免重复。底片的分类与排列根据各个单位存有底片档案的实际情况，可分为：黑白底片和彩色底片；原版底片和翻版底片；硬底片（玻璃片）和软底片（胶片）。如果底片类型单一，则可不分类。底片的排列应该按时间顺序来排，先年份再月份。

底片装袋与编号底片保存应放入专用的底片袋。规格为：45mm*55mm。而且必须一张一袋，连张的底片要裁剪。底片编号由底片册号和张号组成，格式是¡°1-15¡±（表示第1本底片册中的第15张底片）。底片编号一般标注在底片袋的右上方和底片册内的¡°底片编号¡±。底片入册严格按照一张底片一个袋，一个袋子入一个（芯页）格。

底片册内备考表底片册册脊底片档案案卷目录

3、照片档案的整理

•照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编写照片档案案卷目录等工作环节。

•编写文字说明的六要素：

1、时间：事件、事物发生、变化的时间。 •

2、地点：所拍照片的具体地点。

3、事由：照片所反映的事件、事物的情由。 •

4、人物：主要人物的身份、姓名、位次。 •

5、背景：对揭示照片主题有一定作用的背景。 •

6、摄影者：拍摄单位和拍照人。

•每组照片前要对整组照片作总说明，即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。每张相片还必须有分说明。



3 照片组说明与分(张)说明

照片档案案卷目录照片档案卷内目录(档案局)照片档案卷内目录(说明到张)

三、数码照片档案的管理

1、数码相片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF信息（Exchangeable Image File 可交换图像文件）三部分组成。

2、EXIF信息是镶嵌在图像文件格式的一组拍摄或扫描参数，主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。介绍：数码相片EXIF信息的查看方式

3、数码照片的收集可以参照前述照片档案收集范围的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

4、数码照片形成后，由摄影者及时向档案室移交归档。

5、档案部门要完善数码照片档案收集制度，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。

6、归档时要求数码照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到内容相符。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。

8、数码相片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明。

9、数码相片的存储：

①只读型、质量好、容量大的单片盒装DVD光盘； ②“一次性写入”，低速（一般用8X以下）；

③一式三套：一套封存保管；一套供查阅利用；一套异地保存。套别分别用字母A、B、C表示。

10、刻录内容： ①数码照片文件夹； ②数码照片目录文件； ③光盘说明文件。

4 例如：市档案局2005年数码照片套别：A 照片文件起止时间：20050112-20051228 保管期限：永久照片张数：417 照片文件类型：JPEG 光盘类型：DVD-R 制作时间：20060215 制作软件：NERO6.1 制作设备：HP 2000e 制作人：文章

11、光盘整理。

可参照《电子文件归档与管理规范》

•归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。

•对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。

•归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。•数码照片按其形成年度分类整理。按每一年度或每次重大事件、重要会议来访建立一个文件夹，文件夹下存放当年度或该事件、会议、来访数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间或重要程度先后排列、编号。一组联系密切（如同一次会议、活动、事件的）数码照片应排列在一起，再对数码照片编写文件名或文件号。

第2篇：声像载体档案管理1.熟悉声像档案工作的基本原则和归t当范围的确定。2.对声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确。3.对声像材料部门专(兼)职濟案员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。4.做好声像档案的开发利用工作。5.严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。6.积极做好“八防”工作。

第3篇：声像档案管理办法

(一)总则

第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第贰条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条编制格式

1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

第4篇：声像档案管理规定

声像档案管理规定

总则

为规范项目部各类档案管理，根据有关国家及地方法律法规要求，结合项目实际情况，特制订声像档案管理规定。本规定自发布之日起实施，各相关单位应认真组织本规定的实施。

1、范围

本标准规定了记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等档案的收集要求、整理程序和保管规定。

本规定适用于江苏阚山发电有限公司2×600MW超超临界工程各参建单位。

2、规范性引用文件

GB/T 7156文献保密等级代码

GB/T15418档案分类标引规则

GB7309-1987盒式录音磁带总技术条件

GB-9416.1-1988

GB/T14306-1993

中华人民共和国档案法实施办法

中华人民共和国保守国家秘密法

国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发[1987]27号

3、职责

3.1各参建方移交公司的声像档案工作由工程管理项目部工程管理部负责管理，并负责业务指导。

3.2 声像档案做为档案管理的一部分，应在分管技术的副总经理和综合事务部主任的领导下开展工作，同时在业务上受行业、地方档案行政管理部门和中国电力投资总公司档案管理部门的监督和指导。

