项目资料管理方案
1.资料管理的原则
1.1本方案所称资料是指我公司在项目运行的各项活动中直接形成的具有查考保存价值的各种文字、图纸、图表、音像、实物等不同形式的历史记录。其主要构成有：文书资料、科技资料、会计资料、音像资料、实物资料等各门类多载体的资料。
1.2资料管理工作是基础管理工作的重要组成部分，项目部门应把资料管理工作列入部门发展规划、工作议事日程和相关制度，创造条件确保资料管理工作的正常开展，根据工作性质分别建立行政、财务、物资、安全、人事等分类资料。
1.3资料管理工作实行综合统一管理的原则，确保各类资料的完整、齐全、准确、系统、安全和有效利用。行政部负责资料工作的统一管理，并配备资料管理人员。
2.资料分类管理
为加强项目资料管理，进一步提高资料管理水平，保证资料的系统性与完整性，完善资料借阅手续，使项目资料管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
2.1资料管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、财务管理、生产调度等方面有保存价值的原始材料。
2.2资料的管理部门
公司综合事务部为资料管理的职能部门，负责公司各类资料的管理工作。对公司各类资料进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职资料管理人员，负责资料进室前的收集、整理和保管工作。各部门的资料管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向资料管理部门移交资料，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交资料室，使用部门留存复印件。
接收资料必须认真验收，并办理交接手续，维护资料的完整与安全，使资料更好地为公司各项工作服务。
2.3资料的分类
在切实遵循《中国资料分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的资料划分为十大类：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）财会资料、（D）生产经营管理、（E）技术质量安全管理、（F）基建资料、（G）外来文件、（H）声像资料、（I）实物资料、（J）其他资料。
财会资料是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物资料是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。
以上十类资料中，每一大类资料内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
2.4归档要求
（1）归档的文件材料要完整、系统、准确。
（2）归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
（3）存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
（4）资料名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
（5）资料盒（袋）内文件的排列：资料袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
（6）文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
（7）归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向项目资料管理部门移交归档。
2.5资料的查阅和借阅
（1）查阅资料应填写资料查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在资料室内查阅资料资料，阅后及时归还。
（2）查阅资料资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写资料资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
（3）原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出资料时应注意资料的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅资料时应做到以下几点：
借阅者不得自拿、自取、自放资料，严禁擅自打开资料柜翻阅查找；
按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；
要爱护资料，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；
所借资料不得随意折叠和拆散，严禁对资料随意更改、涂写；
借出和归还资料时，应办理清点手续，由资料管理员和借阅者当面核对清楚；
资料如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；
调离本单位的工作人员，必须清理移交资料文件后方可办理调离手续。
2.6资料的移交
资料移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
2.7资料的保管
