西安市精准扶贫档案管理实施细则
1 西安市精准扶贫档案管理实施细则 第一条 为加强精准扶贫档案管理工作，确保精准扶贫档案真实、完整、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》、《西安市档案管理条例》以及国家档案局、国务院扶贫办《关于做好精准扶贫档案工作的意见》《精准扶贫档案管理办法》，陕西省档案局、陕西省扶贫办印发的《陕西省精准扶贫档案管理实施细则》，结合我市实际，制定本实施细则。
第二条 本实施细则主要适用于我市各级扶贫部门及乡镇、行政村在精准扶贫工作中形成的精准扶贫档案的管理，其他部门、企事业单位、社会组织在扶贫工作中形成的档案可参照本细则执行。
第三条 本实施细则所称精准扶贫档案是指在精准扶贫工作中形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。
第四条 精准扶贫档案工作的基本原则：
（一）统一领导、分级负责原则。精准扶贫档案工作由各级党委政府统一领导，市、县（区）、乡（镇）、村分级管理，层层落实。
各级扶贫部门负责对本行政区域内精准扶贫档案工作的组织实施，建立健全精准扶贫档案工作制度，安排工作经
2 费，配备必要设施设备，落实工作人员，确保精准扶贫档案收集完整、整理规范、安全保管和有效利用。
各级档案行政管理部门负责配合各级扶贫部门对本区域内各级精准扶贫档案工作履行监督、检查、指导职责。
各级承担扶贫任务的专业主管部门、企事业单位、社会组织以及有扶贫任务的行政村应按照国家有关规定，做好本单位精准扶贫档案的收集、整理、保管和利用工作。各驻村扶贫工作队应帮助贫困村改善档案工作软硬件环境，协助做好村级精准扶贫档案工作。
（二）集中统一管理原则。各级扶贫工作机构、乡（镇）在精准扶贫工作中产生的各种门类档案分别作为各级扶贫工作机构、乡镇立档单位档案的组成部分，由本单位集中统一管理。档案门类和属类划分要充分利用本单位原有的分类基础，确保档案门类划分清晰、文件材料有类可归。村级精准扶贫档案可由行政村自行管理，也可由乡镇代为管理。
（三）四同步原则。精准扶贫档案工作应与精准扶贫工作紧密结合，实行同步部署、同步实施、同步检查、同步验收，实现精准扶贫档案工作规范化、标准化。
第五条 精准扶贫工作各种门类、载体文件材料应该按照《西安市精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件 1）进行收集，各级扶贫工作机构、乡镇、村要结合实际对本单位的归档文件材料收集范围进行必要的修订和
3 完善，确保记录和反映本地精准扶贫、精准识别、精准脱贫、贫困退出的各种形式和载体的文件材料应收尽收、应归尽归。
第六条 归档文件材料应当真实有效、字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案长期保存要求；电子文件和利用信息系统采集、存储的数据应使用不可擦写光盘等可靠方式脱机备份保存。
第七条 精准扶贫档案应当分门别类整理，整理方法按照《西安市精准扶贫归档文件整理方法》（附件 2）执行。
第八条 精准扶贫档案的保管期限分为永久和定期两种，定期分为 30 年、10 年，具体按照《西安市精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。
第九条 精准扶贫档案形成单位和各级综合档案馆应当积极开发精准扶贫档案信息资源，依法依规向社会各界提供利用服务。
第十条 各级扶贫部门、专业部门扶贫工作机构、档案行政管理部门应积极推进精准扶贫档案信息化建设，加强精准扶贫电子文件归档和电子档案管理。
第十一条 精准扶贫档案是重要的信息资源，涉及国家秘密和建档立卡贫困家庭隐私。各级扶贫部门、专业部门扶贫工作机构、档案行政管理部门应当严格执行精准扶贫档案
4 安全保密管理和审查制度，严防国家秘密、商业秘密和个人隐私泄露。
第十二条 各级扶贫部门、专业部门扶贫工作机构、乡镇在精准扶贫工作结束后，应当按照国家有关规定向同级综合档案馆移交精准扶贫档案。
第十三条 对违反档案管理规定，造成精准扶贫档案损毁、丢失的，依照《中华人民共和国档案法》，中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局令第 30 号《档案管理违法违纪行为处分规定》、《陕西省档案条例》、《西安市档案管理条例》有关规定查处。
第十四条 本细则由西安市档案局、西安市扶贫办负责解释。
第十五条 本细则自印发之日起施行。
