印鉴及证照管理规定
1.目的 确保公司各类印鉴、证照的统一规范管理及正常、合理使用。
2.范围 适用于公司职能部门及各物业服务中心有关印鉴、证照的管理。
3.职责 部门/岗位 工作内容 总经理办公室负责人 负责各类公司级印鉴和证照的保管和使用，并对最终结果负责。
部门负责人 负责本部门各类印鉴和证照的保管或授权其他人保管，并对最终结果负责。
4.定义 4.1 公章：公司向政府机关或相关机构登记使用的公司名章及特定业务专用印章。
4.2 部门章：公司各部门因业务需要使用的部门专用章。
4.3 业务章：公司各部门因业务需要使用的各类业务专用章。
4.4 职务章：公司各级人员因业务需要使用的名章。
5.方法和过程控制 5.1 印鉴的管理 5.1.1 管理原则 A.因业务发展需要新刻或改制部门专用章时，由需求部门填写《印鉴、证照制发申请表》，报总经理办公室负责人审核、总经理审批后刻制，并将印模送交总经理办公室登记备案。
B.各部门人员如因工作需要申请职务章时，由需求人员填写《印鉴、证照制发申请表》，经总经理核准后由总经理办公室印制。
C.印鉴及证照的保管须指定专人负责，并填写《印鉴、证照登记表》。
D.需加盖公章须填写《印鉴、证照使用申请表》，经部门负责人批准后方可盖章。但部门各类票据收费通知单和催缴单、体系文件中的格式化协议可免于登记。
E.印鉴必须严格保管，如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向部门负责人和总经理办公室负责人汇报，予以备案，及时办理挂失和补刻手续，并追究部门及相关人员的责任。
F.印鉴如因废旧、撤销等原因需废止，应由保管人员填《印鉴、证照废止申请表》 5.1.2 公司公章 加盖公司公章，使用部门需填写《印鉴使用申请表》，经部门负责人审核，报总经理办公室负责人审批后，方可使用。
5.1.3 公司合同章 以公司名义签订的各类合同，需按《合同管理程序》相关规定执行，履行有关审 批手续后方可加盖公司章。
5.1.4 部门章 以部门名义张贴、外发（公司以外）的各类文件、合同/协议、证明，须填写《印鉴使用申请表》，经部门负责人批准后加盖部门章。
5.1.5 特殊原因需借公司/部门公章外出公干，须填写《印鉴、证照领（借）用申请表》，说明用途和特殊原因，经总经理办公室负责人/部门负责人审批同意后方可借出；凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张，因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任。
5.1.6 总经理办公室负责人外出时，应将公章交给总经理办公室指定的临时代管人保管，不得擅自交给他人代管代用；代管人在此期间受本管理规定的约束，并对代管结果负责。
5.1.7 对外文件未经许可使用印章或未对文件的内容予以核准，对公司产生不良影响或其它后果的，由印章保管人承担相关责任。
5.2 各类证照的管理 5.2.1 各类证照包括各类营业执照、组织机构代码证、税务登记证（包括国税、地税）、卫生许可证、机动车停车场许可证、内部保安组织许可证、社会保险登记证、无线电台执照及有关荣誉证明等（无证书的奖牌需有照片存档）。
5.2.2 各部门应指定专人对各类证照进行管理，并登记在《印鉴、证照登记表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。
5.2.3 如因工作需要使用各类证照，使用人需填写《印鉴、证照领（借）用申请表》，经保管部门负责人同意后，方可使用。
5.2.4 总经理办公室要确保公司各类证照的有效性，各部门负责人须确保本部门各类证照的有效性，并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司总经理办公室代为办理。
5.2.5 各部门在取得各类证照时，须报送复印件一份至总经理办公室，由总经理办公室登记备案（无证书的奖牌需有照片存档）。
5.3 公章使用审批权限 5.记录表格 XMWY6.3-Z01-01-F1 《印鉴、证照登记表》 XMWY6.3-Z01-01-F2 《印鉴使用申请表》 事项 审批人 1、以公司名义发出的各类文件和信函 总经理或管理者代表或总经理办公室负责人 2、财务报表 开设账户 总经理或财务管理部经理 总经理 3、人事调动 职员入户 总经理办公室负责人总经理办公室负责人 4、各种行政事务 部门负责人或总经理办公室负责人 5、重大业务 一般业务 总经理或管理者代表 部门负责人 6、法律文书 总经理或管理者代表
XMWY6.3-Z01-01-F3 《印鉴、证照领（借）用申请表》 XMWY6.3-Z01-01-F4 《印鉴、证照制发申请表》 XMWY6.3-Z01-01-F5 《印鉴、证照废止申请表》