3.3各参建方应建立声像档案管理网络，配备专兼职声像档案员，负责各单位在工程各阶段形成的声像资料的收集、整理、保管工作，并按规定向工程管理公司项目部工程管理部移交归档。

3.4 工程公司项目管理部依法履行下列档案管理职责：

3.4.1 贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定项目部有关档案管理的规章制度和企业标准。

3.4.2 统筹规划并负责项目声像档案的收集、保管、统计、利用、鉴定和销毁工作。

3.4.3 监督、指导各参建方单位的声像档案的形成、积累、整理和归档工作。

4、要求

4．1声像档案归档范围：

1）、反映本项目工程主要职能活动和基本历史面貌的声像档案；

2）、上级单位来项目视察工作或从事其他活动所形成的与本项目工程有关的重要公务活动的声像档案；

3）、召开重要会议和重大纪念活动中形成的声像档案；

4）、工程的基地原貌、奠基仪式、竣工典礼等活动所形成的声像档案；

5）、记录本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像档案；

6）、具有历史意义和特殊意义的建筑物的声像档案；

7）、重要施工过程及操作，试验、启动所形成的声像档案；

8）、各项专题活动的录音（像）带

4．2声像档案的归档时间与要求

4.2.1凡是归档范围内的声像档案资料，必须及时、全部、完整、准确地移交归档。

4.2.2 所形成的声像档案资料，必须按照归档要求移交归档，影像、照片等必须另附文字说明，具体包括时间、地点、人物、事由、背景、摄录者等。上级领导的讲话录音（像）带，必须同时翻录成纸质文件。

4.2.3归档的声像档案材料必须是原版原件；底片、照片、文字说明齐全；底片与照片内容要一一对应，照片的规格力求标准。反映同一个事件的若干照片，选用主要照片归档；归档的照片材料没有污迹、水斑等损坏现象。

4.2.4 归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性，应一式两份，与相应的纸质文件同时归档。

4.2.5 归档使用的录音（像）带。软磁（光）盘的性能质量，应分别符合GB-730

9、GB9416.1-8

8、GB/T14306-93的规定。

4.2.6 磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时归档，同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性上，同一盘（带）中存放多份文件的应建立磁性文件目录清单。

4.2.7磁带（软）磁盘需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

4.2.8 录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录象片。

4.2.9 录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

4.2.10 归档的磁带（软）磁盘必须贴上标签。

4.2.11磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。

4.2.12 录象带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。

4.2.13声像档案材料归档时必须严格履行验收、交接手续。

4.3 照片档案的整理

4.3.1照片档案卷内目录格式应符合照片档案管理国标。卷内目录的填写,以照片的自然张或总说明的若干张为单元填写卷内目录。（一组照片在填写总说明后，仍以照片的自然张填写卷内目录）。

4.3.2各参建单位按上述要求将自身形成的声像档案按照《竣工资料编制细则》编审程序及移交归档时间要求进行移交。

第5篇：声像档案建档规则

五、声像档案建档规范

1 总则

1.1 为加强声像档案的建档工作，提高声像档案的质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，更好地发挥声像档案的作用，制定本规范。

1.2 本规范规定了声像档案工作的管理职责，明确了声像档案的形成、整理、归档、移交、保管和借阅工作的要求与方法。

2 规范性引用文件

下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。GB/T 11821-2002 照片档案管理规范

DA/T 15-95 磁性载体档案管理与保护规范

GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

3 术语

声像档案(audio-visual archives)

