会计学毕业设计调查报告

江苏开放大学毕业设计（会计专）调查报告

选 题：关于吴江七都镇百货公司2021年度存货内部控制情况报告

学 校：江苏开放大学

专 业：会计

班 级：2022秋01苏州班

姓 名：**

学 号：**

指导老师：张云洁

2022 年 9月

目 录

一、公司概况 1

二、调查内容 2

（一）存货概述 2

（二）采购入库环节管理及内控概况 2

（三）仓储环节管理及内控概 2

（四）领用出库环节管理及内控概况 3

三、调查结果 3

（一）采购入库环节不合理 3

（二）仓库管理松懈 4

（三）领用出库有疏漏 5

（四）员工综合素质不高 5

四、调查体会及建议 5

（一）完善采购入库的相关制度 5

（二）加强仓储环节的管理与控制 6

（三）强化出库环节的监督和检查 7

（四）提升员工综合素质 7

关于吴江七都百货公司2021年度存货内部控制情况的调查报告

2021年12月末我对吴江七都百货公司进行了为期3天的实地调查。分别运用调查问卷、实地查看方法，主要调查该公司的存货内部控制情况。了解企业存货内部控制的现状，分析企业存货内部控制过程中存在的问题，并进一步分析导致存货内部控制不够良好的因素，从而提出相应的完善建议，促使企业能够强化存货管理，获得更为积极的发展。

一、公司概况

吴江七都百货贸易有限公司（以下简称为“吴江七都百货”）是一家位于吴江市的商品零售企业，创始于2009年，该企业的的主营业务为商品零售。经过几年的发展，该企业已在当地和其他县市开办了8家超市，拥有员工150多名。该企业的经营宗旨是以最低的价格为顾客提供最优质的服务，使群众生活更加方便快捷，并希望经过不懈努力成为当地本行业的巨头。

吴江七都百货自成立以来，由于购物环境舒适、整洁，商品种类多样、价格合理，购物方便快捷而迅速发展。在09年第一家超市开办后不久，就发展到了三家，到目前为止在石家庄地区已经拥有8家超市。但是在快速发展的过程中，也出现了一些问题，由于地区和资金的限制，本企业的存货管理仍然采用传统模式，存货管理和内部控制方面存在不合理的地方，导致企业存货经营效率低下；同时企业员工综合素质和服务水平有待提高。企业在近几年的发展过程中，营业额的增速也有所放慢（具体数据见下表）：

表3-1 吴江七都百货16年—21年营业额 单位：万元

二、调查内容

（一）存货概述

存货内部控制是指企业为保证存货会计信息真实可靠、存货资产安全完整，为实现企业自身的战略目标而根据存货的收、发、存与供、产、销各环节的特点所采取的一系列相互联系、相互牵制的方法措施以及程序

（二）采购入库环节管理及内控概况

企业在采购前应先由销售部门和生产部门根据实际情况来确定所订购产品的型号、数量、预计金额、订购理由，并且编制订货需求报告。然后由公司管理层、采购部以及财务部审批后，编制正式的订货预算方案，订货方案编好后交由公司相关领导进行审核批准。通过后，交由采购部执行采购方案。

在签订采购合同时，采购负责人员需要在公司授权下签订采购合同，对采购合同之外的合同或者变更合同的内容是没有权限的，签订合同后，要及时将合同的副本交送至相关领导和财务部进行价格审核，并交给相关部门进行备案留存。

财务部门在付款时要明确自己的职责和权限，首先要审核采购合同是否符合法律的规定，验收单、入库单、付款申请单三者的金额和数量是否一致并且有相关人员的签字，采购发票要到相关网站检查真伪并与其他单据核对其准确性，这些都确认无误后方能付款。

（三）仓储环节管理及内控概

货物在验收入库后，仓库保管人员应按照产品的规格、类别摆放在规定地点，同时对各类别做好编号工作，方便出货时能够及时准确；存货保管时要保持环境的整洁、安全，做好防火、防盗的工作，定期检查货物，防止出现霉烂变质和遭到腐蚀。企业应定期组织仓库保管员、财务人员、内部审计小组以及其他相关人员对存货进行盘点，在盘点前要有详细的盘点计划，盘点后仓库管理人员要及时编制存货盘点表，当出现存货盘盈或者盘亏的情况时，要分析产生这种情况的原因然后及时上报给相关领导，在经过相关领导批准后财会人员进行相应的账务处理。

