整理调查数据（技能）

一、整理调查数据（技能）第一步，调查数据的审核 为了提高调查数据的可信度，对收集回来的数据要逐一进行审核，通过对数据进行审查核实，避免调查数据的遗漏、错误或重复，确保调查资料准确、真实、完整和一致，达到调查数据整理的目的和要求。

1．完整性审核 完整性审核主要看问卷或调查表内的各个项目是否按要求填写齐全，应该调查的单位是否都已调查完毕。如果发现有空缺的问题应立即询问原因，找出问题所在，及时填补空白问题。如果问卷中出现问题回答了，但明显是为了完成任务而敷衍了事，应采取适当措施予以处理。

这类问卷，被调查者为了完成任务而敷衍了事，可视为不完整数据，需要和调查者进行沟通后对问卷进行修正。

2．准确性审核 主要审调查数据的口径、计算方法、计量单位等是否符合要求，剔除不可靠的资料，使资料更加准确；同时要审调查过程是否客观公正，是否是被调查者真实意见的体现。另 外，收集上来的调查数据是否清晰易懂，如果所记录的回答字迹模糊，或者除调查员以外 谁都看不明白，则应返回让调查员校正或写清楚。在调查问卷中的一些开放性问题的答案，要检查用词是否得当，是否模棱两可，是否产生歧义，对问卷准确性审核，要从问卷的设 计、卷面作答及统计方式等多方面审核，以免出现信息不准确影响到分析结果。

3．逻辑性审核 逻辑审核是分析调查数据之间是否符合逻辑，检查被调查者的回答是否前后不一致，有无违背常理的地方。

4．及时性审核 审查各被调查单位是否都按规定日期填写和送出，填写的数据是否是最新数据。现代 市场活动节奏越来越快，只有代表市场活动最新状态的市场信息才是使用价值最高的信息，切勿将失效、过时的信息引入决策中，此外，要剔除不必要的数据，把重要的数据筛选出 来。

5．真实性审核 对数据真实性审核要看调查员有没有不实或做假行为，目前调查员偷工减料、弄虚作假情况时有发生，例如有些电话访问、入户调查等，不可能在访谈实际发生现场观察和监督，就容易出现调查不实行为，因此在审核调查数据还可以采取抽查、一定比例复查等方式对数据的真实性进行审查。

第二步，调查数据的编码 目前常见的编码方法主要有顺序编码法、分组编码法、表达式文字编码法和缩写编码法。

（1）顺序编码法 又称系列编码法，是指用一个标准对信息资料进行分类，并按照事实上的顺序用连续数字或字母进行编码的方式。比如调查某大学生的家庭月收入，把不同收入家庭分为四个档次，顺序编码时可用①-④分别代表从低到高的四个档次。

① 2000 元以下 ② 2000-4999 元 ③ 5000-7999 元 ④ 8000 元及以上这种编码方式简单易于管理，但不适于进行分组处理。

（2）分组编码法。

分组编码法又称区间编码法，是根据调查对象的特性和信息资料分类及其处理的要求，把具有一定位数的代码单元分成若干个小组（或区间），每一小组的数字均代表一定的意义。

（3）表达式文字编码法 该方法是用数字、文字、符号等表明编码对象的属性，并按此进行信息资料编码的方法。例如：42TVC 表示 42 英寸彩色电视机，其中 TV 是电视机的缩写，C 是 color 首字母。这种方法比较直观，易于理解，便于记忆、识别。

（4）编写编码法 该方法是把惯用的编写字直接用作代码进行编码，如 FT-英尺，KG-千克，YD-码。

第三步，调查数据的分组 选择分组标志的依据有三：一是要根据研究的目的选择分组标志；二是要选择反映事物本质的标志；三是要根据经济发展变化及历史条件选择分组标志。

1．常用的分组标志有四种，即品质标志分组、数量标志分组、空间标志分组和时间标志分组。

(1)品质标志分组 品质标志分组是说明事物的性质或属性特征的分组方法，它反映的是总体单位在性质上的差异，它不能用数值来表现。按品质标志分组，标志一经确定，组数和组限都非常明显，不存在组与组之间界限难以划分的问题。