附件:1、西安市精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表 2、西安市精准扶贫归档文件整理方法
5 附件 1：
西安市精准扶贫文件材料归档范围和 档案保管期限表 县以上各级扶贫部门、专业部门扶贫工作机构 类别 归档范围 保管 期限 综合管理类 1.本级党委、政府成立与调整扶贫开发领导小组及其责任分工的文件，精准扶贫指导意见、工作方案、领导小组会议记录、纪要、讲话材料等重要文件 永久 2.本级制定的精准扶贫政策或制度性文件 永久 3.上级印发的有关精准扶贫工作的政策或制度性文件 30 年 4.上级印发的需要贯彻执行的一般性文件 10 年 5.本级制定或涉及本行政区域的扶贫开发中长期规划、专项规划、五年滚动脱贫规划、年度减贫计划、财政扶贫资金分配使用计划、项目资金备案等文件材料 永久 6.脱贫攻坚工作成效考核评估、脱贫攻坚表彰奖励、重大涉贫事件处置反馈、资金项目监督管理以及督查巡查等形成的重要文件材料 永久 7.扶贫开发机构成立与调整、队伍建设以及落实脱贫攻坚责任制形成的重要文件材料 永久
6 8.在精准扶贫工作中形成的一般性、过程性文件材料以及宣传、培训、调研、交流等文件材料 10 年 9.其他重要综合材料 10 年 精准识别类 1.建档立卡工作实施方案等标准程序文件材料 永久 2.贫困村贫困状况调查登记文件材料 永久 3.县级扶贫部门复审贫困户名单形成的文件材料 永久 4.数据分析报告 永久 5.其他精准扶贫重要材料 10 年 精准施策类 1.贫困户特色产业扶持、培训转移就业、教育、文化、生态保护、健康扶贫、社会保障、危房改造等方面形成的重要文件材料 30 年 2.制定贫困村的结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告等文件材料 永久 3.乡镇或按规定需县级保存的易地搬迁、道路建设、水利建设、饮水工程等贫困地区基础设施建设形成的重要文件材料，包括项目申请表、可研报告、预算表、资金申拨及批复文件、招投标文件、项目实施廉政责任书、合同、决算材料、报账请款单、项目审计书、验收文件、项目移交文件等。
30 年
7 4.本单位、本部门负责实施的精准施策项目文件，包括：
①可行性研究、任务书：项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书等。
②设计基础材料：工程地质、水文、勘察设计报告、试验报告、土岩样说明、地形、地貌、地震、气象等。
③工程设计文件：初步、技术、施工图设计，技术秘密材料，专利文件，设计计算书，总体规划、施工图设计，设计评价、鉴定及审批等。
④工程管理文件：征用土地批准文件及红线图，拆迁补偿协议，承包合同、协议，招、投标、租赁文件，施工执照，环保、消防、卫生等文件，水、暖、气、电供应协议书。
⑤工程施工文件：土建施工文件，设备及管线安装施工文件，电气、仪表安装施工文件。
⑥工程监理文件：监理规划、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理工作总结。
⑦竣工文件：项目竣工验收报告、竣工图、质量评审、工程现场声像材料、竣工验收会议文件。
⑧ 财务、器材管理文件：财务计划、工程概算、预决算、材料消耗、器材管理、交付固定资产等。
⑨维修、改扩建等文件材料。
永久
8 5.对口协作单位、人民团体、企业、社会组织、个人等社会扶贫形成的重要文件材料 30 年 6.财政投入、金融扶持、政策支持、驻村帮扶等形成的重要文件材料 30 年 7.其他精准施策重要材料 10 年 精准脱贫类 1.贫困县、村、户贫困退出机制、方案、规划等相关标准程序文件材料 永久 2.预脱贫县退出申请、市初审、省核查公示、国务院扶贫办评估检查等形成的文件材料 永久 3.预脱贫村退出过程中县级审核公示、市审批、省备案形成的文件材料 30 年 4.预脱贫户退出过程中县审核、省市备案并委托第三方评估、公告等形成的文件材料 30 年 5.重要数据分析报告 30 年 6.其他精准脱贫重要材料 10 年 特殊载体类 1.召开会议、政策培训、上级监督、检查、验收，项目实施和宣传等精准扶贫工作中形成的照片和声像材料 30 年 2.其他反映精准扶贫工作面貌的各种载体的材料 3.数据库文件、元数据 永久 乡 镇 类别 归档 范围 保管 期限 综合管理类 1.本级党委、政府和扶贫开发领导小组关于扶贫开发形成的方案、规划、领导讲话、会议记录、会议纪要等文件材料 永久