（四）领用出库环节管理及内控概况

领料单进行连续编号是出库环节一种基本的内部控制手段，同时领料单要让经办人员和相关领导签字才行。仓库发出存货前要认真审核领料单，并且由双方共同检查发出存货的质量与数量，检查无误后仓库开具出库单，双方在上面签字或者盖章。需要注意的是，当存货领取的数量超过规定数量时，领用人员要办理特殊审批手续。

存货发出以后，仓库人员应该及时登记台账和库存明细账以保证账实相符；公司财务部门需要设置并且定期核对存货总账和明细账，当存货发出、出现盘亏或盘盈、退换货情况时应该有专人进行登记，同时还要对领料单进行分类和汇总，分类制证，登记入账。

三、调查结果

（一）采购入库环节不合理

1.授权审批“一支笔”

图4-1 吴江七都百货组织结构图

吴江七都百货的组织结构决定了其审批方式是所有的经济业务都由总经理一人来审核，即“一支笔”的审批方式，这是小企业比较常用的审批方式。在采购过程中，采购申请、合同条款以及采购付款都需要经过总经理的审批，表面上看，这样的审批方式可以让总经理对企业各项经济业务的进度和资金的去向了如指掌。但是，总经理一个人的精力和时间是有限的，总经理将所有的业务审批集于一身，每天忙于各项业务的审批而无暇为公司的长远发展制定战略，使得企业发展到一定阶段陷入停滞而无法再扩大，这是许多小企业面临的共同问题。同时一项经济业务往往需要事前审批、事中审批和事后审批，总经理做到的只能是事前审批，而事中审批和事后审批只是留于形式，并没有真正发挥其监督控制作用。

2.采购部缺少必要的职责分工

吴江七都百货采购部现在由4人组成，1名采购主管，3名采购员。采购部门的职责分工如下：采购主管是公司的老员工，熟悉采购环节，因此采购主管负责公司大额采购（1000元以上）业务，同时也负责管理和监督本部门；企业小额采购业务则由其他3名采购员进行负责。

从职责分工的角度来看，吴江七都百货的职责分工方面存在重大的舞弊风险，因为对于采购部的3名采购员有采购主管来进行监督，但对于负责大额采购业务的主管则没有人能够对其进行有效的监督，容易使采购主管从供应商那里拿到回扣，谋取私利。

3.盲目确定采购数量和采购价格

采购过程涉及到采购数量和采购价格的确定、供应商的选择等方面。吴江七都百货在采购之前只是由超市人员清点货物，汇总后告诉销售主管需要的补货数量，销售主管根据上报数量填写采购申请单，采购部门收到后根据订购申请单进行采购。采购部门这一做法存在不合理之处，因为其只注重了对存货量的统计，而没有评估存货结构的合理性，也没有对存货结构进行规划，从而使得现有的资源利用不充分，造成一些资源的浪费；在价格方面，由于吴江七都百货拥有相对稳定的供应商，所以在采购时并没有明确的询价、比价环节，这就容易使得采购人员和供应商私下达成协议并收取回扣，损害企业利益。

（二）仓库管理松懈

1.仓库设施待完善

仓库在配置上有待于进一步的完善，目前仓库场地不专业，地面坑洼不平不利于货物的存放；仓储环境比较差，通风、防潮和防火设施几乎没有；货物没有进行详细的分类，摆放比较随意，有的甚至直接堆放在一起；仓库安保措施十分有限，没有设置门禁系统，公司员工可以任意出入，存货安全没有保障。

2.仓库人员责任心不强

仓库管理工作的性质要求仓库人员的工作态度要认真细致，精心保管企业的存货。吴江七都百货虽然制定了存货管理制度，但实际执行效果并不理想，在执行过程中出现了一些问题。比如仓库管理人员虽然对存货数量进行了登记，但是对存货的实际存储条件和状态并不关心，当存货出现霉烂变质时不能及时的发现和处理，同时仓库管理人员相应的专业技能不够熟练，货物有时不知道放在了哪里。

