文件编写与编号管理规定

作者：yiddd | 发布时间：2021-01-07 06:30:08 收藏本文下载本文

文件编写与编号管理规定 1 1 目的为规范公司文件管理，使文件编写标准化、规范化，确保文件唯一性，提高文件运行效率，特制订本公司《文件编写与编号管理规定》。

2 2 适用范围适用于 XXXX 科技有限公司所有与内部控制有关的文件，包括管理手册、程序文件、具体流程、基本管理制度、具体规章以及作业规范等。

3 3 职责 3.1 品控部：负责 XXXX 科技有限公司《文件编写与编号管理规定》的编制；负责品控部文件的编写。

3.2 公司其他部门：负责各自部门文件的编写。

4 4 文件控制程序 1 4.1 文件制定 4.1.1 总要求：结合公司实际运作原则进行编制，并具有可操作性； 4.1.2 文本格式要求 4.1.2.1 所有文件均采用 A4 纸版面格式 4.1.2.2 纵向版面：上、下页边距为 2.54cm，左、右页边距为 3.17cm；横向版面：上、下页边距为 3.17cm，左、右页边距为 2.54cm。

4.1.2.3 行距为 1.5 倍行间距 4.1.2.4 页眉为左缩进“LOGO+XXXX 科技有限公司”华文隶书，五号字； 4.1.2.5 页脚为页码居中，页码采用“1、2、3…”，封面不编页码； 4.1.2.6 文件标题为小二号宋体标题字加粗； 4.1.2.7 正文文字为宋体小四号； 4.1.2.8 内容层次序号按照以下排列：1、1.1、1.1.1、2、2.1、2.1.1…； 4.1.2.9 文件第一层的内容加粗（如：1 1 目的；2 2 使用范围）。

2 4.2 文件的分类文件可以分为以下几种：管理手册；程序文件；为管理体系有效运行所要求的其他文件及记录；外来文件（如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件等）；硬拷贝和电子媒体文件。

3 4.3 文件的编写及编号 4.3.1 各级文件的编写要求 4.3.1.1 管理手册的构成和编写要求（1）管理手册由封面、目录、正文和附录构成（2）封面：手册名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）目录：标题与页码之间用小圆点连接，目录页码可以与文件正文页码连续，电子文件的目录应与正文标题建立超链接。

（4）正文：前言和管理条款内容。

（5）附录：支持手册接口的文件和记录目录。

4.3.1.2 程序文件的构成和编写要求（1）程序文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。

（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.工作内容、6.罚则（需要时）、7.附则（需要时）、8.附件（需要时）。

（4）流程图与流程说明：如果程序文件涉及流程的要绘制出 Visio 流程图并作出流程说明作为程序文件的一部分，流程图中的风险点要以灰色填充进行标识，并对控制措施进行说明。

（5）程序文件若汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上名称为程序文件汇编，还有编号（无顺序号）、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页面执行 4.3.1.1（3）。

4.3.1.3 作业文件的构成和编写要求（1）作业文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。

（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.控制程序、6.相关文件、7.相关记录。

（4）流程图与流程说明：如果作业文件涉及流程的要绘制出 Visio 流程图并作出流程说明作为作业文件的一部分。

（5）作业文件如汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上有名称、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页码执行 4.3.1.1（3）。

4.3.2 文件编号规定

4.3.2.1 编号规则文件整体编号由“文件编号”和“版号”组成，文件编号和版号一行排列，各代码之间用“∕”隔开。方式如下：

编号：单位代码∕文件类别号∕部门代码∕文件顺序号∕[版本号∕修订状态号] 通知类文件编号按照“秦南××字[2016]××号”来统一编号，例如：品控部 01 号文件编号为“QN 品控字[2016]01 号”、采购部 08 号文件则为“秦南采购字[2016]08 号”……其他部门类似。由总经理处下发的文件编号按照“秦南字[2016]××号”来区分，例如总经理下发的 5 号文件，编号为“秦南字[2016]5号”。注：括号内的年代号随着时间的变化及时自动更新。

4.3.2.2 单位代码规则单位代码用单位简称的四个首写字母表示，XXXX 科技有限公司代号用“”表示。

4.3.2.3 文件类别号代码规则管理手册用“SC”表示；程序文件用“CX”表示；基本管理制度类文件统称“办法”，用“BF”表示；具体规章统称“规定”，用“GD”表示；具体流程用“LC”表示；各部门内部文件用“NB”表示；记录文件用“JL”表示；文件更改通知单用“GG”表示。

