单证部岗位职责

作者：破日 | 发布时间：2021-12-17 12:06:44 收藏本文下载本文

第1篇：单证部岗位职责

上海泽吉纺织品有限公司

单证部岗位责任

1、接到业务员订舱邮件通知，负责联系货代租船订舱并确认运价。与业务员和跟单员沟通，确定工厂完货时间，并及时与货代联系（如有指定货代，就与指定货代联系；如没有指定货代，就联系我们自己的货代）定舱，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促工厂按时将货物进仓。如是整柜出货，在比较好拖柜的价格后，确定最终的拖柜运送方式，并通知业务员和工厂准确装柜时间和进港箱单数据的填写。

对于业务员提供的订舱资料，如有不完整或是有疑问的地方，需及时向业务员提出，沟通并确认无误后方可订舱。如因单证人员疏忽造成有误或是损失，所有的损失则由单证员个人承担；反之，则由业务员个人承担。

2、定舱确认后，根据要求准备报关所需单据并寄给货代，按照客人要求确认提单和制作客人清关所需的其他资料。

正常情况下，按照客人要求确认提单；但对于有特殊规定或是初次合作的客户，可以将提单确认件发给业务员，让其协助发给客户核对，确保提单内容的正确性。对于客户要求的其他所需的清关文件，操作也是如此。

3、船开以后，要催促货代及时将正本提单寄给我司。并在收到提单后及时发一份客人单据副本给业务员（也可以让货代在寄出前先扫描一份给我们），以便业务员可以及时催促客户支付货款。

4、负责货代开具运费发票的核对和付款工作。

5、确认收到客户所有货款后，把全套清关用文件给业务员安排寄给客户；如是信用证交单，在收到货代寄出正本提单后，把全套单据交给银行。

信用证制单和所需的文件，需要全部按照信用证的要求来操作。如有问题，应在收到国外开立信用证三天之内反馈给业务员，让业务员及时与客户沟通，并做出正确的判断。如是因为工厂交期需要延期，而且可能会超出信用证的最晚交期，需至少在信用证最晚交期前10天提醒业务员，并协助业务员与客户沟通更改信用证，以确保我们的利益。

单证部人员工作需谨慎，对待本职工作不得有任何的推委，审核单据一定要仔细，不能有任何的疏忽和失误，否则将有可能给公司带来巨大损失。如是个人疏忽或是不细心造成的失误，所有的损失由个人全部承担；如是需要多个部门共同完成的，将追究相关人员的责任，承担相应的损失。

6、出货后40天，及时向货代索取报关单、场站收据等单据，及时交给财务部，以便于退税。同时，负责退税单据的备案整理工作（出口货物明细表，收购合同，提单复印件，场站收据复印件等），并将上述单证交给财务部门。

为了确保所有单据的有效性、合法性、真实性，收购合同原则上要求提供最初的实际工厂合同（即业务员下单给工厂的合同），特殊情况我们再单据做一份合同给工厂协助填好并加盖公章寄回。

要求提供的原始合同，请相关的业务员负责与工厂联系，并要求工厂加盖公章，在开具增票时一同寄回。

7、与财务部沟通，并根据要求开立五联发票。

8、负责银行付款的支付、现金的报销和工厂通知开票工作。 9、负责领导临时交办的其他工作。

附：1、岗位绩效考核（自评）。

对于具体工作及相应的表格要求请按如下时间执行： 1、工作周报

在工作周报内，记录的是出货计划和跟进情况。工作周报每周五交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元；如果只是为了应付，随意简单的写每次扣5元。2、出运清单

这是针对实际出运的汇总，以及收到工厂开具增票和是否支付货款的记录。出运清单每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。

3、银行清单和现金清单

这是针对银行和现金进出账的登记记录。银行清单和现金清单每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。

4、自评

这是给大家针对自己的工作、配合、积极主动性等方面做的一个自我评分，这个表格每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。

5、工作计划

在工作计划内，主要是计划当周需要做或计划要做的工作，帮助大家合理利用时间，避免盲目或不知该干什么在耗费时间，也避免处于被动的状态。到周五写工作总结的时候也可以针对计划完成的工作进行总结。工作计划每周一中午午饭前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。

