办公室工作法律风险与防范
办公室工作法律风险与防范
办公室主要负责文书、信息、统计、保密、档案、信访、政务公开、行政接待等工作。
一、办公室管理风险点及其表现
1.在文件运转管理方面，存在未及时将文件报送领导审批、转发各单位、机关部室承办、督促各单位、机关部室及时办结，文件在多环节运转后去向不明等风险。
2.在印章使用管理方面，存在未审批盖章、夹带其他材料盖章、补充协议未经审查盖章和以信函交换的方式传送印模时不派员监印致使印模丢失、失控的风险。案例：亿莎担保证明，差点造成公司1.2亿美元损失；
3.各项业务统计数据在没有对外公开前，存在被个别人或单位获取利用的风险。案例：力拓公司商业窃密案，就是有关公司领导及员工在与客户的电话闲聊中，无意泄露了公司有关生产的配比数据，遭国家安全局调查。
4.在档案管理工作中，存在违反规定提供档案查询服务以及因管理不善造成档案丢失、损坏的风险。案例：原公司宾馆辞职员工若干年后回来办理社保手续，发现档案丢失，改口停薪留职，要求恢复劳动关系，经劳动仲裁与诉讼，虽然法院最终没有支持其诉讼请求，但公司也冤枉赔偿了其几万元的补偿金。原修建部一员工，享受了九十年代国家相关提前退休政策，后因企业发展，告企业违法办理退休，要求补偿损失，官司打到省高院，证据对我公司不利，因为当时我们的档案表明，其年龄是修改的，没有其自动申请提前调休材料，最后动用了强大的政治资源，才把事情摆平。
5.在调研、会议、培训等事务性支出和项目经费使用方面，有扩大支出范围、虚列支出的风险。
⒍滥用职权。封官许愿、买官卖官，搞权钱交易、权权交易；违反干部人事工作规定，为跑官要官的人说情、打招呼，联系和引见有关人员；徇私舞弊，以权谋私，在干部工作中为本人、亲友或特定关系人谋取非法利益或特殊照顾；在干部考察考核等工作中弄虚作假、隐瞒实情。
7．行为失范。违反干部人事工作纪律，在干部工作中跑风漏气，泄露未经批准对外公开的信息；拉帮结派、搞亲亲疏疏；收受他人贵重礼品、礼金、有价证券和支付凭证，参加可能影响工作的宴请、旅游和其他消费娱乐活动；接受单位或个人支付应由本人或配偶、子女等亲属负担的费用。
8.缺乏敏锐性。在政治思想工作中，可能存在政治敏锐性不强，不能及时了解广大干部职工思想动态的现象，不能为党组提供及时有效的决策参考。案例：2012年，公司连续出现员工自杀事件，一度造成干群关系异常紧张局面，微薄、网络谣言满天飞，公司紧急启动公关危机预案，最终化解了风险，教训是深刻的。
二、风险点防范管理措施
对上述风险点，要综合采取加强教育、合理分权、完善程序等多种措施，进行有效防范。
（一）文件运转管理
1.针对未及时将文件报送领导审批的风险点
防范管理措施：（1）办公室工作人员快速浏览文件，根据文件时限要求区别处理。对急件单独处理，快速准确登记后报送办公室主任审批。（2）完善与公司领导、各部室二级单位文件运转联系沟通机制，密切关注文件去向。
2.针对未及时将文件转发承办各单位、各部室的风险点
防范措施：(1)在登记领导批示意见后，按照领导的批示意见，及时转发相关各单位、部室签收、承办、不延误。（2）办公室工作人员在文件送出合理时限内要与承办各单位、部室联系，掌握文件运转情况。对可能需由有关单位、部室办理的特急件，在报送公司领导审批的同时，与有关承办单位、部室提前沟通，请其先行做好相关准备工作。
3.针对未督促相关单位、部室按时办结的风险点
防范管理措施：（1）严格办文时限方面的规定。（2）文件上加盖限时办件章，要求承办各单位、部室按时限要求办理并报办公室。（3）在公司OA系统设计文件督办提示系统。
4.针对在文件多环节运转后去向不明的风险点
防范管理措施：（1）办公室工作人员在市委、市政府收发室领取文件时，与文件收发清单仔细核对，从源头上防止文件缺失。（2）严格执行文件签收制度，及时与公司领导、部门沟通，跟踪文件办理流程，做到当日文件当日清。对于机要件，领导批示有关单位、部室负责人阅知的，机要文件专管员要将文件亲送有关单位、部室主要负责人，并在办公室等候，各单位、部室主要负责同志阅毕后即收回妥善保管。案例：公司有关票据丢失，银行、邮递部门、企业因签收手续不完备，互相推诿责任，造成公司不必要的损失。
（二）印章使用管理
1.针对未审批盖章的风险点
防范管理措施：（1）按照党政机关印章管理有关规定，进一步明确印章管理的使用。（2）对印章使用实行登记备案制度。(3)各二级单位党委章和行政章、部门行政章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。案例：耐火担保案、运输部小集体担保案、建安公司土建三处担保案、再就业中心出具证明违法公证案等。
2.针对印模丢失的风险点
防范管理措施：（1）确定专人负责印章管理，确保印章安全和公文质量。
（三）各项业务统计数据管理使用
针对未经批准数据被别人（单位）获取利用的风险点
防范管理措施：（1）制定统计数据使用审批单，其他部门、单位需要相关数据，首先要填写审批单，根据数据涉及的内容，报办公室负责人或分管领导审批。（2）对未公开的数据，使用和储存必须物理隔离，对其中重要的数据，安排专人负责管理。
（四）档案管理工作
针对违反规定提供档案查询服务以及因管理不善造成档案丢失、损坏的风险
防范管理措施：（1）严格按照档案查询、服务收费的有关规定，向社会提供档案查询服务。（2）严格按照档案管理规定，档案及时入库、登记备案，加强档案的日常管理维护。
（五）其他
加强责任心及党性教育，杜绝腐败，时刻保持危机感。
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