4.3.2.4 汇编文件编号规则如果文件是汇编本，只需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写（HB），例如，品控部制度汇编文件编号为“/BFHB/PK/01[A/0]”。

4.3.2.5 部门代码规则各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示，如有新增加或部门名称调整的，均按此原则类推。如部门代码发生变更，需到品控部部备案，品控部修订本文件。

各部门代码规定如下：

部门名称代号部门名称代号总经办 ZJB 生产部 SC 综合 ZH 销售部 XS 采购部 CG 品控部 PK 财务部 CW 备注：为了使文件来源更加清晰，可以独立编写文件的组织或部门。如电子商务DS.4.3.2.6 文件顺序号规则是指该系列文件的顺序号，以阿拉伯数字（01、02、03……）表示。

4.3.2.7 版本号规则（1）文件的版号包括版本号和修订号两部分，版号要放在[ ]内。

（2）文件的版本号表示文件的版次，用大写英文字母表示，如“A、B、C……”。A 表示第一版，B 表示第二版，以此类推。

（3）文件的修订号表示文件在该版本下第几次修订状态。用小写阿拉伯数字表示，如“0、1、2……”，0 表示该版本下未做过修订，1 表示该版本下第一次修订，以此类推。

（4）在修订中，如针对文件中的错词、错别字等不影响执行的内容进行更改时，文件不需换版，直接更改（或划改）即可。如针对文件中会影响执行的内容进行更改时，必须换版（或划改＋签字）的方式进行，并将更改内容通知文件的执行人员。

（5）文件重新换版下发要求：单页划改超过三处（或超 20 字），全文划改超五处，同时文件版本号随之更变。

4.3.2.8 文件编号示例

文件所属层级文件名称编号一级文件管理手册 ∕SC∕2016[版本号] 文件发布时间 “管理手册” “”拼音缩写二级文件程序文件 ∕CX∕XX[版本号] 文件发布时间 “程序文件” “”拼音缩写三级文件管理类规范性文件 ∕BF（GD）∕XX∕XX [X∕X] 版号文件顺序号部门代号文件类别号（办法∕规定）流程文件 ∕LC∕XX∕XX [X∕X] 版号文件顺序号部门代号文件类别号（流程）部门内部文件 / NB /XX/ XX [X/X] 版号文件顺序号部门代号部门内部文件

汇编文件 / BFHB / XX / XX / [X/X] 版号文件顺序号部门代号办法汇编注：各部门依据实际管控需要，形成汇编文件。

三级文件记录 / JL / XX/ XX [X/X] 版本号部门记录顺序号部门代码记录文件更改通知单 ∕GG∕XX∕2011 /XX 顺序号年份号部门代号更改外来文件外来文件编号方法：

外来文件经确认有效后，如外来文件是直接引用的，不需要重新编号，直接引用原文编号或发文号；如外来文件需要部分引用，成为公司内部各层级文件，按照“4.3.2.8 公司各层级文件编号示例”进行编号。

4 4.4 文件审批文件在下发前需经过审批方可执行，公司范围的文件由文件编制部门负责人、公司的第一负责人批准；部门内部文件直接由部门负责人批准。

5 4.5 文件发放：文件下发可通过手工和电子版 PDF 版下发。手工、电子版下发的文件均需专人做好登记、发放记录，电子版文件还需做好备案加密管理；

6 4.6 文件评审：文件实施过程中，由制定部门根据运行效果及生产经营实际情况，必要时对文件进行评审，并再次批准； 7 4.7 文件更改：文件在运行过程中发现不适宜，需要重新组织进行修订，文件更改的编制与审批与原文件编制与审批程序相同； 8 4.8 文件保存：各部门应设专人对文件进行统一管理、保存，确保文件在未作废前，保存完好，查阅方便； 9 4.9 文件借阅：保证借阅的文件能够在控制范围内及时找到，做好《文件借阅登记表》； 0 4.10 文件作废：文件作废后，文件制定部门发布作废声明，文件做作废标识，及时撤离工作现场，防止非预期使用，并保留最后一版作废文件； 1 4.11 文件销毁：通过焚烧、碎纸机粉碎销毁，销毁现场需有人进行监督，并保留销毁记录； 2 4.12 文件保密：公司所有文件不得向公司外传，如果有需要需经各部门文件管理员同意 5 5 附则本规定由品控部负责解释。