9 2.扶贫开发成效考核评估、脱贫攻坚表彰奖励、重大涉贫事件处置反馈、资金项目监督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料 30 年 3.扶贫开发机构成立与调整、队伍建设以及落实脱贫攻坚责任制形成的重要文件材料 30 年 4.在精准扶贫工作中形成的一般性、过程性文件材料以及宣传、培训、调研、交流等文件材料 10 年 5.其他重要的综合管理文件 10 年 精准识别类 1.建档立卡工作实施方案等标准程序文件材料 永久 2.本乡镇贫困村贫困状况调查登记文件材料 永久 3.乡镇审核贫困户初选名单形成的文件材料 永久 4.贫困户建档立卡、年度动态调整材料 30 年 5.其他重要的精准识别类文件 10 年 精准施策类 1.贫困户特色产业扶持、培训转移就业、教育、文化、生态保护、健康扶贫、社会保障等方面扶贫形成的重要文件材料 30 年 2.制定的结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告等文件材料 永久 3.制定贫困户结对帮扶方案、帮扶计划，明确结对帮扶关系和帮扶责任人形成的文件材料 30 年
10 4.农村危旧房改造、人居环境整治、易地搬迁、道路建设、水利建设、饮水工程等贫困地区基础设施建设形成的重要文件材料，包括项目申请表、可研报告、预算表、资金申拨及批复文件、招投标文件、项目实施廉政责任书、合同、决算材料、报账请款单、项目审计书、验收文件、项目移交文件等 30 年 5.本乡镇负责实施的精准施策项目文件，包括：
①可行性研究、任务书：项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书等。
②设计基础材料：工程地质、水文、勘察设计报告、试验报告、土岩样说明、地形、地貌、地震、气象等。
③工程设计文件：初步、技术、施工图设计，技术秘密材料，专利文件，设计计算书，总体规划、施工图设计，设计评价、鉴定及审批等。
④工程管理文件：征用土地批准文件及红线图，拆迁补偿协议，承包合同、协议，招、投标、租赁文件，施工执照，环保、消防、卫生等文件，水、暖、气、电供应协议书。
⑤工程施工文件：土建施工文件，设备及管线安装施工文件，电气、仪表安装施工文件。
⑥工程监理文件：监理规划、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理工作总结。
⑦竣工文件：项目竣工验收报告、竣工图、质量评审、工程现场声像材料、竣工验收会议文件。
永久
11 ⑧ 财务、器材管理文件：财务计划、工程概算、预决算、材料消耗、器材管理、交付固定资产等。
⑨维修、改扩建等文件材料。
6.对口协作单位、人民团体、企业、社会组织、个人等社会扶贫形成的重要文件材料 30 年 7.财政投入、金融扶持、政策支持、驻村帮扶等形成的重要文件材料 30 年 8.其他重要的精准施策类文件 10 年 精准脱贫类 1.贫困村、贫困户退出机制、方案、规划等相关标准程序文件材料 永久 2.预脱贫村评议、扶持、调查、公示等形成的文件材料 30 年 3.预脱贫户评议、扶持、乡镇核查公示等形成的文件材料 30 年 4.其他重要的精准脱贫类文件 10 年 特殊载体类 1.召开会议、政策培训、上级监督、检查、验收、项目实施和宣传等精准扶贫工作中形成的照片和声像材料 30 年 2.其他反映精准扶贫工作面貌的各种载体的材料 30 年 行政村、社区 类别 归档范围 保管 期限 综合类 1.本村形成的精准扶贫规划、方案、责任书、报告、总结、统计以及村评议小组成立、调永久
12 整文件等 2.建档立卡过程中形成的贫困村贫困状况调查登记文件材料，制定的贫困村结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告等文件材料 永久 综合类 3.贫困户建档立卡过程中形成的村评议记录、贫困户名单及“两次公示”以及建档立卡等文件材料 30 年 4.贫困户、贫困人口统计表、贫困户脱贫计划表、贫困户结对帮扶方案、宣传手册等 30 年 5.预脱贫村退出过程中形成的扶持、调查、评议、公示等文件材料 永久 6.预脱贫户退出过程中形成的村评议记录、贫困户退出名单及“公示”等文件材料 永久 7.其他精准扶贫综合管理文件 10 年 贫困户类 1.建档立卡贫困户调查表、贫困户入户调查基本情况表、精准扶贫对象申请表 30 年 2.身份证、户口本复印件 30 年 3.低保、五保、残疾人证明材料 30 年 4.精准扶贫对象名册 30 年 5.人均纯可支配收入核算表 30 年 6.自主创业意愿书、自愿就业承诺书 30 年 7.贫困户信息采集表 30 年 8.家庭情况真实性承诺书 30 年 9.干部帮扶责任书、详实帮扶计划 30 年 10.贫困户精准帮扶纪实记录簿 30 年 11.资金打入一卡通账户明细或贫困户签字确认证明等贫困户受益凭证 30 年
