公司人事档案管理办法（样本）

人事档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为做好公司职工人事档案管理工作，提高人事档案管理科学化、规范化水平，有效地保护和利用人事档案，更好地促进人事工作的开展，依据《党政领导干部选拔任用工作条例》《干部档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》《干部人事档案材料收集归档规定》等法律规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条 人事档案是公司组织人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的重要依据。

第三条 公司机关及各子（分）公司人事档案按照管理权限实行集中统一和分级负责的管理原则。

第四条 人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关人事档案管理、保密的法规和制度，确保人事档案的完整与安全。

第二章 管理范围和机构职责 第五条 公司机关职工人事档案由公司人力资源部集中统一管理。与子（分）公司签订劳动合同人员的人事档案按照分级负责的原则由所在子（分）公司统筹管理。

第六条 公司、各子（分）公司人力资源部门需明确1名政治可靠、作风正派、责任心强的专职或兼职人事档案管理人员。人事档案管理员应是中共正式党员。

第七条 公司职工死亡后，其档案由人力资源部门保存五年后移交公司综合档案室保存。对国家和公司有特殊贡献的英雄、模范职工死亡后，其档案按规定向地方档案馆移交。职工合理流动移交其所在新单位或移交地方劳动行政部门保管。

第八条 人事档案管理部门职责：

（一）负责保管公司人事档案。

（二）收集、鉴别和整理人事档案材料。

（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递手续。

（四）登记职工职务、工资及工作等变动情况。

（五）为有关部门提供职工信息。

（六）做好人事档案的安全、保密和保护工作。

（七）拟定规章制度，搞好人事档案业务和业务指导。

（八）定期向档案馆（室）移交死亡职工档案。

（九）办理其他有关事项。

第三章 档案分类及其内容 第九条 公司职工人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。人事档案正本由历史地、全面地反映职工情况的材料构成。其类别及其内容为：

第一类 履历材料。

第二类 自传材料。

第三类 鉴定、考核材料。

第四类 学历学位、职业资格、评聘专业技术职务、反映个人科研学术水平、培训等方面的材料。

第五类 政审材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。

第六类 参加中国共产党、工会、共青团或民主党派的材料。

第七类 奖励材料（包括先进人物、先进事迹、嘉奖、表彰及荣誉称号等）。

第八类 处罚、处分等材料。

第九类 工资表、录用（聘用、解聘）材料、劳动合同、工作调动表、任免表、入伍登记表、退伍（复员）登记表、军队转业干部审批表、出国（境）审查表、退（离）休、退职材料及参加人大政协会议代表材料等材料。

第十类 其他有参考利用价值的材料。

第十条 人事档案副本是人事档案正本主要材料的复制件。人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成，具体如下：

第一类的近期履历材料。

第三类的主要鉴定、考核材料。

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料。

第五类的政审结论（包括甄别、复查结论）材料。

第七类的奖励材料。

第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料。

第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。

其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

第四章 档案材料的收集、审核、归档与销毁 第十一条 公司及子（分）公司人力资源部门应及时收集职工的人事任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映职工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案内容。

第十二条 公司及子（分）公司人力资源部门应及时掌握人事档案材料形成的信息。人事档案材料的形成部门应在材料形成后及时送交人力资源部门归档，对未能按时送交档案材料的部门，应主动联系、索要归档材料。

第十三条 公司任何部门或个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

第十四条 凡新参加工作的职工都应填写《职工履历表》，经审核后进行归档。

第十五条 对立卷归档的人事档案材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备，对符合要求的材料方可归档。对一些须经公司审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

第十六条 人事档案材料统一使用A4规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝色墨水和复写纸书写。存档的复印件须加盖出具单位的组织印章。

第十七条 归入的人事档案材料均应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理、装订、入库。

第十八条 整理好的人事档案入库前，应逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

第十九条 公司及子（分）公司人力资源部门对所管理的档案应每年进行一次检查核对，重点为职工的“三龄两历”，发现不一致的应按相关政策及时进行认定，对于缺少材料的，应立即进行补充，及时归档。

第二十条 档案应分类编号后存放，编号应与职工编号统一，防止重名重姓职工材料入档交叉，制检索目录以便查找。

第二十一条 按规定需要销毁人事档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

第五章 档案的保管与保护 第二十二条 公司及子（分）公司人力资源部门须设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜等，妥善保管人事档案。

