档案管理的重要性与作用

作者：森林野狼 | 发布时间：2024-03-19 09:59:46 收藏本文下载本文

档案管理的重要性与作用

摘要:档案是一切工作和社会进步发展的跟踪和记录，是这个工作发展的全程见证，因此档案具有无可比拟的参考使用价值。不可否认，现实档案管理工作中还存在大量问题需要解决，只有正确认识和对待存在的问题，才能更好的改进档案工作，为档案长远发展打好基础。

关键词:档案；管理；重要性与作用

引言：档案在社会发展中形成，具有促进社会发展不可替代的价值作用。它的文字的原始性，图片的真实性，可以全面反映整个历史发展过程，还原真实的基础面貌，在促进社会发展质量，助力经济建设方面发挥着巨大的力量，因此做好档案工作。但是，在档案工作过程中，仍然会遇到很多现实的问题和障碍，需要尽快予以解决，促进档案工作的持续发展。

1做好档案管理工作的重要性

1.1做好档案管理工作有利于传承单位文化

文化体现了一个单位的精神文明与思想底蕴，档案记录着单位的文化信息，其内容包括了单位的发展历史、党政管理、人力资源及基础建设等资源，也包括着每一次活动的记录、每个工作人员的调动信息及日常的运行记录等信息，档案信息全面又详细，反映着一个单位的全貌，因此，做好档案管理工作对一个单位的文化传承具有重要意义，对单位的精神文明建设也意义深远。

1.2做好档案管理工作有利于规划单位未来发展

档案记录着单位发展的最原始的资料，其内容真实又广泛，为规划其未来发展提供重要参考依据。由于档案真实的记录了单位的发展轨迹，包括照片、录音录像等资料，都是第一手资料，没有被篡改和编写，很多资料也都有当事人或负责人签名等，能真实的反映历史，真实的反映单位的发展历程，是最有利的证据参考。通过查阅档案资料，能全面了解一个单位的发展史，进而根据单位特色对未来的发展方向进行规划。

1.3做好档案管理工作有利于单位人员分配

档案的价值还在于其详细的包含了一个单位所有工作人员的履历信息等，包括学历信息、工作经历、家庭信息等，充分的反映了一个人的人生经历。这些档案信息一方面为人事招聘提供重要参考，人事可参考个人的履历判定其是否适合单位工作。另一方面可为单位分配工作提供依据，通过对个人档案信息的分析，深入了解员工的特点特长及经验优势，从而做到知人善任。同时，员工的晋升及调动也需要参考档案信息，所以做好档案管理工作在人员分配方面具有十分重要的作用。

2开展档案管理工作的作用

2.1促进社会文明发展

档案具有重要的文化价值，是文化元素的集结体，大量的优秀历史和传统文化在档案中都有体现，沉淀浓缩的文化价值通过管理开发，可以有效助推社会文化文明发展，促进社会进步。一是发挥着经验借鉴性作用。档案是先辈们开展工作的真实记录，集结了大量的工作生活经验，其中的历史过程记录和形成的大量数据信息通过研究，并进一步开发，可以发现很多可以借鉴的经验，用于我们的现实工作指导，提高工作效率，促进工作有效开展。

2.2发挥着依据性作用。

从档案中我们可以探寻一切工作事物发展的痕迹和规律，为工作规范化开展提供支撑，做到工作有依据，发展有根据。在社会竞争异常激烈的今天，社会发展快速而多样化，甚至有的事情错综复杂，就需要规范化的管理来维持工作秩序，通过查阅档案资料完善管理，让档案的坚强支撑为建立有序的工作秩序提供保障。由此可见，档案的作用价值明显而重要，在服务发展中处于重要的地位，只有强化各项工作管理，全力推进档案价值发挥，才能服务档案的长远发展。

3档案管理工作中的主要问题

3.1领导忽视,工作人员不重视

长期以来,档案管理工作作为一项后勤工作,既不能体现工作成果,也不能反映绩效情况,所以一直不被领导重视,觉得只要做好档案资料的简单整理和保存即可,从而忽略了对档案资源的开发和有效利用。由于上级领导的忽视,导致工作人员对待档案管理工作也较随意,对档案的管理也只是表面上的收集、整理、归档,缺乏开拓创新的管理理念,在档案管理工作中,档案信息丢失、遗漏现象频发,管理方法也存在较大问题。长此以往,工作人员对待档案管理越来越懈怠,工作流程也越来越混乱,档案管理难以顺利进行。