（三）领用出库有疏漏

在超市销售的货物发生短缺时，超市人员拿着不经过领导审批和签字的领料单就可以到仓库领取存货，这样的发出存货内部控制存在很大的疏漏，容易让人钻了空子，形成存货的浪费或丢失；当领取存货超过限额时，也没有办理特殊手续。另外，企业在发出存货计价模式上也有不恰当之处，为了处理方便而对所有存货采用先进先出法，而不去考虑存货的性质和实际情况，这会导致账上记录的存货和实际不相符，不利于存货内部控制。

（四）员工综合素质不高

吴江七都百货是一所乡镇企业，其所处的地理位置和资金限制在很大程度上决定了其在聘用和管理人员方面的局限性。企业150多名员工中，大部分人文化水平有限，没有学习过关于存货管理和内部控制相关知识，并且也未意识到存货内部控制的现实意义和重要性。长期以来，吴江七都百货在经营方式上采用的是传统的家族式管理模式，所有权和经营权没有分离，管理层基本都是家族成员来担任，小农意识较强。在聘用员工时，不注重对员工综合素质的考察，大多都是通过“讲感情，拉关系”来聘用。员工入职以后，企业往往忽视对其进行继续教育，不对员工开展相关的知识和技能培训。这些因素都导致吴江七都百货员工在存货内部控制方面综合素质有待提高。

四、调查体会及建议

（一）完善采购入库的相关制度

1.建立适当的授权审批制度

吴江七都百货应该建立分级审批制度，即根据每一项业务活动的性质以及金额的不同来分级设置审批权限（如下表）。

表6-1 审批权限一览表

比如，当采购金额在1000元以内时，可以由部门主管进行审批，不用再让总经理审批，这样总经理可以在规划企业经营整体战略上留有更多时间，不必在非重大事项上耗费精力。同时授权相关人员对采购过程进行业务上的事中和事后监督，并报告给分管该部门工作的主管，这样使得整个业务活动都处于公司掌握之中。在采购付款时，要重点关注大额事项的审批，并由财务部门在每月底编制公司本月成本费用支出来进行报告。

2.明确职责分工

吴江七都百货采购部应该建立合作式牵制机制，因为仅由采购主管一个人完成大额采购业务是不符合内部控制制度要求的，容易使得企业产生舞弊行为。牵制制度包括以不相容职务相互分离为主的分离式牵制和通过会议、协助等方式形成的合作式牵制。在具体执行合作式牵制时，可以规定采购主管在进行大额采购时，需要由一名采购人员协助其完成，并规定在采购部内部实行定期轮岗制度，这样就可以在原有人员配置的基础之上到达相互牵制、监督的作用，适合吴江七都百货的实际情况。

3.规范采购环节内部控制

首先，在采购之前，应该加强各部门之间的沟通和信息共享，在制定采购计划时，采购部门要和销售部、仓储部以及财务部进行沟通，评价现在企业的存货结构和存货量，进而合理确定企业的购货量，避免产生存货积压。其次，加强对供应商的管理，建立系统的供应商评价制度和供应商激励政策，增加对供应商的询价、比价环节，发现并淘汰不合格供应商，这样才能使得企业采购到质优价廉的货物。最后，要对采购部门的人员制定相应的标准工作流程，让采购人员严格按照流程从事业务活动，防止其因为私心而损害公司利益情况的发生。

（二）加强仓储环节的管理与控制

1.加强对企业财产安全的控制

企业要提高仓库的设施水平，完善仓库的配置，建立防火、防潮、防虫害的设施，平整仓库地面，安装门禁系统，加强安保措施，严禁没有权限的人员进入仓库，定期对仓库进行清查。对存货的管理要条理化、规范化和科技化，商业零售企业的性质决定了吴江七都百货仓储部门信息量较大，存货出货比较频繁，信息更新较快，而吴江七都百货仍然靠人工操作这样的传统存货管理模式，再加之仓库设备配置不健全，给仓库管理人员带来了巨大的工作压力。因此吴江七都百货可以引进二维码技术，在存货表面贴上二维码，并通过扫面二维码将存货信息录入电脑信息系统，这样可以更准确的体现存货信息，保证存货安全，同时减轻仓储人员工作压力，方便高效。