要做好资料的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。资料柜所在办公室严禁吸烟。资料管理人员要定期对资料进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的资料资料，应及时予以复制；对于已破损的资料资料应及时予以修复。为做好资料的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
资料管理人员要做好资料资料的保密工作，资料管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的资料资料。
2.8资料的销毁
公司对各类资料每三年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的资料做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。
3.资料管理的意义
资料整理工作越来越得到各方面的重视。为做好资料管理工作，把对资料的研究引向深入，使之能充分发挥作用，为我所用，笔者结合自身体会对其进行分析研究，并取得了一些初步认识。
3.1资料整理工作中重要一环
实践表明，编写资料长编作为资料整理基础工作中的重要一环，对编纂书籍及保证类书的质量具有重要作用。具体地说，资料长编的作用可以概括为如下几个方面。
一是有利于熟悉、检查和考证资料。首先，通过我们的思维将所有搜集到的资料归类、分档、排比、取舍、消化，使其系统化，对其产生由感性到理性的认识，不仅可以让我们熟悉资料，还可以更全面、更深层次地了解和掌握资料。其次，有利于对所搜集的各类资料作一次全面的查漏补缺。通过整理，可以发现按类书的篇目要求是否缺项、断线。第三是有利于对资料作进一步考证。整理资料长编，在消化、排比、印证资料时，就容易发现问题，进而对有疑问的资料进行考证、核实，以保证资料的质量。
二是有利于篇目修订。资料长编是修订和完善篇目的参照坐标。它可以为修订书类书篇目直接提供参照，通过对照可以看出哪些内容可以记，哪些内容不能记，哪些资料翔实，哪些资料单薄，不能支持相应的记述单元，以此来修订和完善篇目。此时修订出来的篇目，应该说是比较合理、比较实际、比较科学的。
三是有利于书稿的编写。一方面通过整理资料长编，可使编者进一步清晰所记事物的发展脉络，明确主导思想。同时通过对所有搜集到的原始资料经过去粗取精、去伪存真的整理，可挤出大量水分，筛选出大量有价值的及能反映事物本质的深层资料。另一方面，在编类书的过程中，会经常出现人员变动，频繁的人员变动会直接影响编修的进度和质量。
有了资料长编，如发生人员变动，新接手者就不必再从搜集、整理资料等最原始工作开始，而是直接熟悉资料长编就可以了。
四是为审改书稿提供依据。书稿是需要经过反复修改才能最后完成的。这些修改，有的是文体文风上的，而更多的则是对记述史实的核对和校正。如我们在由长编向书稿的过渡中，难免人为的出现一些笔误及资料删削造成断章取义，这些都不同程度地扭曲了事物发展的原有轨迹。书稿完成后，主编或审稿人员一但发现这些问题就必然要重新去查阅资料进行核对。如果资料长编也不完整，没关系，因为它后面标明资料出处，可以再去查，这样既准确又快捷。
五是具有较高的存史价值。资料长编是为编纂类书服务的。那么类书完成后，资料长编是不是就没有用了呢?一般来说，类书的规模、容量毕竟是有限的，而长编容量可以比类书多出几倍，许多类书未能录入的资料，长编都可以录入。读者在翻阅长编时可看到比类书更多的资料。所以编写长编有利于存史，有利于为以后的研究者进行更深入的研究创造条件、打下基础。
4.保密制度
第一章 总 则
第一条 为保护公司秘密、维护公司利益，根据国家有关法律及结合公司实际，制定本制度。
第二条 本规定是规范公司安全保密行为、安全保密工作的依据和行为准则。
第三条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照程序只允许特定时空范围的人员知悉的事项，包括但不限于技术秘密、财务、人事和其他商业机密。技术秘密是指能为公司带来经济利益、具有实用性的技术信息、设计方案等，包括但不限于：技术文档、体系文件、操作规程、知识产权等等。财务秘密包括但不限于公司经营的财务、资产及相关统计数字。人事秘密主要是与公司人力资源现状、招聘计划员工隐私、劳资状况等相关的信息。包括但不限于：人事资料、合同、协议、职员工资性收入、招聘计划等。日常秘密主要包括不限于：日常文件文档、资料等。商业秘密包括但不限于：客户名单、定价政策、财务资料、客户资料、市场推广计划，等等。
第四条 公司所有职员、外派人员都有保守公司秘密的义务。接触到公司秘密的高级管理人员，如：管理人员、技术人员、财务人员、秘 书等负有特别的保秘责任。
第二章 保密范围和密级确定
第五条 公司秘密包括本制度第三条规定的及下列秘密事项：
(一)公司重大决策中的秘密事项；
(二)公司尚未付诸实施的经营战略、方向、规划及决策等；
(三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告；
(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
(五)公司职员人事资料，工资性、劳务性收入及资料；
(六)公司科研专有技术、专利、知识产权、工程设计等；
(七)其他经公司确定应当保密的事项。
第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受特别严重损害;机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严 重损害;秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司权力和利益遭受损害。
第八条 秘级的确定：
