会议服务规程
X XX X 游轮 有限 公司 发布 2018-02-25 实施 2018-02-20 发布 会议服务规程 Q/HJL FW 06.B9—2018 Q/HJL X X 游 轮 有 限 公 司 企 业 标 准
Q/HJL FW 06.B9—2018 I 前 前 言 本标准由 XX 游轮有限公司委员会提出。
本标准由 XX 游轮有限公司驻船经理部起草并归口。
本标准起草人：
本标准 2018 年首次发布。
Q/HJL FW 06.B9—2018 1 会议服务规程 1 范围 本标准规定了酒吧员工会场准备、会议接待、会中及会议收尾服务规程。
本标准适用于酒吧全体岗位。
2 酒吧员工会议服务规程 2.1 会场准备工作规程 应符合以下程序和要求：
2.1.1 了解会议的时间、形式、会议程序、公司名称、人数、邀请对象等细节。
2.1.2 联系各有关部门做好准备工作 主要有以下程序和要求：
a）通知 党建 安装、调试有关音响、投影器材。
b）通知 党建 按要求调试有关灯光。
c）准备会议所需会议台、舞台、讲坛、投影、绿绒、椅套等用品。
d）准备有关会议用的茶水。
e）搞好会场卫生。
2.1.3 根据要求摆设会场 主要有以下程序和要求：
a）会议形式一般有：讲座式(又称戏院式)、言讨式(又称课室式)、长台式、回形台式、U 形台式。
b）会议台上铺绿绒、两张以上连着铺绿绒时，要注意接口向内，不要外露。
c）会议台上摆放会议夹 1 个，底部距桌沿 1cm（邮轮专用信笺 3 张置于会议夹顶端下沿，距信签纸顶端 LOGO 0.5cm。邮轮专用签字笔 1 支，笔尖朝上，会议夹右上方放置茶杯一只）。
d）协助会议主办方摆放其他设备：如大型喷画背景架、横幅(板)、投影、标准讲坛、椅套、各式麦克风、大小座次牌等。
2.1.4 客人另请广告商布置会场的，要做好现场跟进工作 主要有以下程序和要求：
a）注意用电安全，对不符合邮轮用电规定的做法，及时联系专业工程人员给予指导。
b）控制布置场地的噪音，避免影响其他客人。
c）注意保持设施设备的完好无损，如有损坏，需按所需维修费用照价索偿。
d）对布景施工人员进行安全督导，联系专业人员进行验收。
e）控制好搬运人员在邮轮内的行走路线。
2.1.5 迎客准备 主要有以下程序和要求：
Q/HJL FW 06.B9—2018 2 a）检查核对横额的文字内容。
b）在客人到达前 30 分钟检查灯光、打开厅门，恭候客人的光临。
c）摆设好宾客签到台，签到台一般摆在会议室门口处，铺绿绒、围红台裙，台上摆放鲜花，根据客人的需要摆放“嘉宾签到处”牌，台上备放签到笔。
2.2 会议接待服务规程 应符合以下程序和要求：
2.2.1 配合主办方做好会前准备工作 主要有以下程序和要求：
a）为工作人员送茶，了解当天会议工作人员的需要及对现场布置的意见，及时修正。
b）协助主办方工作人员安顿带来的会议使用物品，了解物品名称、清点数量，做好交接工作，并确定可使用物品的人员。对贵重物品或重要资料要提醒客人随身携带或交专人保管、交接，会议期间及撤场时必须重点照顾。
c）协助工作人员布置简单的宣传品和派发宣传资料。
d）配合主办方完成会议租场演习工作，对工作人员在非正式会议期间彩排活动要提供服务。
e）主动介绍音响、灯光、遥控、等设备的使用方法。
2.2.2 客人进场服务规程 主要有以下程序和要求：
a）会议进场期间，根据主办方的需要，提醒客人关上手提电话(或根据会议要求为客人作手提电话寄存保管)。
b）重要的会议，需要作安全检查，资料需要保密，服务员不能外泄文件。
c）会议场内必须有服务员引领客人就座，为客人倒茶水。
d）调试同声翻译器，并派发给客人使用，逐一做好登记，向客人介绍使用方法。
2.2.3 会议期间服务规程 主要有以下程序和要求：
a）控制会议出入口人员的出入情况，控制进出门口时造成的噪音。
b）会议场内始终要留有员工随时为客人提供服务。
c）对有特殊要求，不需要在厅内服务的客户，领班要安排员工在厅门外服务，及时掌握会议情况。
d）重要的会议如需用到同声翻译室时，要为翻译提供茶水。
e）配合主讲人的要求做好音响、灯光、空调等设备的调控。
f）在不影响客人会议的情况下添加茶水。
g）留意客人情况，发现异常情况主动上前询问或上报保安。
2.2.4 会间茶歇 主要有以下程序和要求：
a）与主办方协调好茶歇的确切时间，提前 15 分钟将点心摆放好。
b）根据客人数量准备足够的咖啡、奶、糖、纸巾等物品。
Q/HJL FW 06.B9—2018 3 c）摆设茶歇餐具时，不能影响会议的进行，如食物台安排在会议厅内，则应在会议开始前摆好餐具。
d）客人在会议茶歇期间，会议厅内要及时清理杂物，补充茶水。
e）补充无线麦克风电池。
f）当茶歇结束会议继续进行时，应协助主办方通知与会人员回场继续会议。
g）如会议用餐暂时离场，要协同客方工作人员清场，提醒客方工作人员贵重物品及重要资料要自行保管。重新更换水杯，搞好场地卫生。
2.3 会议收尾服务规程 应符合以下程序和要求：
2.3.1 回收物品 主要有以下程序和要求：
a）会议客人陆续离场，服务员要注意客人动态，处理好主办单位带来的物品。并安排员工或行李员协助主办人搬运物品。
b）检查各种物品、设备是否完好齐全。
c）通知各有关部门取回本部设备、物品。
d）检查会场，提醒客人带齐物品，检查椅子和地面是否有遗留物品，及时归还。
e）提醒主办方在清拆布置和布景时，不能损坏邮轮的设备、舞台、电梯等，以及控制好物品撤离邮轮的行走路线。