第二十三条 人事档案库房（室）必须具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。做到经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

第二十四条 保管人事档案，应建立登记和统计制度。人事档案管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

第二十五条 人事档案管理人员及其在公司是直系亲属的档案，另指定专人保管。

第二十六条 严禁任何人私自保存他人人事档案。

第二十七条 严禁通过电话或者网络等方式索取或提供有关人事档案材料，严禁向无关人员泄露有关人事档案的内容。

第二十八条 在人事档案管理工作中形成的有关人事档案信息的草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

第六章 人事档案的利用 第二十九条 除公司主要领导外，查阅人事档案必须经公司分管领导批准，且必须是两名以上中共党员，持有查档单位签署意见和管档单位审批同意的《查阅人事档案审批表》和本人有效证件，或持有加盖查档单位公章的档案查阅介绍信和本人有效证件，并严格履行登记手续，填写《查阅人事档案登记表》。

第三十条 任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的人事档案。

第三十一条 查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

第三十二条 查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案材料上圈划、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

第三十三条 未经管档单位同意，查阅人不得拍摄、复制人事档案材料。

第三十四条 人事档案一般不借出。因特殊情况需借出的，需持有借档单位签署意见和管档单位审批同意的《借阅人事档案审批表》和本人有效证件，并严格履行登记手续，填写《借阅人事档案登记表》，按期归还。借出的档案应妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制。

第三十五条 凡提供利用的人事档案，在收回时，应严格检查，经核对无误后，方可入库。

第七章 档案的转递 第三十六条 职工调动、辞职、解除劳动合同，或被开除、辞退，或其他原因离职，人力资源部门应及时将其档案转交其新的工作单位或劳动行政部门保管。

第三十七条 公司机关及子（分）公司保管的人事档案由所在单位人力资源部门进行转递，个人不得擅自转递。

第三十八条 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出，凡是转出的人事档案或材料均应严密包封。

第三十九条 人事档案应派专人送转，不得邮寄或交本人自带。

第四十条 转递档案必须填写《人事档案转递通知单》，严格履行登记手续，接收单位收到人事档案后，应在回执上签名盖章并立即返回。

第四十一条 转出和接收人事档案时，应认真检查核对档案材料和目录，防止缺少材料，并严格履行登记手续，填写《转出人事档案登记表》或《接收人事档案登记表》。

第八章 附 则 第四十二条 本办法由公司人力资源部负责解释。

第四十三条 本办法自印发之日起执行。

附件：

1.人事档案转递材料登记表 2.查阅人事档案审批表 3.人事档案查阅登记表 4.人事档案借阅登记表 5.借阅人事档案审批表 6.人事档案转出登记表 7.接收人事档案登记表 附件1：

人事档案转递材料登记表 姓 名 工作单位及职务 材料名称 份数 转交时间 移交人 接收人 备注 附件2：

查阅人事档案审批表 内容 项目 姓 名 单 位 职 务 政治面貌 查 档 对 象 查 档 人 员 查 档 事 由 查 档 内 容 查 档 单位意见 领导签字：

（公 章）

年月日 管档单位 管档人员 意 见 年月日 管档科室 负责人 意 见 年月日 领 导 批 示 年月日 备 注 附页：

查档对象姓名 单 位 职 务 政治面貌 附件3：

人事档案查阅登记表 年度 被查阅人姓名 查 阅 内 容 查阅时间 查阅人姓名 查阅人所在单位 经办人 附件4：

人事档案借阅登记表 年度 序号 被借阅人姓名 借 阅 理 由 借阅时间 归还时间 借阅人姓名 借阅人所在单位 经办人 附件5：

借阅人事档案审批表 项 目 姓 名 单 位 及 职 务 政治面貌 被借阅人 借 阅 人 借出档案 时 间 借档理由 借阅单位（党组织）

（盖公章）

负责人签字：

年 月 日 主管部门 意 见 负责人签字：

年 月 日 领导批示 签字：

年 月 日 备 注 归还档案时间：

年 月 日 附件6：

人事档案转出登记表 姓 名 档案号 转 出 单 位 转递单 存根号 转出时间 转入单位 收件人 附件7：

接收人事档案登记表 接收时间 送交单位 档案姓名 档案（材料）名称 数量 移交人 接收人 备注

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