按品质标志分组反映的是被研究市场现象质的属性或特性，可以把不同性质或类别的事物区别开来，有利于认识不同质的事物的数量特征，有利于对不同质的事物进行对比研究，而且由于事物质的属性和特征差异是相对稳定的，这种分组一般也相对比较稳定。

(2)数量标志分组 数量标志分组又称变量分组，能够直接反映所研究的市场现象的数量特征。按数量标志分组，能直接反映总体单位之间的数量差异，有利于从数量上准确认识客观事物，研究和分析不同数量特征事物之间的关系。

(3)空间标志分组 按研究对象的地理位置、区域范围等空间特性分组，如行政区划、经济区划等分组。按空间标志分组，可以把不同地域的事物区别开来，有利于了解事物的空间分布状况，便于对不同地理位置、区域范围内的环境现象进行比较研究。

(4)时间标志分组 时间标志分组是以调查问卷中的一些时间属性的调查项目(如购买时间、需求时间)作为分组标志，对被调查者的时间选项进行分组而形成的时间数列。按时间标志分组，有利于认识事物在不同时点或时期的变化，揭示事物运动、变化、发展的趋势。

2．开放性问题的分组 开放性问题的分组相对复杂，要因被调查者的答案而异。对开放式问题答案的分组整理可遵循如下思路和程序。

(1)集中所有同一个开放式问题的全部文字性答案，通过阅读、思考和分析，把握被调查者的思想认识。

(2)将被调查者的全部文字性答案，按照其思想认识不同归纳为若干类型，并计算各种类型出现的频数后，制成全部答案分布表。

(3)对全部答案分布表中的答案进行挑选归并，确定可以接受的分组数。一般来说，应在符合调研项目的前提下，保留频数多的答案，然后把频数很少的答案尽可能归并成含义相近的几组，应根据调研的目的和答案类型的多少而确定，一般来说应控制在 10 组之内。

(4)为确定的分组选择正式的描述词汇或短语。不同组别的描述词汇或短语应体现质的差别，力求中肯、精炼、概括。

(5)根据分类归纳的结果，制成正式的答案分布表。

第四步，调查数据的汇总1 1 ．调查数据录入 数据录入是将经过编码的数据资料输入计算机的存储设备中，这样便可供计算机统计分析。数据录入形式有两种，一种是以单独数据文件的形式录入和存在，另一种是直接录入专门的统计分析软件中，如 Excel,SPSS 等。

数据录入最常见的方式还是手工键盘录入方式，在这种录入方式下，录入人员要小心防止出错。如果录入人员工作态度不够认真负责或者技术不熟练，会扩大差错率。因此采用手工录入时，需注意以下几点：

（1）挑选工作认真负责、技术水平高的人员组成数据录入小组。

（2）加强对录入人员的培训、管理和指导。

（3）对录入的资料进行抽样复查，一般复查比例为 25%~35%。

（4）在有条件的情况下，采用双机录入，即两台计算机分别录入相同的资料，然后进行比对，找出差异数据，确定差错，然后更正。此方法花费时间，输入成本也较高。

（5）在录入数据前要确认每张问卷是否进行编号，方便数据复查。

（6）录入时将问卷答案 ABCD 替换为 1234，将原始问卷进行替换，这样做是因为录入数字要更快捷方便，而且使问卷看起来更简洁，尤其是问卷数量较多的情况下。其实有经验的调研团队会在一开始设计调查问卷时，就将问题选项设计为 1234，这样可以有效避免转化时出现错误。