13 12.贫困户信息公示卡、收入登记卡、结对帮扶及政策享受记录卡 30 年 13.贫困户特色产业扶持、教育、医疗、社会保障及培训转移就业、易地搬迁、危旧房改造等帮扶措施过程中形成的抵押担保、还款承诺书、扣款委托授权书等文件材料 30 年 14.贫困户与村、乡镇和各类组织、金融部门等签订的合同、协议等文件材料 30 年 15.贫困户精准扶贫脱贫明白卡、扶贫手册 30 年 16.贫困户退出摸底调查表、审核表 30 年 17.其他文件材料 30 年 特殊载体类 1.召开会议，上级监督、检查、验收，项目实施和宣传等精准扶贫工作中形成的照片和声像材料 30 年 2.其他反映精准扶贫工作面貌的各种载体的材料 30 年
14 附件 2：
西安市精准扶贫档案整理方法 一、精准扶贫文书档案整理方法 精准扶贫档案分为综合类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类四类，按《西安市归档文件整理实施细则》(市档发〔2016〕45 号）进行整理。
档号结构为“全宗号-JF·年度-保管期限-问题-件号”。保管期限代码为：永久 Y、定期 30 年 D30、定期 10 年 D10；问题代码为：综合类（01），精准识别类（02），精准施策类（03），精准脱贫类（04）；件号为 4 位阿拉伯数字,如：0001。
示例：
XXXX—JF·2015-Y-01-0001 件号 综合管理类代码 保管期限 精准扶贫档案 · 年度 全宗号 二、精准扶贫项目档案整理方法 精准扶贫项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T 11822)进行整理。
精准扶贫项目档案档号结构为：“全宗号-分类号（类别代号及项目代号）-案卷号”。分类号由类别代号和项目代号组成。类别号可将“精准扶贫项目”设为一级类目，代号可
15 用“JF”,也可在单位的项目类下设扶贫开发项目代号；项目代号由阿拉伯数字标识，从 1 按项目依次编制。如下例：
示例：
XXXX—JF1-1 案卷号 精准扶贫项目代码，表示扶贫开发项目序号 类别代码，表示精准扶贫开发项目 全宗号（县、乡镇、街办）三、精准扶贫资金档案整理方法 精准扶贫资金档案按《会计档案管理办法》（2015 年 12月 11 日由财政部和国家档案局令第 79 号印发）整理归档。
四、精准扶贫照片档案整理方法 照片档案应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，具有永久保存价值的数码照片进行洗印，按《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2016）进行整理。数码照片按照《数码照片规范归档与管理规范》(DA/T 50)进行整理。
五、精准扶贫电子档案整理方法 电子档案按《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)和《数字档案室建设指南》进行整理。
六、贫困户档案整理办法（一）整理原则（1）精准扶贫贫困户档案应以户为单位，“一户一档”进行整理。
16（2）纸质精准扶贫贫困户档案在贫困户脱贫前应以件（参照《西安市归档文件整理实施细则》中对“件”的要求）为单位进行装订，按照件号顺序装盒，组成案卷进行管理。
（二）案卷和卷内文件排列 1、精准扶贫贫困户档案卷内文件排序为：卷内文件目录—贫困户文件材料—备考表。卷内文件材料顺序应保持一致。
2、行政村内精准扶贫贫困户档案应按村民小组排列，村民小组内按姓氏相对集中排列。
3、精准扶贫贫困户档案由乡镇代管的，各乡镇应按行政村进行排列。
(三)档号编制 精准扶贫贫困户档案档号由乡（镇、街办）全宗号—分类号（行政村名称标识）—案卷号—件号等组成。
1、精准扶贫贫困户档案的全宗号为本乡（镇、街办）的全宗号。
2、分类号标识可用行政村名称汉字标识，也可用识别代码标识。
3、案卷号是行政村内的精准扶贫贫困户档案案卷排列流水号，用阿拉伯数字标识，如：“1、2、...”。
4、件号是卷内的文件排列顺序号，件号用阿拉伯数字标识，如：“1、2、...”。
