公司资料整理及保管规定
公司 资料整理及保管规定 第一章 资料的收集与整理 第一条 收集资料的方式有四种：
①购买;②交换;③制作;④捐赠。各种收集得到的资料，都必须标明以何种方式获得。
购买资料由办公室办理，全体员工有责任和义务提供资料的信息来源，并结合工作需要寻找有价值的资料。
交换资料由所需要的部门出面交涉与谈判，一旦达成交换条件，再由资料收集部门完成资料的交换。制作资料有三种方式：印刷、撰写与记述。当事人或部门主管，应积极主动地制作有价值的资料，送交资料收集部门，并积极争取来自各方面的捐赠资料。
第二条 收集资料部门的主管，必须定期制订收集计划，并付诸实施。
第三条 把收集到的资料，按下列分类进行整理：
（1）单行本（主要指公开发行的读本）;（2）调查报告（非卖品，如论文、研究报告及意见书）;（3）统计书（民间组织或政府机构的统计年鉴等，包括非卖品）;（4）全集（所有文集、论集与专集）;（5）辞典（各种辞书、百科全书、事典等）;（6）报纸;（7）杂志;（8）古籍（近代以前）;
（9）其他（如小册子、目录等）。
第四条 为了便于利用所收集到的资料，必须按资料的优劣及有用性分成下列各类：
（1）精选，表示很有参考价值及利用价值;（2）常用，表示有一定的利用价值，作为普通的资料;（3）劣等，表示资料内容劣等，无多少利用或参考价值。
第五条 全部资料按图书、报纸杂志及其他三大类进行整理。整理时，填写资料索引卡片，以提高资料利用效率。
第二章 资料的分类与保管 第六条 各资料在三大分类基础上，进一步细分为经营、企业、经济三种。重点为经营与企业两种。
第七条 在细分的基础上，再进一步细分为外文资料与中文资料。
第八条 资料分类与书架或书柜分类一致。保管工作按上述分类展开。
（1）图书。先区分外文书架与中文书架，然后，按经营、企业、经济与其他目录进行码放或索取。
（2）杂志与报纸。按名称、日期进行码放。
（3）其他。按形状、大小与厚薄进行分类码放。
第九条 索引系统按图书目录卡、杂志目录卡、报纸目录卡及其他书类卡分别设立。每张图书索引卡分别填写作者、出版年月、出版社、内容简介以及标明精选、常用与劣等字样。
报纸杂志卡，只需与书架上的名称对应起来，写明报纸、杂志名
称，发行单位，发行年月以及主要栏目与题材。
第十条 在有必要的情况下，可制成著作者、撰写者或编写者索引卡。
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