(一)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件、技术资料、技术专利等为绝密级;
(二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级;
(三)公司人事资料、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第九条 秘密级别由归口管理部室依据第七条确定，并确定保密期限：分永久、长期、短期，一般与密级相对应，特殊情况外标明。保密期限届满，自行解密。
第十条 发现已经或者可能泄露秘密时，应立即采取补救措施并报告主管部室或公司领导；主管部室或领导接到报告，应及时处理。
第十一条 本制度规定的泄密是指下列行为之一：
(一)使秘密被不应知悉者知悉的;
(二)使秘密超出接触限定范围，不能证明未被不应知悉者知悉的。
第三章 日常保密管理规定
第十二条 日常保密包括但不限于文印文档、资料、人事及其他 保密事项等。办公室为日常保密工作归口管理部室。
办公室主要保密职责：
(一)根据法律及上级公司规定，结合公司实际制定安全保密管理 规定，并监督实施；
(二)负责组织宣传安全保密管理规定、制度，组织培训学习公司有关保密安全条例；
(三)制定并落实人事、资料保密管理措施；
(四)配合其他部室完成技术、财务、商业等保密的管理、监督和检查工作；
(五)严格机要、文印人员、招聘选拔；
(六)对安全保密突发事件应急处理，日常安全保密工作的监督；协助公司领导完成保密工作检查、奖惩及与之相关的活动等；
(七)承办上级领导交办的其他保密事项。
第十三条 日常保密工作，各部室、各岗位应做到：
(一)领导干部、部室负责人、专业组长：增强保密意识、以身作则，模范遵守保密规定，落实保密责任。做到：不泄露知悉的公司秘密；不在无保密保障的场所阅办秘密文件、资料；不在家属、亲友、熟人和其他无关人员面前谈论公司秘密事项；不携带秘密文件、资料参加社交活动；不在出访、考察等外事活动中携带秘密文件、资料；阅办完秘密文件及时清退、归档；审校、签发文件及稿件时，要把好定密关；下级发生泄密问题后，及时上报、设法补救，不掩盖包庇。
(二)员工应做到：不该说的秘密不说；不该问的秘密不问；不该看的秘密不看；不该记录的秘密不记录；不在非保密本上记录秘密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论公司秘密事项；不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料；不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所；不在私人交往中泄露公司秘密。
日常保密措施：
第十四条 健全收发文制度，各部室要有专人负责文件、设计图纸、技术资料等机密文件的管理和清退工作，发现秘级文件资料丢失、被窃、泄密时，须立即报告，及时追查、力挽损失。
第十五条 资料管理按照质量管理体系文件中有关规定执行。
第十六条 送阅、传阅文件应做到：
（一)呈送领导人的文件，应进行登记，领导人批示后，应退还办公室，不应把批文直接交承办部室；
(二)传阅文件采取直传方式，文秘人员应逐件登记送阅文人，阅后退回，要清点份数，阅文人之间不得横向传阅；
(三)传阅的文件，不许随意抽取。
第十七条 有秘密内容的会议或活动，主办部门应采取措施：
(一)选择具备保密条件的会议场所，严禁使用无线话筒传达密件或向室外扩音；
(二)根据需要，限定参会人员的范围，指定参会人员;
(三)依照规定使用会议设备和管理会议文件；
(四)规定不准记录的会议内容，不得记录，不携带录音机进入会场录音；不以任何形式对外泄露会议秘密内容，会议结束后，要对会议场所进行保密检查；严禁滥印、复印会议秘密文件资料，确需要复制的须经批准。
第十八条 文印岗人员应该做到：
(一)凡带密文件、合约书及其他需用印章的文件，没有领导签字不私自用印、复印。复印的秘密文件：需经批准后才能复印；严格控制份数，复印件要按原件一样管理；
(二)严格保管承印的秘密文稿、资料及有秘密内容的磁盘、录音笔等；对会议记录和有关文件、资料严加保管，及时立卷归档；
(三)严格遵守保密纪律，打印、复印涉密文稿的内容不得传播，不得让无关人员阅看，不私自多印留存；
(四)打印的密件废页、图纸废页、蜡纸应及时处理，不让无关人员阅看；发现密件丢失或下落不明，要立即报告，并抓紧查找，采取补救措施。定期检查、清理、清退、销毁文件；严防将秘密文件、资料和文件底稿随同旧报纸等出售。
第十九条 对于密级文件、资料设计图纸、方案、技术标准和其他物品，须采取保密措施：
(一)非经批准，不得复制和摘抄；收发、传递和外出携带，由指 定人员担任，并采取必要的安全措施；
(二)在设备完善的保险装置中保存；
(三)如有与质量管理体系中规定相左之处，以后者为准。
第二十条 如有必要公司应与相关人员签订《保密合同》 。
第四章 商业保密管理规定
第二十一条 商业保密包括但不限于：客户信息、采购资料、定 价政策、财务资料、进货渠道、投标信息、经营策略等。
第二十二条 经营部为商业保密的归口主管部门，办公室及其他 部门配合经营部完成商业保密管理。
经营部主要保密职责：
(一)制定商业保密管理有关规范、制度，并组织实施、监督；
(二)组织宣传、培训商业管理规定；
(三)负责本部门保密管理工作，监督其他部门管理工作；
(四)负责商业泄密事件的应急、调查、处理、处罚工作；
第二十三条 涉及公司商业秘密的合作、代理、交易合同或协议，依据情况设置相关“保密条款” ，限制对方行为。
第二十四条 经营部有关人员不可将商业秘密透露给任何第三方或用于合同目的以外的用途，离职、辞职时，要及时交出相关资料， 同时不得泄露公司经营秘密；不可在对外接受访问或者与任何第三方交流时泄露秘密内容。