在各项工作和社会活动中直接形成、具有保存价值，并主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等。

4 管理职责

4.1 立档单位管理职责：本单位声像档案工作由主管档案工作的领导负责，明确本单位声像档案的形成、归档、管理和检查等工作的岗位职责、工作程序，落实声像档案建档、管理等工作所需经费和工作条件。

4.2 综合档案室管理职责：指导、监督、检查本单位声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作，负责声像档案的接收、再整理、保管和借阅利用等工作。

4.3 声像材料形成部门(或人)管理职责：接受综合档案室的业务指导和监督，负责完成声像材料的形成、收集、初步整理和归档工作。

5 归档范围

在各项工作和活动中形成的具有保存价值的声像材料均应收集归档，归档范围参见附录A。

6 收集与归档要求

6.1 照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像一致。

6.2 数码照片的采集使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M。

6.3 归档的数码照片应是原始版，不能进行技术修改。

6.4 数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封存保管。

6.5 归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确。

7 整理

7.1 声像档案材料的分类应遵循其自然形成规律，全宗内声像档案一般按载体类别-问题(年度)进行分类，并保持分类方案的稳定。立档单位应依据院声像档案的分类原则自行制定本单位的分类方案。

7.2 声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。

7.3 声像档案的保管期限应参照与其相关的文书、科研、基建等类型的档案保管期限表确定；按照涉密程度标注密级，遵照国家相关保密规定执行。

7.4 胶片照片的整理

7.4.1 胶片照片的整理按专题或事件进行组册，册内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。

7.4.2 胶片照片档案材料的编号：

照片册号：在分类方案的最低一级类目下按照片册排列顺序进行编号。照片号：由照片册号和册内照片张号组成。整理照片时应在每张照片的背面标注其照片号。

底片号：同一保管期限内底片的排列序号。底片号应写在胶片乳剂面边处。

7.4.3 照片、底片册的规格及芯页各项内容的填写要求按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)标准执行。

7.4.4 编制照片档案目录，填写册内备考表，参见附录B的表

1、表2。

7.5 数码照片的整理

7.5.1 数码照片的整理在分类方案的最低一级类目下按事件建立文件夹，存放一组联系密切的数码照片。

7.5.2 对同一事件的数码照片按形成的先后顺序进行重新编号，即数码照片号，由分类号-事件顺序号-照片顺序号组成。

7.5.3 按归档年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录(参见附录B的表3)、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型(CD-R、DVD)等。

7.6 其他载体声像档案的整理

7.6.1 除胶片照片档案外，录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘)等载体的声像档案都要放入相应的载体盒内保存。

7.6.2 拟写归档文字说明：录音带、录像带等磁性载体材料的文字说明应注明录制者、录制时间、内容、密级、带长(时间)等事项；光盘等载体存储的声像档案材料应注明存储文件的内容、格式、密级、制作日期、制作者、光盘类型等事项；电影胶片(盘)的文字说明应注明拍摄者、拍摄时间、片名、内容、密级、带长(时间)等事项。

7.6.3 声像档案按载体类别-年度-保管实体顺序编号，即盒(盘)号。

7.6.4 填写每个保管实体的说明标签，参见附录B的图3。标签贴于保管实体外盒的适当位置，并在每个保管实体上标明盒(盘)号。

7.6.5 除胶片照片档案外，包括录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘)等不同载体的声像档案分别编制档案目录，参见附录B的表4。

8 移交

8.1 声像档案应在次年6月30日前向综合档案室移交归档。凡在科研课题、基本建设、大科学工程项目等活动中同时产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。

8.2 归档部门将整理好的声像档案和移交目录清单(参见附录B的表

5、表

6)，送交综合档案室检查验收。综合档案室在对声像档案进行质量检查后，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

8.3 撤销、合并单位的声像档案应与其他载体档案按要求一起移交院档案馆或合并单位的综合档案室，不得私留、转移或任意销毁。

9 保管和借阅

9.1 保管要求

9.1.1 声像档案按照不同载体类别分开排列保管。