6、其它

我们应按岗位要求，确保按质、按量、及时高效的完成工作。请大家自觉遵守，如未按照规定，需做如下处罚：

①邮件未及时回复扣10元；

②进仓通知或是拖柜时间未及时通知工厂，或是漏发给工厂，导致工厂来查问，扣10元；

③上周拖拉未做工作，每件扣款10元；（每周一需将上周开具的机打发票明细报送文件发给财务，没有开具发票也需要发，确保财务可以及时报税）

关于我们的快乐基金，请大家注意，以后不再重复。凡是需要缴纳的快乐基金，需当天完成，不要给统计工作带来麻烦。如果是延迟不交到月底统一扣款的，按照双倍扣款处理。④个人的办公桌位臵及堆放样品间区域的个人样品等，必须在当天下班前整理干净，如遇特殊情况（当天加班到晚上九十点），可于次日早上九点前收拾干净。否则，按照制定的规章制度处罚，罚款5元；经提醒一次仍不及时整理干净，需扣2分。

⑤为了维护公司形象和提倡文明用语，收到投诉者，扣1分。

⑥发扬团队精神，提倡互帮互助，但前提必须保证个人的工作及时完成，且不能以聊天扎堆的形式在工作。否则需扣1分。

⑦工作期间外出办事，一个人独立能完成的指派一个人去完成；如果需要2人以上共同完成，需要提出申请；否则，擅自工作期间出去者，扣2分，同时扣除外出时间的工资。

⑧为了更好的统计快递费用和对应的信息资料，所有寄出的快递需要写申请单，如果没有写，一次扣1分；同时还需要协助行政部同事做好补登记录。

⑨公司下达的工作任务需由团队来合作完成的，应确保完成；如未完成，队员扣1分，队长扣2分。

⑩公司鼓励工作应积极向上，勇于主动承担责任，带领大家进步和分享的行为。每次组织一个主题，对于主动承担责任，自告奋勇成为带领人，并最终确认为带领人的员工，每次可以加2分；如是被动的推选为带领人或者被指派为带领人，每次可以加1分；实施主题活动中，如按照既定的目标完成任务，领队人每次可以加2分，其余积极配合的人员每人加1分；如未完成既定的任务，领队人每次需扣2分，不积极配合的人员每人扣1分。对于自己应该承担的责任，却推卸责任，需扣2分。

第2篇：物流单证部岗位职责

物流单证部岗位职责

岗位职责： 1.统筹安排出货计划，协调安排打托，文件等相关工作，并根据出货情况选择合适的货代和船公司； 2.开发新的优质货代，管理好现有货代的合作关系； 3.认真洽询并比较各货代的运费，确认舱位并安排订舱，确保出货计划的顺利实施； 4.及时向总经理及其它部门反馈有关海运的船公司、运费、船期的新情况或变化，以及空运的航空公司，运价已及航班的情况和变化； 5.协助处理订舱过程中出现的各种问题并确认异常费用。6.复核商检费、报关费、海运费、仓储费、码头费、拖车费及其它相关费用； 7.定期向总经理提交出货统计表、运费明细表等； 8.加强部门内部管理，持续改进，有效督导、考核下属工作，并施以培训。9.协调部门之间的工作，保证相关信息的流畅沟通与部门间的紧密合作。

1、负责公司进出口商品相关合同的核销回档工作及外汇核销回档工作（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理

（4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作

2、协助公司进出口合同的申报工作

（1）配合相关部分进出口合同申报资料的提供（2）协助财务部分相关合同执行的税务处理

（3）配合相关部分对境外政府机构的工作关系协调

3、负责公司进出口商品出货对账工作

（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排（2）配合业务职员涉外事务的处理

（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进工作权限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货代、船务公司的建议权