17 四、案卷编目 1、卷内文件页号编写（1）贫困户档案卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。
（2）已有页号的文件可不再重新编写页号。
（3）卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2、卷内目录编制（1）卷内目录应排列在卷内文件首页之前（卷内目录式样见图 A1）。
（2）件号，应依次标注卷内文件排列顺序。
（3）文号，应填写文件发文字号。
（4）责任者，应填写文件形成者。
（5）文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
（6）日期，应填写文件形成的时间，用 8 位阿拉伯数字标识如 20170823。
（7）页数，应填写每件文件总页数。
（8）备注，可根据实际填写需注明的情况。
3、卷内备考表编制（1）卷内备考表应标明在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题（精准扶贫贫困户档案备考表式样见图 A2）。
（2）整理人，应由立卷责任者签名或签章。
18（3）整理日期，应填写完成立卷的时间。
（4）检查人，应由案卷质量审核者签名或签章。
（5）检查日期，应填写案卷质量审核的时间。
（6）卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。
4、案卷目录编制（1）案卷目录式样见图 A3。
（2）序号，应填写登录案卷的流水顺序号。
（3）案卷号，行政村内的精准扶贫贫困户档案案卷排列流水号。
（4）案卷题名，应为“XX 县 XX 乡（镇）党委政府 XX村 XX 组囗囗囗（贫困户姓名）精准扶贫贫困户档案”。
（5）保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
（6）总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。
（7）备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
5、案卷封面编制（1）精准扶贫贫困户档案，应制作统一封面。案卷封面宜印制在卷盒正表面(封面式样见图 A4。）（2）案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容，如：“XX 县 XX 乡（镇）党委政府 XX 村 XX 组囗囗囗（贫困户姓名）精准扶贫贫困户档案”。
19（3）立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。
（4）起止日期，应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字）。
（5）保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
（6）档号，由全宗号、分类号、案卷号组成（编制方法同(三)档号编制）。
五、案卷装订 1、案卷内文件应以件为单位装订亦可整卷装订。
2、以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖归档章。装订材料应使用符合档案保护要求的材料，如线装、不锈钢订书针。
3、以卷为单位进行装订应在贫困户脱贫后再进行牢固装订，建议采用三孔一线装订。
20 精准扶贫贫困户档案卷内目录 件号 文号 责任者 题名 日期 页数 备注 图 A1 精准扶贫贫困户档案卷内目录式样
21 备 考 表 盒内文件情况说明：
整理人：
年 月 日 检查人：
年 月 日 图 A2 精准扶贫贫困户档案备考表式样
22 精准扶贫贫困户档案案卷目录 序号 案卷号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 图 A3 精准扶贫贫困户档案案卷目录式样
23 档号：全宗号—分类号—案卷号 精准扶贫贫困户档案 ××县××乡（镇）××村××组囗囗囗（贫困户姓名）精准扶贫贫困户档案 立卷单位：
起止日期：
保管期限：
图 A4 精准扶贫贫困户档案案卷封面式样
24 图 A5 精准扶贫贫困户档案归档章式样 XXXX（全宗号）2015（年度）1（件号）30 年（保管期限）15（页数）
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