关于进一步规范公文写作及公文处理工作的通知

关于进一步规范公文写作及公文处理工作的通知

局机关各处（中心）、各管理处：

为进一步加强公文处理工作，切实提高公文写作及应用水平，结合目前公文处理工作中的突出问题，现就有关要求通知如下：

一、强化部门审核

局机关各处（中心）、各管理处要不断强化公文规范性、准确性和严肃性，进一步强化责任意识，从源头抓好公文起草质量。公文起草人员作为公文质量第一责任人，要把好公文起草第一道关口，检查无误后再提交流转；处内各级负责同志要加强内容和文字审核，切实履行审核责任，严禁“只签字不把关”。

为进一步加强公文质量把关，综合处建立了核稿组，对分局发文进行核稿，请各管理处根据处内实际增加发文核稿环节，避免因起草不认真、审核不细致、把关不严格等原因，出现的一系列公文质量问题。

二、公文写作及版面要求

通过分局近两年的核稿情况及公文通报来看，公文问题主要有公文写作技巧方面及公文排版方面。根据《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）及《党政机关公文处理条例》规定，结合实际应用，分局对目前在公文写作及公文版面方面的常见问题进行了梳理，详见附件。

局机关各处（中心）、各管理处要将提高公文质量作为改进工作作风、强化责任担当的重要一环，切实抓紧抓好、抓出成效。

附件：公文常见问题摘录

南水北调中线建管局河南分局

2021年10月12日

附件：

公文常见问题摘录

一、公文写作要求

（一）准确选择文种

公文文种具有概括标明公文性能和发文机关职权范围，并体现行文目的与要求，有“通知”“报告”“请示”“函”等15种，正确选择文种，将会给公文的形成和办理带来便利，并有助于维护公文的严肃性和有效性。目前文种选择的常见问题有：

1.“报告”与“请示”不分。“报告”通常适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问或交办事项、上报有关材料等，具有事后汇报性、总结性、单向性、陈述性，不得夹带请示事项，忌出现“请审批”“请指示”“请批示”。“请示”适用于请上级指示和批准，具有请求性、事前先行性和只向一个上级行文的专向性，忌一文多事、多头行文或向领导同志个人行文。请示类公文应一文一事，切忌两种文种混用或并用，有的把请求批准事项的“请示”写成“报告”，有的在“报告”中含有请示事项。

2.“批复”与“复函”不分。“批复”是下行文，适用于答复下级机关请示事项，具有被动性、专向性、强制性、针对性和指导性，拟文应观点明确，不可过于原则、更忌模棱两可。“复函”是平行文，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。合同承担单位来函，需要回复的，应以“复函”形式而不是“批复”。

3.“函”与“通知”不分。“函”用于机关之间洽商工作、询问或答复问题，向平行或不相隶属单位单位请求指示或批准。“通知”适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

4.“通知”与“通报”不分。“通知”与“通报”均可用于告知重要事项或情况，其区别在于，“通知”侧重执行性，具有一定约束力；“通报”侧重信息性和知晓性，侧重传达精神和情况，起引导、警戒、教育作用。

（二）合理拟写标题

标题的主要作用在于概要揭示公文主要内容与行文目的，引导阅读，因此要求做到准确、概括、简明。目前标题拟写的常见问题有：

1.生造文种，如《关于报送2020年上半年XX专项经费使用情况的总结》，“总结”不是发文文种，修改为《河南分局关于报送2020年上半年XX专项经费使用情况的报告》。

2.复杂啰嗦，如《关于<关于南水北调中线干线工程维护及抢险设施物资设备仓库建设项目XX仓库施工标履约保证金退还的函>的复函》，“函”与“复函”重复出现造成杂糅，修改为：《南水北调中线建管局河南分局关于南水北调中线干线工程维护及抢险设施物资设备仓库建设项目XX仓库施工标履约保证金退还的复函》；《关于转发<关于提供干部职工XX有关情况的函>的通知》中“函”与“通知”重复出现，二者所对发文机关性质不同，本文是向局属部门发文，修改为：《关于转发提供干部职工XX有关情况的通知》。

3.表述不清，如《XX分局关于水下机器人有关事宜的请示》，标题未说明请示具体事项内容，无法从标题上看出文件主旨，其中心词“有关事宜”没有限制，含糊不清，造成事由笼统，词不达意，可以修改为：《XX分局关于开展水下机器人研制及试点事宜的请示》。

另外，单位内部对下发文时，目前默认标题可不加发文机关；对上或对外发文，必须加发文机关，其中系统内一般可简称“河南分局”，对外发文严格使用完整规范简称“南水北调中线建管局河南分局”。

（三）正确使用单位简称

南水北调工程涉及的地域广、单位多。对于系统外的单位，尤其是发生了企业改制的施工、监理、设计单位，要注意核准名称。在行文时，主送单位和正文中涉及单位名称的，按照方便使用的原则，尽量使用规范简称。

（四）合理设置小标题

行文中如段落内容较多，需加以提炼，应科学合理设置小标题，以达到对文件中相关内容起到提纲挈领的作用。正文中标题分层序号为“一”“（一）”“1.”“（1）”，特别注意第三层并非“1、”。当全篇有两层标题时，也可采用“一”“1.”。

（五）正确使用标点符号

公文中的标点符号是公文语句中不可分割的组成部分。而在实际的公文写作中，标点符号常常出现重复多余和使用不当的现象。目前标点符号使用的常见问题有：

1.标题添加标点符号

按公文处理规定，标题中除法律法规名称用书名号，授予荣誉称号用引号外，一般不用加标点符号。

2.重复使用标点符号

每种标点符号在句中都表示停顿、语气以及词语的性质和作用，避免出现“一逗到底，一句到底”的现象，从而造成文件层次不清晰、主谓宾语缺少等情况。

3.使用带有感情色彩的标点符号

公文是具有法定效力和规范体式的文书，是通过文字实施领导管理，进行公务活动的重要工具。公文一般无需表达感情，只要求诉诸事实、理由与逻辑。发现公文中常出现有“妥否?”“请予批准！”“特此报告！”等情况，在严肃的公文中是不允许的。

（六）公文语言要言简意赅

公文语言要做到文简意丰，表达确切，干净利索。文件中对主送单位提出要求时，一般不需要使用第二人称，如“请你局按照规定”可写为“请按照规定”。会议、通知、商情函、修改(会办)意见等，收文单位有必要进一步了解情况或反馈信息的公文，应注明联系方式，以便沟通。

二、公文版面要求

通过分局近两年的核稿情况来看，公文问题除公文写作技巧外，还有公文排版的基本要求内容。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。常见情况如下：

（一）标题

一般用华文中宋2号体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词语完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应该使用梯形或菱形。

（二）正文

公文首页必须显示正文。一般用仿宋3号体字（特定情况可作适当调整），编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格；一般每面板22行，每行排28个字，并撑满版心（特定情况可作适当调整）。

（三）附件说明

在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如附件为正式公文，应标注公文标题及公文的发文字号（发文字号用圆括号扩入），但公文标题不加书名号。

（四）发文机关署名、成文日期和印章

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使用发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（五）附件

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体3号字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（六）抄送机关

如有抄送机关，一般用仿宋4号体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（七）版记

印发机关和印发日期一般用仿宋4号体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和引发日期用一条细分隔线隔开。

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