原始问卷 1.您是农村户口还是城市户口()A． 城镇 B． 农村2．您是男生还是女生()A．女生 B．男生 3.您的家庭月收入为多少（）A． 2000 元以下 B． 2000-4999 元 C． 5000-7999 元 D． 8000 元及以上4.您的月生活费大概为多少（）A．400 元以下 B．400—699 元 C．700—999 元 D．1000-1499 元 E．1500 元及以上 5.你的生活费主要来自于（）[可多选] A． 奖学金 B． 做家教 C．家中补给 D． 校内勤工俭学 E． 校外课余打工 F． 自己开店 G.网上兼职 H.其他替换问卷 Q1、您是农村户口还是城市户口()1.城镇 2.农村 Q2、您是男生还是女生()1.女生 2.男生 Q3.您的家庭月收入为多少（）1.2000 元以下 2.2000-4999 元 3.5000-7999 元 4.8000 元及以上 Q4.您的月生活费大概为多少（）1.400 元以下 2.400—699 元 3.700—999 元 4.1000-1499 元 5.1500 元及以上 Q5.你的生活费主要来自于（）[可多选] 1.奖学金 2.做家教 3.家中补给 4.校内勤工俭学 5.校外课余打工 6.自己开店 7.网上兼职 8.其他 假设我们选取 10 份样卷，在 Excel 中录入数据如图 5-4 所示（下列所有图示见图片资源），问题 1-5 中所列数字即为该问卷编码后的调查答案。

如果问卷数量较多，可将图 5-4 第一行第一列进行冻结，这样录入时依然可以看到各字段名，用冻结功能可以有效减少出错。冻结方法为：将鼠标放入要冻结行的下一行，要冻结列的右一列，比如在图 5-4 中将鼠标放入 B2 处，再点击菜单上方“窗口”——“冻结窗格”即可。窗口冻结完成后，会有两条黑线标识，如下图 5-5 所示。如果只需冻结行而无须冻结列，只须将鼠标由 B2 改为 A2 即可。

为了避免在数据录入时出现录入无效数字这样的错误，在录入数据前可对单元格有效

性进行设置。例如 Q2 只有 2 个选项，如果不小心录入了数字 3，通过有效性设置进行系统提示。设置方法为：首先用鼠标拖动选中的单格区域 C 列，点击“数据”菜单，出现下拉菜单，从下拉菜单中点子菜单“有效性”，出现对话框，点“设置”选项卡进行设置；其次，点击“出错警告”选项卡进行出错警告提示语的设置。如图 5-6，5-7 所示。

设置好了后，如果某单元格输入数字 3，就会有下列提示，以达到自动纠错功能。

2 2 ．调查数据汇总 1）对调查问卷不分组，统计单选题（1）使用 COUNTIF 函数进行统计 COUNTIF 函数是 Excel 中对指定区域符合指定条件的单元格计数的一个函数。数据全部录入完毕后，我们可以用这个函数功能进行数据统计。

在本例中，A16 单元格是需要统计问题一选 1 答案的有多少人，统计的结果写在 B16 单元格处。用 COUNTIF 函数进行统计时，在单元格 B16 中输入=COUNTIF(B2:B11,1)，如图 5-9 所示，再回车，即可得到统计数字 6，即表示问题一中选 1 答案的人数为 6 人。如果需要统计选 2 的人数，只需将=COUNTIF(B2:B11,1)中的 1，改为=COUNTIF(B2:B11,2)即可，这里的 B2 和 B11，是要统计区域的首末两端。

（2）使用自动筛选功能进行统计 自动筛选也是 Excel 中常见的功能，一般用于简单的条件筛选，筛选是将不满足的条件数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。

在本例中，点击要统计数据区域中的任意单元格，然后单击菜单“数据”——“筛选”——“自动筛选”，统计问题右边会出现三角形的下拉按钮，打开选 1，此时可在左下角状态栏里看到“在 10 条记录中找到 6 个”（如图 5-10 所示），将 6 填入 B16，用同样方法可以将 Q1 中选 2 的数据统计出来。

（3）使用数据透视表功能进行统计 数据透视表是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。数据透视表可以根据行号、列标和页字段而动态地改变版面布置，以便按照不同方式分析数据，每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。

在本例中，点击“数据”菜单，在下拉窗口选中“数据透视表和数据透视图”，会出现下列对话框，点击“下一步”，如图 5-11 所示。

选中 B1 至 B11 的数据区域，要统计的数据区域就会写入向导图的“选定区域”工作框内，再点击“下一步”，如图 5-12 所示。数据透视表显示位置，可以在“新工作表”中也可以在“现有工作表”中进行，然后点击“完成”，如图 5-13 所示。