2.加强对仓库人员的管理和培训

吴江七都百货应该对仓储部门制定工作流程，让部门员工严格按照工作流程进行业务活动，并由部门主管对员工进行监督和业务考核，对于责任心不强或者不能胜任该工作的员工要对其进行惩罚或者劝离，对于表现优秀的人员进行奖励，这样才能够有效管理仓储部门的员工。其次，要加强对仓库人员专业技能的培训，提高仓库人员的专业技能，让员工了解并掌握财产物资的防潮、防火和防虫的安全措施，提高仓库管理人员对办公软件的实际操作能力，从而提高工作效率。

（三）强化出库环节的监督和检查

企业应该十分重视存货领用管理，对其加强规范，这样才能够使得企业合理领用存货，减少存货浪费，降低资金风险和成本，从而提高企业的经济效益。

首先，吴江七都百货应该制定规范的存货领取制度，出库必须凭领货单办理出库手续，不允许白条出库，仓库人员要认真检查领货单的内容是否齐全，包括货物编号、品名、质量规格的核对，有无相关领导的审核和签字，对于手续不齐全的领货单一律不准出货。

其次，质量检验部门在货物出库之前要对其质量进行严格检验，质量不合格的产品一律不准出库，同时要和出库单的相关内容进行核对，防止货物发出错误或者数量不准确的现象出现。

再次，货运搬运过程中，要有专门人员进行监督，防止货物破损和毁坏。货物发出以后，要及时将出库单进行存档保管，以便发生退货和换货时进行核对，也要及时将相关凭证送往财务部门进行登账，做到账实相符。

（四）提升员工综合素质

1.完善公司治理结构

目前，吴江七都百货的公司治理结构急需改善，公司总经理的权限过大，几乎所有的业务活动都要得到总经理的批准，而身为公司小股东的员工则没有话语权。随着公司经营规模的不断扩大，企业应该逐步将公司权利下放到各部门，这样才可以调动员工的就积极性。另一方面，要进一步明确监督咨询部门的职责，既要对总经理的权利行使进行监督，还要在公司高层制定发展战略时提供咨询服务，降低公司高层决策失误出现的可能性。当然，如果公司条件允许，可以在企业内部设立由专业人员组成的内部审计部门，从而来代替监督咨询部门进行监督和检查。

2.改进人力资源政策

一个企业自身必须具备核心竞争力，这样才能获得超额利润。而一个企业核心竞争力的形成除了来自于科技、文化等方面，更多的来自于人员的参与和配合。要想提高自身的核心竞争力，企业必须具有完善、有效的人力资源政策，这样才能够吸引人才、留住人才、合理利用人才，因而企业必须将人才培养作为重中之重。

针对吴江七都百货现在人才招聘制度和培养制度不健全，缺少人力资源管理规划的情况，企业要建立以人为本、科学、全面的人力资源政策。首先，要建立科学的人才招聘制度，招聘员工时不能看关系，而应该看才能以及是否适合相应的岗位，同时也要有合理的晋升机会，让员工可以看到自己工作的意义和希望，这样才能留住人才并且激发大家的才能。其次，要将人才员工培训计划和人才储备计划提上日程，针对不同部门、不同岗位的员工采取适合的培训方式，从而提升员工的素质和业务能力，积极培养公司各方面的管理人才。最后，采取因才定岗，挖掘员工的潜能，做到根据员工的业绩、胜任能力和参加培训的情况来安排岗位，这样才能调动大家积极性。

3.加强内部监督

企业内部监督的形式主要有两种。一种是由内部控制制度本身形成的内部监督，这主要是指通过岗位轮换使得后任人员对前任人员形成监督，在实际执行过程中，吴江七都百货可以对财务部门、采购部门和仓储部门进行部门内的岗位轮换，这样轮岗人员既可以提升自身能力，也可以帮助企业发现存在的舞弊现象，但是需要注意的是，岗位轮换之前，要做好岗位的交接工作，保证岗位移交资料的完整。另外一种形式是设立内部审计部门，内部审计部门要由具备财务、管理专业知识的人员组成，这样内审人员才可以运用审计手段和方法对企业的日常业务活动进行常规审计和专项审计，从而发现企业存在的内部控制缺陷，为企业提出改进意见，促进企业经营管理水平的提高。

完成日期：

得分：

评阅时间：

课程名称：毕业设计（会计专） 第 3 次任务

评阅教师：

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