4、其他经经理批准赋予的权限协作关系

第3篇：单证部主管岗位职责

外贸单证主管岗位职责

● 完善单证组管理，制定本组工作规划。负责单证组人员的培训，确保单证组各项工作的顺利进行。

● 协调各部门工作，做好销售部与财务部的桥梁工作，保证本组工作顺利开展。

● 掌握市场汇率变化和国家汇率政策，协助总经理制定销售政策。负责为外贸单证制作提供技术支持，以确保每票单证的质量及各项条款的正确性。

● 负责生产订单单价、付款方式的审核，及时发现问题，警示业务员。汇总后，通知总经理调整条款，确保公司利益不受侵害。● 负责建立销售部各区域小组信息及客户付款细腻档案，核销销售统计提供的各项报表，根据客户付款方式，按期及时通知业务员、财务部结回货款。

●

审核业务员各项销售费用并汇总，统计各业务员及客户的销售毛利润，及时通知总经理和各区域经理。

● 与外经贸和商务部等部门协调，通过分配和招标及转受让，保证货物政策及时出口通关。保持和海关、商检、外经贸局、银行等单位的联系，及时掌握相关信息和国家政策。● 负责信用证的审证、交单、收款的管理。

● 在做好本职工作的同时，积极完成领导临时交办的工作，遵守公司制定的《员工守则》和各项规章制度。

第4篇：单证岗位职责

浙江龙飞进出口有限公司

浙江龙飞进出口有限公司篇2：外贸单证员岗位职责说明书

外贸单证员岗位职责说明书

岗位名称：单证员所在部门：业务部直接上级：业务部经理业务代理人：无

直接下级：无代理权限：无

职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。

职责与内容

1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理

（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理

（4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证

（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作

2、协助公司进出口合同的申报工作

（1）配合相关部门进出口合同申报资料的提供

（2）协助财务部门相关合同执行的税务处理

（3）配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调

3、负责公司进出口商品出货对账工作

（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排

（2）配合业务人员涉外事务的处理

（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进

工作权限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货代、船务公司的建议权

4、其他经经理批准赋予的权限

协作关系

内部协作关系：本部门及相关部门

外部协作关系：各政府机关、海关、运输等部门

单证员职责： 1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料； 2.配合业务组缮制和准备相关出口单据：出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据； 3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；已结汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作； 4.协助业务组处理相关办公室工作，如：业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。*********** 岗位名称单证储运岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期 2004年10月 8 g% q.u9 p1 a9 n.u.x7 u# p 直接上级国贸部经理职务代理人无(v6 v8 j!{8 q/ i& y0 w 直接下级无代理权限无 g& n2 [)^: y/ o 职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对帐工作。

职责与任务

一、职责表述：负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

工作任务：

1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。

3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。

4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。

5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。

二、职责表述：协助公司进出口合同的申报工作

工作任务：

1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。

2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。

3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。

三、职责表述：负责公司进出口商品出货对帐工作

工作任务：

1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排。

2、配合业务人员涉外事务的处理。

3、负责公司商品出货运输安排及跟进。

五、职责表述：其它

工作任务：其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货运、船务公司的建议权

4、其它经部门经理批准赋予的权限

协作关系

内部协调关系：本部门及相关各部门

外部协调关系：各政府机关、海关、运输等部门任职资格

教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易、管理和其他相关专业经验：5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：单证员培训、公共关系培训知识：精通海

关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。技能技巧：熟练使用word,excel等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考核指标 kpi指标：合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。边际指标：预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注岗位名称外贸内勤岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期 2004年10月

直接上级国贸部经理职务代理人无

直接下级无代理权限无 : o3 d)c n(y 职位描述负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售情况。职责与任务

一、职责表述：负责日常办公室事务处理

工作任务：

1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作。

2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者提供信息。

3、负责本部门日常邮件收发，及普通文档管理。

4、负责本部门相关文件的打印、复印等。

二、职责表述：协助业务人员完成销售任务

工作任务：

1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜。

2、负责客户档案的建立及更新，并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作。

3、协助业务人员完成客户询价、报价工作。

4、协助业务人员完成招标、投标工作的各项事务性工作处理。

5、收集到客户信息，及时通知业务人员，确保信息的及时有效性。

三、职责表述：负责统计业务人员销售情况

工作任务：

1、及时对业务人员的销售情况进行统计。

2、每月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。

四、职责表述：其它

工作任务：其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划建议权

2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协作关系

内部协调关系：本部门及公司各相关部门

外部协调关系：客户

任职资格

教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易或相关专业经验：2年以上相关工作经验培训经历：行政管理培训、办公礼仪培训知识：具有相应的企业管理知识技能技巧：熟练使用自动化办

