ERP项目_财务小组_安装公司财务主任访谈纪要
主 题 安装公司财务部主任访谈 时 间 11.29 地 点 安装公司财务部主任办公室 主 持 人 与 会 人 员 会 议 记 录 抄 送：
签 发：
会议记录 基本情况介绍：
目前安装公司共有 800 多人，业务包括陆地准备、海上安装、海底电缆铺设、海管铺设、导管架安装； 财务部门定岗为四个，包括主任岗、出纳岗，报销岗，成本岗；目前 5 人：主任、费用会计（报销）、成本会计（2 人，其中一人病情较重，担负部分工作）、出纳； 原始凭证量很大，每个月凭证量在 500 张左右。
出纳工作 1.1 主要职能：
现金收付、资金动态编制 1.2 业务描述：
按照公司管理规定，每个周五下午报送安装公司资金动态表； 安装公司目前有一个银行付款账户，资金限额为 40 万元，材料费五万元以下、伙食费四万元以下的资金由自己支付；原来出纳每天去总部 1-3 趟；现在虽然有了自己的付款账户，但由于大多数是大金额的付款，所以没有减少去总部的次数； 每个月支出在一个亿左右，本月备用金已用掉 40 万； 机关财务部正在和银行协商，为安装公司提供送款服务，但对于紧急事件，比如船因紧急事件下海要借款，还是要去银行； 资金计划包括两部分，一部分是安装公司的付款账户支付的，另一部分由总公司账户支付；资金计划由各个部门上报，财务主任编制； 出纳负责银行对帐。
报销 工作 2.1 主要职能：
费用报销 2.2 业务描述：
报销由费用会计做，每天基本不间断接单； 报销的内容包括机关日常支出、船上倒班费用、船上后勤的伙食费等； 船上报销的数量多（现有十几条船，仅蓝疆号一次倒班就涉及 100 多人次）、计算和处理比较复杂（如，一个员工的出差会涉及海上和陆上两部分，其规定、福利、计算方法都不相同，且要分别有海上和陆上不同的出差单），且对时间要求高（规定上午报销，下午结账。但考虑到从船上来一次陆地不易，所以实际上即到即报）。
成本工作 3.1 主要职能：
审查合同付款 3.2 业务描述：
成本会计审查付款（不签字只做标记）：首先查看此内容是否列入资金计划且未超额。如果超出不多，且确实需要而本月资金计划比较宽裕，则仍可支付；其他情况不能支付； 然后查看是否符合合同。包括单价、业务范围、付款条件、付款时间、发票是否合规。完工情况要有相关人员签字确认，比如船上的工程要有船长或轮机长签字，修船是否有申请有船长签字。租船合同金额等于单价×天数，因此审核特别谨慎。审核过程中，紧急付款的会优先处理。对比较复杂的分包付款，财务部主任会审核； 如果有问题需要澄清，应联系经营部人员。但他们还要联系真正的申请付款部门，过程效率低下。且在超权限的时候，海工财务还要再审，澄清过程就更繁琐； 无论是材料费还是劳务费等，由安装公司经营部相关人员，统一负责付款申请工作，但需要由费用相应发生部门主任签字； 总体流程是：经营部业务人员提交付款申请——成本会计审查付款要求，在合格的付款申请单上划钩——财务主任签字——经营部业务人员取走付款申请——安装公司经理签字——根据原始单据及付款申请单复印件计分公司帐——安装公司出纳将申请单原件及原始单据复印件交至机关财务——机关财务付款——安装公司出纳取回支票——记帐 要求每月 12 号之前把付款申请单提交财务，现在实际要等到 20 号； 其它关键 信息 每月与财务部对帐，对账的做法是用 excel 把机关财务的凭证号、摘要、借方金额与安装分公司的记录比较差额。如果不对，通过核对发现哪些分录缺漏，到机关财务找单据补上；其他差异也分别核清，经过 3-5 次，保证最终的内部往来科目一致；
总部职能部门的部分费用在月底要分摊到每个分公司； 要求部门提交一式两份合同（不是原件），一份交给分公司财务，一份要交到机关财务部； 2 万以上金额必须签订合同，每个月有 50 笔付款左右带合同，大概 10 笔不带合同； 与外包有关的费用包括，外部船舶费（只对安装公司）、定位费（只对安装公司）、加工费、协作费（其它与外部有关发生的费用），其它主要费用还包括内部船舶费、材料费和燃料费； 船上有单独的伙食帐（海贴），根据出海时间和业务量来确定；伙食费直接计入项目； 伙食费的确认流程为：项目经理报送安装公司生产部——安装公司人劳部提供工时表——安装公司财务部按项目分列伙食费表——提交公司生产部审批——机关财务部记帐确认并计入项目费用； 目前的船上员工 70%固定，30%流动； 现在对于项目不同阶段的进行情况来核算成本，公司项目由生产部来运作，市场经营部对项目金额进行切块，确定各公司应该有多少收入和费用； 机关费用（制造费用）按照月度船天表分配到各项目上；作业中心负责工具的维护保养，其费用也按照船天进行分摊； 船舶 修理费和 材料费发生当月记在当期用船的项目上，年底根据项目船时，一次性重新分摊至各项目； 项目关帐一般只在年底； 码头停靠成本体现在工程停工成本，不进项目； 单船核算只核算成本，按照实际发生的费用（包括燃料费、工资、福利费、维修费、折旧费，但不包括伙食费），到月底按照实际船天确认标准价格；每条船有航行日志，不可能虚报； 目前从上月 26 号到本月 25 号为一个统计月； 标准价格=单船核算成本 / 统计月船天； 财务要求各分公司每季度确认成本，并让生产部确认各分公司收入； 伙食费管理，项目组报生产部门、生产做单子报人事，人事做表报到财务，一联交给公司生产部，帐务处理完毕，每个船留一联；报生产部时必须要项目经理批，导致一些问题；现在要求直接报财务；一个月预借在 50 万左右； 收入的确认应按合同里程碑。但对于签订合同之前，是按照成本估计。如果生产部认可，则确认收入。
公用报表：资产负债表、损益表； 分公司报表：损益明细表、施工明细表、船队成本表； 主要问题 与期望 合同台账重复且互相不一致。目前安装分公司财务、海工财务、经营部都做台账，但未进行核对；
目前对合同付款审核时，财务部门找不到确切的归口，建议各职能部门直接对应财务部； 希望从系统上能看到合同电子文件； 复印单据量太大，每月复印费在八九万；希望能解决复杂重复的单据传递； 存档问题——不应以合同方式去存，应以财务支持材料去存，但现在档案部不接受；如果合同跨年，想要通过凭证来查看合同整体付款情况比较困难；财务档案是由档案部来界定而不是由财务部界定。
用友系统在新加项目时定制报表比较困难，需要做大量的手工配置问题； 由于牵涉到分包抵扣税金，现在把定位费和加工费列在外包费下不太科学，应设为一级科目； 分公司收入是按照里程碑点来确认收入，但由于很多合同签订不及时，无法确认收入，所以一直利润为负，今年才转为正数；虽然考核指标为利润考核，但是并不严格遵循； 希望改善固定资产折旧费处理，目前很难判断固定资产归属； 人力成本核算目前变动较大，每月都有显著差别，可否通过财务取得相关信息。
文件需求：《 分公司资金使用细则》
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