在 Excel 中就会出现一个空白透视图，如下图 5-14 所示：

将 Q1 拖至“将行字段拖至此处”的空白框内，当然，也可以将 Q1 拖至“将列字段拖至此处”的空白框内，拖至不同位置，表格的风格会不同，但不影响统计结果。如果我们统计的是 Q1，再将 Q1 拖至“请将数据项拖至此处”空白框内，就可以得到图 5-15 所示：

再双击黄色单元格“求和项：Q1”，将透视表字段名称改为“计数”，点击“确定”，如图 5-16，图 5-17 所示。

用数据透视表方法统计单一变量的计数并没有太多优势，但如果用于分组统计，编制交叉分析列表就会变得很快捷，后面我们会继续用到此功能。

2．对调查问卷不分组，统计多选题（1）使用 COUNTIF 函数进行统计 用 COUNTIF 函数统计多选题时，需将单元格中的数字改为文本格式才可以进行统计。转换方式为：先选中要变更的数字列，如图 5-17 中的 F 列数据。然后点击菜单“数据”——“分列”，在跳出的对话框中，两次点击“下一步”，在“列数据格式”中选中“文本”，然后单击“完成”，如图 5-18 所示。

设置完成后，会在所选数字列的单元格左上角有个小三角形，即表示修改成功，如图 5-19 所示。

接下来，用 COUNTIF 函数进行统计，假设我们要统计问题 5 中选择 3（即生活费主要来源于家庭提供）的人数有多少，可以在 B18 单元格中输入函数公式：

=COUNTIF(F2:F11,"*3*")，再回车，即可得出统计数据，图 5-20 所示。如果想统计出选项 1 和选项 3 的答案个数，可以在 B19 里输入 =COUNTIF(F2:F11,"*1*3*")，回车，即可，如图 5-21 所示。

图 5 5--21 COUNTIF 函数统计多选 2 2（2）使用自动筛选功能进行统计 首先和方法 1 相同，需要使用“分列”命令将数字转化为文本，选中 F 列，然后单击 “数据”——“自动筛选”，在多选题右边的下拉按钮中选“自定义”，如图 5-22 所示。

图 5 5--22 自动筛选之自定义 1 1

然后选“包含”，右边输入“3”，可计出相应个数，如图 5-23，5-24 所示，在表格左下侧就会出现“在 10 条记录中找到 10 个”，将统计数据填入相应单元格即可。

图 5 5--23 自动筛选之自定义 2 2 图 5 5--24 自动筛选之自定义 3 3 3）对调查问卷进行分组，统计单选题 如果要对数据进行分组再分别统计各组的数据情况，比如要统计男生和女生分别在学校的消费情况，需要先将第 2 问和第 4 问进行分组，再进行统计。我们采用数据透视表的统计方法。

首先打开“数据”下拉菜单，选中“数据透视表和数据透视图”，在“数据透视表和数据透视图向导”对话框中点击“下一步”，将数据 Q2-Q4 的数据导入“选定区域”，再单击

“下一步”，选中“现在工作表”，点击“完成”，就会看到图 5-25 显示。此步骤和前面数据透视表方法相同。

图 5 5--25 数据透视表 将 Q2 拖至“行字段处”，Q4 拖至“列字段处”，然后将“Q2”或“Q4”拖至“数据 项处”，再将“求和项”双击，改为“计数”，可得到图 5-25，即针对问题一和问题二的分组汇总完成。当然你也可以将 Q2 拖至“列字段处”，Q4 拖至“行字段处”，这样不影响统计结果，只改变表格行和列的风格，具体操作因不同人的偏好而异。

图 5 5--26 分类汇总结果图 4）对调查问卷进行分组，统计多选题 如果要将问题 2 分组后再对问题 5 进行统计，先同样将多选题数据通过“分列”命令改为文本格式。然后用“数据”——“筛选”——“自动筛选”，统计问题 2 右边会出现三 角形的下拉按钮，打开选中“1”，将问题 2 选中“1”答案的先分出来，问题 2 分组完成后，然后再在多选题问题 5 中通过右边的下拉按扭中选“自定义”，选“包含”选项，输入要统 计的数字，即可完成多选题的分组统计，如图 5-27 所示。