3.2工作制度不健全,流程不规范

当前,部分单位缺乏档案管理方面的制度和规范文件,如档案管理制度、配套管理制度、人员管理制度及监督考核制度等,管理人员也缺乏对档案管理法及档案管理制度的了解,导致档案管理工作方法不到位,工作流程不规范。另外,对档案管理制度的执行力度不够,工作人员在工作中随意性大,又缺少相关的监督管理措施,这在一定程度上大大降低了档案管理工作的效率和质量,监管措施的不到位,也使得档案管理制度的实施半途而废。

4档案管理工作的策略

4.1保证档案的齐全完整

档案管理的基础是档案信息内容以及实体门类的齐全完整，这也是档案管理的基本内容和重要基础，才能发挥好档案应有的价值，为其他需要档案服务支撑的工作提供保障。档案的齐全完整要体现在以下几个方面:首先是质量上的齐全完整，就是档案实体不缺页、不少项，材料之间前后衔接，联系密切，没有出现割舍分裂等情况；其次是数量的齐全，定期检查所存档案数量，做到登记台账与实物相一致；三是要避免避免档案的损坏，出现档案残缺不全，或者自然因素出现的褪变等现象，发现有所损毁要及时启动修复程序，恢复档案的安全管理状态。

4.2集中收集保管档案。

一个单位的档案形成于多个部门，而档案管理部门只有一个，如此多的文件材料如果各自存放于不同部门之间，在管理方法、安全程度，以及日常管理维护中势必出现不到位的问题，给档案管理带来隐患。要通过建立制度的方式，明确各部门档案收集的程度，以及档案集中移交的时间，确保档案在规定的时限内集中存放于单位档案库房之中。这样，在专门的档案管理库房之中，专人管理，并且配备必要的管理设施，能过保证资料的安全和更好地开发利用档案信息。

4.3加强档案的安全管理

要保证档案实体始终处于安全环境和状态之下，一是防止人的因素的破坏，如搬运、翻阅等基本工作中做到戴手套，轻拿轻放，有条件的情况下，可以利用计算机管理档案，降低档案实体损坏风险；二是保证档案存放所处的自然环境的安全，做好水、火、盗等安全防护，保证档案长久存放安全。

结束语：总之，档案作为记录以往历史的重要载体，为一个单位的长期顺利发展提供重要参考依据，因此，做好档案的管理工作小到对单位管理工作的正常开展、大到对单位的长远发展都具有十分重要的意义，我们应该深入挖掘档案管理的重要性，逐步重视档案管理工作，让档案管理工作为单位管理工作的推进助力。

参考文献：

[1]刘华.新形势下档案管理工作的思路与举措[J].大东方，2018(10)39-40.

[2]刘营.谈提升档案管理工作水平的方法[J].商情，2018(09)27-28.

一、档案是什么？怎样理解档案的定义？

《档案法》将档案的定义表述为：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

国家档案局2000年12月发布的行业标准DA/TI一2000《档案工作基本术语》将档案的定义表述为：“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”

上述档案定义表述了七个方面的含义：档案形成的时间（历史性）；档案产生的主体（多元性）；档案来源渠道（广泛性）；档案形成的特点（原始性）；档案保存的目的（价值性）；档案表现的形式（多样性）；档案本质属性（记录性）。

对档案的定义可以从四个方面加以理解：

1、产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。由于主体不同，就产生了档案的不同所有权一一分别属于国家、集体、私人（个人、家庭、家族）所有。从来源看，档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。

2、档案的基本属性一一原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。记录性是指：从内容上看，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果；从形式上看，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。

3、档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值；一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。

体现档案基本价值的主要体现在六个方面，即：机关工作的查考凭据；生产建设的参考依据；政治斗争的必要手段；科学研究的可靠资料；宣传教育、文化建设的生动素材；维护合法权益的法律证据。

4、档案形式的多样化。从记录方式来看，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等；从阅读方式来看，有直读的、机读的；从载体形式来看，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。

从档案形式的多样化中可以看到，档案的形式是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配，中外档案经历了大致相同的演变发展过程，即：最初以自然物作为记录材料，后来发展到以纸张为记录材料。进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程，反映了社会的进步和发展。