会议方案流程
一、【会议前准备方案及服务】
1）公司安排专职专人服务，与客户一对一充份沟通了解客户需求，根据需要，制定2-3个完美的策划方案供客户选择；
2）根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。
3）安排专人实地考察会议举办地的用餐、住宿、会议场地、周边可游览景点、娱乐等相关方面情况的实地考察。
4）开设会议前1个月，公司专人将与客人沟通会议接待的各方面细节，包括酒店住宿、用餐、用餐标准、菜单、会议室摆台、签到牌、欢迎水牌、指示牌、酒店电子横幅、讲台摆台、讲台鲜花、麦克风、LED投影仪、音响器材的各种使用及会议细节，力求让会议做到尽善尽美。
5）会议前资料准备，在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。
6）会议通知：公司专人将会议通知以正式的书面或电子文档形式给参会人员，通知内容包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。
7）会议接待：专人负责机场、高铁站和火车站等的礼仪、接站等服务。提前在酒店会议室摆放欢迎横幅、酒店欢迎水牌、签到台、指示牌等；
8）会议前准备：1.准备好会议所需要的会议资料、会议用品、会议演讲等会议相关设备，并提供嘉宾H5的邀请函制作服务。增设特别嘉宾及领导、会议参加成员坐席，包括坐席布置，矿泉水或热茶、茶歇、笔录稿纸及笔，嘉宾姓名牌等。提供赠送来宾礼品放置点。提供为到场来宾的拍照摄影师一名。印刷材料的设计制作根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。
2.会场的布局，会议的会场应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席及铭牌。对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。
3.参会人员的用车安排：参会者的接送根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。
4.会议住宿：确认落实参会人员的用房数量、房间楼房层及房间确认号，询问是否有特殊的安排需求。
会议餐饮：确认落实参会人员的用餐时间、用餐标准、菜单的安排及是否有需要特殊安排的客人需求。根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。5.参会者业余时间的安排根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。
6.会议议程安排：正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。
9）会议流程：
1. 会前业务宣传视频投影播放。
2. 主持人宣布会议开始，全体参会人员按照安排就坐，并介绍会议来宾及领导。
3. 公司领导上台致辞。
4. 专业会议培训及表演环节。
5. 参会人员提问互动环节。
6. 主持人宣布会议结束，全体来宾及领导合影留念。
二、【会议中安排及服务】
1）现场安排（人员入场时）注意事项：
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。
2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。
2）会议过程中服务：
1.安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。
2.安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。
3.安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。
4.举办大型会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。
3）会议其他注意事项提醒：
1.参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。
2.会议时间较长时，可适当安排中途休息时间或中途安排茶歇。
三、【会议后服务】
1.整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。
2.完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。
3.整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。
4.重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。
5.会议后资料的收集，根据客户要求制作会议通讯录及合影留念册。
四、【会议应急响应方案】
1.会议召开前，紧急疏散组确认安全出口畅通无阻。如遇突发事件需要引导人员至安全门，进行人员疏散。
2.火灾抢险组明确灭火设备的准确位置。
3.会场若因意外发生火灾，紧急疏散组成员迅速打开会场内的安全门，引导参会人员从后排至前排依次有序撤离。
4.在人员撤离过程中，紧急疏散组全力疏导参会人员有序撤离，防止撤离中出现挤、踩、踏现象的发生。在人员撤离后，紧急疏散组在能力所及的范围确认人员是否全部撤离，若有人员未能撤离，实施抢救撤离。
5.参会人员根据实际情况撤离到室外通风处集合。
6.人员撤离后，火灾抢险组组织人员进行火灾扑救。
7.医疗救护组在人员撤离集结后，检查人员有无受伤，若有伤员，在现场医生处理后，立即送往附近医院实施急救。
8.会议及活动期间，治安组安排人员在会场外巡查戒备，阻止非参会人员进入会场，保证会议期间的治安安全。
五、【会议售后服务内容】
1.技术巡检：在会议设备投入运行后并在会议期间，我司将派专人到会议现场检查系统设备是否正常运行，对设备参数进行合理的配置调整，使设备能够正常动作。认真了解对接员的意见，提出设备更换，系统升级等建设性方案，所有的工作都记录在案，并向会场方提交日常巡检的工作报告。
2.电话技术支持：客户响应中心设立多条电话热线支持，保证会议设备在会议期间能够正常运行。一旦接到请求电话，客户响应中心的工程师将会在规定时间内通过电话指导现场工作人员解决问题。
