集团公司科研档案管理规定

科研档案管理规定 第一节 总则 第一条 为加强集团科研档案的管理，充分发挥科研档案的作用。根据国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》，制定本规定。

第二条 科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第三条 科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一种重要的信息源，是国家的宝贵财富，是科技水平的记录和反映，是出成果、出人才的重要依据之一，必须实行统一管理，任何人不得据为已有。确保科研档案的完整、准确、系统、安全，以便开发利用。

第四条 科研工作和建立档案工作要实行“四同步”管理：下达任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料同步；验收鉴定科技成果与验收鉴定科研档案同步；上报登记、评审奖励科技成果与档案部门出具专题归档证明材料同步。

第五条 党政办公室统一负责集团科研档案管理工作，部门相应设立科研档案管理岗位。

第二节 科研文件材料的形成与归档 第六条 各承担项目部门要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成，积累、整理和归档制度，确保归档文件材料的完整、准确、系统。

第七条 科研文件材料的归档范围主要包括：

一、科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告，调研报告、方案论证和协议书、合同书等文件； 二、研究实验阶段：各种载体的有关原始记录（必须经过整理），实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计图纸、关键工艺文件等； 三、总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文专著、参加人员名单、技术鉴定材料、同行专家评审材料、科研投资情况及决算材料； 四、成果奖励申报阶段：成果申报材料及审批材料、推广应用的经济（社会）效益证明材料等； 五、推广应用阶段：推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

第八条 科研文件材料的归档要求：

一、科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、归档立卷工作。实行课题（项目）负责人主持归档立卷的责任制，明确课题（项目）资料员，负责收集、保管、整理研究过程中所形成的科研文件材料。参加项目研究的科研人员应及时将科研材料整理后交资料员保管，调离本集团时应办好科研文件材料的交接手续。

二、科研文件材料应在项目完成后及时归档（限半年内）、归档的科研文件材料必须是经过整理的原始材料、根据需要可复制若干份。

三、归档的科研文件材料必须用科研档案部门提供的统一规格的纸张、表格，用蓝黑或碳素墨水书写，不能用圆珠笔或铅笔书写，要求字迹工整，图样清晰，装订整洁，有完备的审查手续。

四、科研档案材料的归档排列顺序：

卷内目录、课题简介、成果奖励证书（照片）、主要完成人员名单、科研计划、任务书、论证报告、合同和协议书、设计报告、计算书、实验大纲、实验报告、各种原始记录和结果、论文（单行本原件）、成果使用说明书、总结报告、鉴定评审材料、其他有关材料、备考表等。按科研过程的自然顺序，根据科研材料内部有关联系，将本项目科研文件材料装成一卷或若干卷归档。

第九条 各科研部门对已完成的各个科研项目进行鉴定、验收和申请奖励时，必须由党政办公室出具证明方可进行。科研文件材料归档不符合要求的项目，不算完成，不得进行鉴定，验收和申报奖励。对已获奖或正在申报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，党政办公室有权建议有关部门推迟或撤销对该项目成果的奖励。

第三节 科研档案的管理和检查 第十条 党政办公室要按照档案工作的有关达标要求，抓好科技档案的标准化、规范化管理工作。严格按照达标标准做好档案的收集、整理、鉴定、保管和开发利用工作，逐步实现科研档案管理的现代化。

第十一条 科研档案应有专门的库房保管。库房门、窗要牢固，房内必须保持适当的温度，并有防虫、防盗、防腐、防光、防有害生物和防污染的安全措施。对破坏的档案应及时修复。

第十二条 要建立保密、利用、统计、更改等各项管理制度。科研人员调走时必须办理科研档案和科研文件材料的交接手续。

第十三条 要对科研档案工作进行定期检查，检查内容：

一、分管领导、人员、设备、经费等条件落实情况； 二、在科技管理中科研档案建档与科技管理工作四同步的情况； 三、完成的科研项目、科研文件材料的交接情况； 四、档案管理制度的落实执行情况； 五、档案集中统一管理和保管情况； 六、科研档案开发利用情况。

第四节 科研档案的开发利用 第十四条 大力开发科研档案信息资源，面向集团领导、科研人员，为集团技术、产品创新提供帮助。

第十五条 党政办公室要加强科研档案的信息加工工作。编制必要的检索工具、编撰简介、文摘、汇编、手册及史料等。

第五节 科研档案人员

第十六条 党政办公室按规定为有关人员提供借阅和查询科研档案的服务。

第十七条 科研档案管理人员属于科技管理人员或档案专业人员，要保持相对稳定。

第十八条 科研档案人员的基本任务和职责：

一、贯彻国家有关科技档案工作的方针、政策和法规，制定本集团科研档案管理的细则和有关规章制度； 二、参与本集团的科研计划管理、成果管理和技术市场管理，及时提出对科研档案管理的要求； 三、指导、监督、检查和协助本集团各部门的科研人员做好科研文件材料的形成、积累和立卷归档工作； 四、检查、验收科研项目或上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统； 五、负责本集团科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定以及统计等业务工作； 六、积极组织开发利用本集团的科研档案，充分发挥其作用； 七、按有关规定，做好科研档案的移交工作； 八、遵守国家有关科研保密的规定，保证科技机密及档案的安全，维护本集团和科研人员的知识产权。

第十九条 要有计划地对科研档案人员进行培训和职业教育，逐步提高业务素质。

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