图 5-27 自定义分类汇总 第五步，调查数据的列示 1 1 ．以表格方式列示 数据统计完成后，还需要用一定的表格或图形将数据列示出来。统计表是以纵横交叉的线条所绘制表格来列示数据的一种形式。在资料整理过程中，把经过大量调查得来的统计资料绘制成表格进行列示，其优点有：一是能有条理地、系统地排列数据，使人们阅读时一目了然，印象深刻；二是能合理地、科学地组织数据，便于人们阅读时对照比较。

统计表从形式上看，是由总标题、横行标题、纵栏标题、指标数值 4 个部分构成。

最常见的统计表格是频数分布表。

频数是指每个分组所含的数据个数。在观察值个数较多时，为了解一组同质观察值的分布规律和便于指标的计算，可编制频数分布表，简称频数表。

市场调查资料制表列示方式主要有单栏统计表和多栏统计表。最简单的表就是对单一 问题按回答项目制表，称为单变量频数表；对两种或两种以上的调查项目变量制表称多栏 表，又称交叉制表。交叉制表的价值在于它提供了项目变量之间的关系和内涵，其优点有：

（1）使统计数据清晰、简洁；（2）使统计内容简明易懂；（3）便于各变量间的对比，便于计算；（4）方便核查各数据的正确性和完整性；（5）为数据的深度分析(相关分析等)提供基础。

1）单变量频数表的制作与列示 按照某一变量分组以后，用以反映总体各单位分配情况的统计数列，称为单变量频数分布表。例如引导案例中对某某大学大学生月消费水平调查，如果想了解该校大学生户籍情况，根据户籍情况来分析大学生的月消费水平。我们可以根据回收的 200 份问卷，分别统计问题 1 两种答案的个数，统计方法可以按本单元“对调查问卷不分类，统计单选题” 里列举的 COUNTIF 函数、自动筛选或数据透视表等方法绘制单变量频数分布表如下：

表 表 5-7 某某大学大学生户籍情况表 2）交叉列表的制作与列示（1）双变量交叉列表 交叉列表是用于提供基本调查结果的最常用形式。交叉列表可以清楚表示两个分组变量之间的相互关系，也可以看成是分组的频数表，即一个变量的频数分布是根据另一个变量的取值来进一步细分的。

如上文中我们通过“数据透视表”的方法，将问题 2 和问题 4 设定为两个变量，将统计数据进行分组汇总，得到 5-24 分组汇总截图。将分组汇总截图进行表格整理，得到表 5-8。

表 5 5--8 8 男女生月消费情况表 1 1 该表当初为了录入和统计的方便，将问题和答案进行了数字化编码，现在我们将数字编码置换成文字后，表格为：

计数项:Q4 Q2 1 2 总计 Q4 1 2 3 2 5 3 4 5 1 2 2 1 1 1 1 1 总计 4 6 10 频数 城镇 农村 124 76 频率（100%）62% 38% 合计 200 100%

表 5 5--9 9 男女生月消费情况表 2 2 此时，双变量交叉列表完成，在该表中显示了不同性别的学生月消费情况所对应的频数统计，也可以将此表换成百分比，绘制成频率表。

（2）三变量交叉列表 调查变量之间，有时候只研究两两变量之间的关系是不够的，有时候双变量进行列表分析可能得出的结论不准确，就需要在变量之间再加入第三个变量，使之能更精确地反映原有两个变量之间的联系。三变量交叉列表的优点有：

第一：更精确反映原有二变量之间的关系； 第二：揭示原有相关关系为虚假相关； 第三：显示原先被隐含的联系； 第四：不改变原有的相关关系。2 2 ．以图形方式列示 数据资料的统计显示主要通过统计表与统计图来实现，我们在做市场调查时，除了需要编制统计表，还经常要制作统计图，统计图可以用点、线、面等几何图形直观地表达和描述数据或结果。从视觉上来看，统计图具有简洁直观、形象生动的特点，给人明确和深刻的印象，一般能取得更好的效果。