公软件，具备较强的网络知识，能熟练应运英语写作及对话。个人素质：具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力

考核指标

kpi指标：表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况边际指标：预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

岗位名称客户服务岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期 2004年10月

直接上级国贸部经理职务代理人无

直接下级无代理权限无职位描述

负责为本部门提供专业的技术支持，负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作，负责出口产品的售后服务与跟踪。

职责与任务

一、职责表述：负责为本部门提供专业的技术支持

工作任务：

1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务。

2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务。

3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并及时提供相关数据及建议。

二、职责表述：负责出口产品的售后服务与跟踪

工作任务：

1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务，及技术支持。

2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并及时对客户的投诉做出记录。

3、及时的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满意。

4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益。

三、职责表述：负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作

工作任务：

1、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识。

2、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息。

四、职责描述：其它

工作任务：其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划建议权

2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协作关系

内部协调关系：本部门及公司各相关部门

外部协调关系：客户任职资格

教育水平：中专及以上学历专业：机械专业和其他相关专业经验：3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历培训经历：客户服务、公共关系培训知识：精通机械专业知识，通晓客户管理、公共关系等知识，了解相关公司产品的专业知识技能技巧：熟练使用word,excel等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考核指标

kpi指标：客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况

边际指标：预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能篇3：单证员工作职责

单证员职务说明书篇4：单证员的岗位职责

单证员的岗位职责：

1、接到业务员p/i，要了解客人定单内容，并随时关注相关客人的邮件内容，以便了解客人对定仓、单据的要求。

2、要对客人汇款，包括定金和余款做好登记，并登记好与货款相对应的核销单号。

3、与业务员和跟单员沟通，确定发货时间，并及时与货代联系（如有指定货代，就与指定货代联系）定仓，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促跟单员按时将货物进仓。

4、定仓的同时，制作准备报关所需单据并寄给货代，备案核销单，按照客人要求确认提单，协助货代报关，报关后，及时向货代索取报关预录单。

5、船开以后，要催促货代及时将提单寄给我司。

6、按照客人要求制作客人所需单据。

7、跟业务员沟通，如没有任何问题，给客户寄单，并给业务员一份客人单据副本。

8、与财务部沟通，及时将费用汇给货代，并及时向货代索取核销单、报关单、场站收据等单据，以便于退税。

9、及时向财务部提供退税所需单据。

单证员应妥善保管核销单、报关单、报关委托书、原产地证等相关单据，如有所缺，应及时购买，应妥善管理每一个客户的单据副本。篇5：单证部门的主要职责

单证部门的主要职责：

出口

1，按照业务要求，顺利出口报关 2，控制国内货代包干费，海运费的支出。3，提供海运费，国内费用，等提供业务员报价 4，制作仪付单据，跟宗货物，使其顺利收汇 5，协助财务部顺利退税。6，根据业务经理提供的客户订单 7，日常事务

8，信用证登记。

出口工作流程： 1，业务员交单给单证部，2单证部审单，（审单内容包括：1，产品报关品名是否符合事实

产品，如需商检，需确认与业务员确认是否已经安排商检，2，本单出口是否符合外汇局规定的换汇成本在5-8之间，）3，安排订舱，4，产品的包装有无木制包装，5，其他出口需要的资料是否齐全）6，出口报关，7，提供报关预录单，供业务员开增值税发票，8制作仪付单据，以确保顺利出货和安全收汇，9，尽快将核销单提供财务部，使其尽快退税。10，出口单证完结归档。

单证文件管理 1，单证明细出运表

2，客人销售合同或则形式发票 3，采购销售合同 4，产品装箱明细 5，报关单证 6，国外仪付单据

7，付款水单（包括货代杂费，工厂付款水单）8，报关预录单，出口报关单 9，提供给各个部门（商检局，海关等）情况说明。10，场站收据。