1）饼形图制作与列示 饼形图是最常用的统计图，简单而直观，饼形图一般只适用于单选问题，饼形中每一部分面积表示某个变量对应取值的百分数。饼形图可以是平面的，也可以是立体的，通常依据绘图人偏好而定。下面就某某大学大学生月消费调查数据中“月生活费”情况为例演示饼形图的绘制方法。假设对回收的 200 份问卷，通过数据录入与整理，数据如下：

表 5 5--13 XX 学校学生月消费情况表 首先在 Excel 表格中，在“插入”下拉菜单里选中“图表”，选中“饼图”，在“子图表类型”中选中某个类型，点击“下一步”。如下图 5-29 所示。

月生活费 频数 频率（100%）400 元以下 21 10.5% 400—699 元 77 38.5% 700—999 元 54 27% 1000-1499 元 36 18% 1500 元及以上 12 6% 总计 200 100% 月消费情况 性别 400 元以下 女生男生总计 400—699 元 3 2 5 700—999 元 1000-1499 元 1500 元及以上 1 2 2 1 1 1 1 1 总计 4 6 10

图 5 5--29 饼图向导图 1 1 将“月生活费”和“频数”的数据选入“数据区域”，再单击“下一步”，如图 5-30 所示。

图 5 5--30 饼图向导图 2 2 将图表标题改为“XX 学校学生月消费情况图”，如图 5-31 所示。如果觉得右边图形数值不够直观，可在“数据标志”——“数据标签”里将“百分比”勾选上，点“下一步”——“完成”，如图 5-32 所示。

图 5 5--31 饼图向导图 3 3 图 5 5--32 饼图向导图 4 4 饼图绘制出来后，通常还需要进行修饰，以便看起来更清晰、美观。修饰饼图时，可根据需要针对不同的图表对象，例如图表标题、数据标志、引导线等分别操作。如果是图表标题或右侧说明性文字需要修饰，可单击图表标题“XX 学校学生月消费情况图”，点击鼠标右键，“图表标题格式”——“字体”，选中合适的字体和字号，就可以完成图表标题的修饰。同样方法可以修改右侧说明性文字，如图 5-33 所示。

图 5 5--33 饼图向导图 5 5

简单修改后，就可以将饼图复制插入到将来的数据分析报告或市场调查报告中，如图 5-34 所示。

2）柱形图制作与列示 图 5 5--34 饼形图 柱形图也是常见的统计图之一，简单而直观，它是用矩形的宽度和高度来表示频数分布的图形。同样制作柱形图可以参照上面的步骤进行，我们依然以表 5-13 为例，首先在Excel 表格中，“插入”——“图表”，图表类型选为“柱形图”，子图表类型选中其一。如图 5-35 所示。

图 5 5--35 柱形图向导图 1 1 点击“下一步”，将数据导入“数据区域”，如图 5-36 所示。

图 5 5--36 柱形图向导图 2 2 再点“下一步”，在“图表标题”中输入图表名称“XX 学校学生月消费情况图”，然后在“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”及“数据表”中按统计要求选取合适的图表参数。如图 5-37 所示。

图 5 5--37 柱形图向导图 3 3 再单击“下一步”——“完成”，制图结果如图 5-38 所示。

图 5 5--38 柱形图向导图 4 4 同样，如果对图表不太满意，可以按照饼图所列方法对该图表进行修饰。

3）折线图制作与列示 折线图是用直线将各数据点连接起来而组成的图形，以折线方式显示数据的变化趋势，在折线图中，数据是递增还是递减，增减的速率、增减的规律、峰值等特征都可以清晰地 反映出来，所以折线图常用来分析数据随时间的变化趋势的一种图形。

我们还是采用表 5-13 XX 学校学生月消费情况表为例，用 Excel 软件中的图表向导来制作折线图，具体步骤同前面的饼形图、柱形图相同，在选择图表类型时选择“折线图”，制作结果如图 5-39 所示。

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